2.7.1. Управление договорами

Модуль Управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Он может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т.д. При этом упрощается решение следующих задач:

     Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами.

     Конкретизация рамочных договоров путем заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период.

     Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты.

     Формирование наряд-заказов на отгрузку товаров на внутренний и внешний рынок.

     Организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов.

     Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов. На этом этапе, на основании товарно-сопроводительных документов, осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платежные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.

Модуль Управление договорами (рис. 22) позволяет автоматизировать следующие типовые бизнес-процессы:

Бизнес-процесс №1.

     на длительный период заключается договор, в котором помимо реквизитов сторон и общих условий, рамочно (в общих чертах) определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;

     на основании определенных в договоре условий могут формироваться соглашения, на определенный период, уточняющие взаимоотношения сторон;

     на основе договора или соглашения формируется календарный план;

     на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются наряд-заказы филиалам или грузоотправителям;

     наряд-заказы по каждому филиалу (грузоотправителю) объединяются в распоряжения на отгрузку;

     по наряд-заказам, включенным в распоряжения на отгрузку, формируются накладные на отгрузку;

     по накладным формируются складские ордера;

     по накладным формируются счета на оплату;

     производится оплата по счетам;

     производится разноска платежей.

Рис. 22. Связь документов в модуле Управление договорами

Бизнес-процесс №2.

     на длительный период заключается договор, в котором рамочно определяются условия отгрузки и оплаты, а также обобщенная спецификация;

     на основании условий договора могут формироваться соглашения, уточняющие взаимоотношения сторон;

     на основе договора или соглашения формируется календарный план;

     на основании календарного плана поставок или непосредственно по договору (соглашению) формируются счета (документы-основания) на оплату;

     по счетам формируются накладные на отгрузку;

     по накладным формируются складские ордера;

     производится оплата по счетам;

     производится разноска платежей.

Перечень основных отчетов модуля:

Итоговый и товарно-финансовый отчеты об исполнении договоров содержат информацию об объемах взаимных отгрузок/поставок и размерах платежей за период и позволяют сравнить запланированные объемы с фактическими. Плановые показатели определяются на основании календарных планов к договорам, а фактические - из проведенных накладных и платежных документов.

Товарная часть отчета об исполнении договоров и финансовая часть с нарастающим итогом подобны товарно-финансовому отчету, но содержат соответственно информацию только об объемах взаимных отгрузок/поставок или только о размерах платежей. Эти отчеты также позволяют сравнить плановые и фактические показатели.

Отчеты об исполнении договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку по номенклатуре позволяют получить информацию об объемах поставленных/отгруженных за период материальных ценностей.

Отчеты по хронологии отгрузок и хронологии платежей предоставляют информацию о проведенных накладных и платежных документах по договору, соответственно. Документы в отчетах располагаются в хронологическом порядке. В отчете по хронологии отгрузок также приводятся данные о складских ордерах, сформированных по накладным.

Отчеты по исполнению наряд-заказов и исполнению распоряжений на отгрузку содержат информацию о наряд-заказах, распоряжениях на отгрузку и сформированных по ним накладных. Имеется возможность включения в отчет данных по всем или только по исполняемым документам, а также - по всем или только по проведенным накладным.

Реестры договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку.

Отчеты являются интерактивными. Это значит, что перед выводом на печать можно «раскрыть» данные отчета, т.е. просмотреть и при необходимости откорректировать первичные документы, на основании которых эти данные были получены.

Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающие отчеты в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации. Каждый пользователь системы может создать свой набор настроек отчетов. При этом все настройки сохраняются в базе данных и доступны в любой момент.