2.9. Контур бухгалтерского учета

ХозОперации.

Модуль ХозОперации является главным исполнительным инструментом Контура бухгалтерского учета. Он обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в бухгалтерском и управленческом учете. Эта задача решается с помощью механизмов типовых хозяйственных и финансовых операций (ТХО и ТФО). Результатом отражения хозяйственных операций с помощью этих механизмов являются:

     для бухгалтерского учета - бухгалтерские проводки;

     для управленческого учета - финансовые операции.

По своей сути типовая хозяйственная операция (ТХО или ТФО) - настраиваемая пользователем процедура разноски суммы хозяйственного документа по регистрам учета с учетом заданной аналитики (см. рис. 29).

Суммы проводок рассчитываются посредством настраиваемых пользователем алгоритмов, использующих так называемые системные идентификаторы, а также функции встроенного языка проектирования расчетных форм. Реализована функциональность ТХО API (application programming interface), которая дает возможность сторонним разработчикам расширять вычислительные возможности идентификаторов ТХО.

Одна ТХО позволяет сформировать сразу несколько проводок по данному документу. При изменении настройки ТХО возможен групповой пересчет сумм проводок, сформированных с ее помощью.

В программе установлено однозначное соответствие между типами хозяйственных документов (финансово-расчетные, сбыт, снабжение, производство и т.п.) и наборами типовых операций, к которым они могут применяться. Для каждого типа документов формируется отдельный каталог типовых операций в соответствии с порядком учета, принятым на предприятии пользователя.

Рис. 29. Схема настройки ТХО

Для проведения обмена операциями между базами данных различных пользователей предназначен Репозитарий ТХО.

Функции модуля обеспечивают привязку (разноску) документов к типовым хозяйственным операциям. При установлении привязки для выбранного документа осуществляется автоматическая разноска суммы хозяйственного документа по регистрам учета (см. рис. 30).

При этом возможности модуля позволяют:

     вести параллельный учет соответствующих сумм в валюте;

     формировать групповые проводки и операции;

     с помощью одной ТХО создавать записи в нескольких регистрах учета, одновременно или по отдельности;

     отменять ранее сделанные проводки и операции по документам.

Предусмотрена возможность получения реестров проведенных хозопераций по отдельно выбранному типу или всем документам.

Рис. 30. Схема формирования проводок с помощью ТХО

Финансово-расчетные операции.

В Контуре бухгалтерского учета предусмотрено формирование всего спектра финансовых документов, сопровождающих движение денежных средств (платежные поручения, платежные требования и т.п.). Эти документы могут быть связаны с документами-основаниями, созданными в других контурах Галактики.

Система обеспечивает контроль соответствия платежей, оформленных финансовыми документами, и сумм, указанных в документах-основаниях, а также получение баланса взаиморасчетов с контрагентами по каждому ДО в динамическом режиме (см. рис. 31).

Рис. 31. Схема учета финансовых операций

С помощью специальной функции можно осуществить импорт каталога банков из базы данных внешних информационных систем. Модуль обеспечивает формирование разнообразных отчетов:

     аналитические ведомости по бухгалтерским счетам;

     группировочные ведомости;

     оборотно-сальдовые ведомости;

     журналы-ордера;

     реестры обработанных платежных документов;

     ведомости по неоплаченным или просроченным документам;

     «шахматки».

Гибкая система настроек позволяет:

     производить отбор данных, требуемых для формирования отчетов;

     осуществлять необходимую в отчетах группировку и сортировку записей;

     сворачивать или расшифровывать сальдо по различным уровням аналитики;

     настраивать внешний вид отчетных форм.

Касса.

Модуль «Касса» позволяет осуществлять учет:

     расчетов наличными средствами с поставщиками и покупателями;

     командировочных расходов;

     всех видов расчетов с подотчетными лицами;

     зарплаты и выплат, выданных через кассу; депонированной зарплаты;

     кассовых операций как с НДЕ, так и с иностранной наличной валютой.

Реализованная схема учета кассовых операций представлена на рис. 32.

Функции модуля позволяют вести учет по таким документам как приходные и расходные кассовые ордера (в т.ч. и валютные), платежные ведомости и ведомости на депонирование, авансовые отчеты, приказы на командирование сотрудников и др.

Возможность ограничения доступа к документам касс позволяет установить режим доступа к кассам и типам кассовых документов для конкретных сотрудников предприятия. Идентификация сотрудников производится по сетевому имени, для каждого из них можно установить доступ к определенным видам кассовых документов с помощью специальной настройки.

Функция создания и ведения справочника норм расходов различного назначения позволяет производить контроль расходования денежных сумм, например, при расчете авансов и отчетов по командировкам. Для каждой нормы расхода можно указать страну и город, сумму нормы и валюту, в которой выражена данная норма.

