Управление портфелями проектов

При использовании методов управления портфелями проектов преследуются следующие цели:

23

• «инвентаризация» всех проектов для четкого определения потребностей в ресурсах и оценки самой возможности выполнения портфеля проектов;

• анализ соответствия проектов стратегическим целям;

• определение ключевых показателей контроля проектов;

• анализ структуры финансирования проектов;

• формирование сбалансированных портфелей;

• максимизация полезности портфеля проектов.

Методы управления портфелями проектов уже достаточно широко распространены в организациях, в которых ведется боль­шое количество высокоинтенсивных проектов. В этом плане лиде­рами являются компании, занимающиеся разработкой новых про­дуктов, и ИТ компании. Но в последнее время все больше и больше компаний и в других отраслях видят преимущества в применении методов управления портфелями проектов.

Процесс управления портфелем проектов можно условно раз­делить на четыре части или этапа [160]: определение всего перечня проектов, анализ проектов, оптимизация портфеля и реализация портфеля (см. Рис. 5).

24

График проекта

Смета проекта

Таблица трудозатрат

OT4*Thl О

Приоритеты

Распределение бюджета Распределение ресурсов

к ПО ШЮЧевЫЫ СОБЫТИЯМ

Рис. 5. Процесс управления портфелем проектов

Процесс управления портфелем проектов - это циклический процесс выбора и управления оптимальным набором проектно-ориентированных инвестиций, дающих максимальную полезность. В таблице 1 представлены выходы каждой части приведенного процесса:

25

Таблица 1 Выходы процесса управления портфелем проектов

Более подробно методика реализации управления портфелями проектов приведена в третьей главе настоящей работы.

Бюджеты определяются руководством компании и являются одним из способов санкционирования определенных им стратеги­ческих целей. Эти бюджеты верхнего уровня представляют собой направления финансирования компании и определяют «оптималь­ный способ» распределения финансирования, необходимого для выполнения определенного объема работ. Этот подход называется бюджетированием «сверху вниз» и является одним из ключевых элементов стратегического планирования компании, но в нем всегда не хватает детализации, которая является следствием четко сформулированного плана с заданным объемом работ и детализи­рованными бюджетами, определяемыми в процессе управления отдельными проектами или бюджетирования «снизу вверх».

В такой ситуации на передний план также выходит управле­ние портфелями проектов: оно минимизирует слабые стороны бюджетирования как «сверху вниз», так и «снизу вверх». Управле­ние портфелями проектов увеличивает степень прозрачности стратегических целей компании посредством совершенствования коммуникаций и формирования единой структуры планирования в рамках компании в целом.

26

Итак, управление портфелями проектов заключается в оценке полезности для организации всей совокупности выполняемых и намечаемых к реализации проектов и сопряженных с ними рисков путем сбора, анализа и обобщения всей относящейся к проектам информации, необходимой для выработки и принятия управленче­ских решений. Оно также подразумевает рациональное распреде­ление между проектами имеющихся ресурсов и оценку согласо­ванности применяемых методов, средств и процессов управления проектами.

Для управления портфелями проектов нужна соответствую­щая информационная поддержка. Она осуществляется с помощью применения современного программного обеспечения для управ­ления проектами и портфелями проектов . В программных продук­тах реализованы инструменты анализа проектной информации, что дает возможность руководству организаций оценивать выгоды и риски, связанные с реализуемыми и намечаемыми к выполнению проектами.

Из теории и из практики управления известна необходимость диверсификации бизнеса. В самой идее диверсификации нет ниче­го нового. Уже более полувека диверсификацию считают основой финансовой стабильности предприятий. Только совершенно не­грамотный консультант по финансовым вопросам порекомендует предпринимателю вкладывать все заработанные средства в какой-то один, единственный инвестиционный инструмент - акции, бонды, ценные бумаги, валюту. Точно также и управление портфе­лями проектов не советует, по возможности, «складывать все яйца в одну корзину», имея в виду сосредоточение всех ресурсов пред­приятия на одном, единственном проекте.

Как следует из самого названия данного подхода, он предпо­лагает объединение проектов в единый портфель, которым можно управлять методами, во многом сходными с теми, что применяют для управления портфелями ценных бумаг, акций, бондов и других финансовых инструментов. Еще в 1950-е годы экономист Г. Мар-ковиц (H. Markowitz), работавший в Чикагском университете,

27

пришел к выводу, что применение портфельных, диверсифициро­ванных инвестиций позволяет значительно ускорить их окупае­мость и снизить риски по сравнению с разрозненными капитало-ложениями [145]. Очевидным преимуществом управления портфелями проектов является возможность анализа всей совокуп­ности реализуемых проектов, образно говоря, с высоты птичьего полета, выявить имеющееся дублирование, правильно распреде­лить ресурсы между проектами и отследить достигнутый прогресс в ходе их выполнения.