Модуль тесно интегрирован с модулем Заработная плата: платежные ведомости в Кассе формируются согласно произведенным в Заработной плате начислениям, данные о превышении нормы расхода передаются в Заработную плату для удержания подоходного налога и т.д.

Результаты расчетов по кассовым операциям используются для получения отчетов как в самом модуле, так и в модулях ФРО, Бухгалтерская отчетность, Поставщики, получатели, Платежный календарь.

Ведение налоговых расчетов.

Модуль Ведение налоговых расчетов предназначен для автоматизированного формирования документов регистрации и оплаты налогов в организациях с большим количеством обособленных структурных подразделений. Документы формируются в разрезе филиалов, бюджетов и налогов.

Рис. 32. Схема учета кассовых операций с наличными денежными средствами

При заполнении налоговых платежных документов филиалов необходимы функции, не присущие иным платежным документам. Например, в реквизитах плательщика требуется отображать наименование и ИНН головной организации и т.д.

Модуль Ведение налоговых расчетов обеспечивает корректное формирование всех реквизитов платежных документов, а также позволяет:

     формировать акты регистрации начисленных налогов, рассчитанных вне системы Галактика;

     формировать акты сверки расчетов с ГНИ в разрезе филиалов, налогов, бюджетов с группировкой по типам начислений и оплат;

     полностью блокировать документы, подтверждаемые актом сверки;

     по результатам акта сверки формировать сальдо, учитываемое при последующих расчетах.

Такие возможности достигнуты благодаря использованию специального классификатора «Структура налоговых расчетов предприятия». Он является аккумулирующей таблицей начислений и платежей в соответствующем разрезе (бюджет, налоги, органы ГНИ, типы платежей и начислений). Структура взаимодействий формируется один раз - в начале эксплуатации модуля, а затем корректируется или дополняется при изменении схем расчетов.

Важной особенностью модуля является взаимосвязь между структурными подразделениями и налоговыми платежами. Такой подход упрощает заполнение платежных документов в случае большого количества подразделений (например, 300 и более).

Разграничение прав доступа к документам используется для разделения налогов на начисленные и уплаченные, а также блокировки оплаченных документов (платежных поручений, авизо, актов регистрации). Метод, простой в использовании и достаточно элегантный в своем решении, оказывается очень эффективным в работе.

Векселя и кредиты.

Модуль позволяет вести оперативный учет векселей и других ценных бумаг, учитывать полученные и выданные кредиты, формировать графики получения/погашения кредитов и контролировать их исполнение.

Основным назначением модуля является упрощение процедуры расчетов за товары и услуги посредством векселей. При этом договоры на закупку/продажу, ДО и сопроводительные документы формируются обычным образом в различных модулях системы Галактика, а расчеты оформляются актом приема-передачи, в котором с одной стороны фигурирует документ-основание, а с другой - один или несколько векселей. Документы, которые подтверждают денежные расчеты по ценным бумагам и кредитам, как в части основной суммы, так и по погасительным процентам, формируются в модулях ФРО и Касса.

В модуле производится:

     ведение картотек векселей, ценных бумаг, кредитов;

     формирование актов на получение/передачу векселей и ценных бумаг;

     формирование актов на гашение собственных/сторонних векселей и ценных бумаг;

     ведение архива векселей, вексельных соглашений и ценных бумаг;

     формирование реестров и отчетов по учету движения векселей, вексельных соглашений и ценных бумаг;

     получение отчетов о фактической оплате векселей и ценных бумаг.

Операция с ценными бумагами в модуле Векселя и кредиты оформляются в виде акта приема-передачи. Данный документ связывается с документом-основанием на закупку или продажу, по которому производится взаиморасчет с контрагентом. В акте производится перечисление ценных бумаг, передаваемых в счет погашения дебиторской или кредиторской задолженности. С помощью выбора ТХО осуществляется формирование бухгалтерских проводок, обеспечивающих учет совершенной хозяйственной операции.

Учет полученных и выданных кредитов осуществляется путем ведения кредитных договоров. Если кредитным договором предусмотрено возвращение кредита по частям, в модуле существует возможность определения сумм и дат для каждой из указанных частей. Формирование графиков погашения платежей можно осуществлять отдельно от графиков погашения процентных денег (процентов). При расчете суммы процентных денег учитывается величина и срок ссуды, уровень процентной ставки.

Если кредитование предприятий осуществляется под обеспечение реальными ТМЦ, то можно указать объекты залога, их стоимость и дату формирования.

Основные средства и Нематериальные активы.

В системе Галактика создано два отдельных модуля, которые позволяют вести учет основных средств и нематериальных активов. Большинство функций в модулях однотипны (рис. 32), но в силу специфики учета объектов НМА в модуле Нематериальные активы отсутствует классификация по группам и видам, не производится переоценка, не формируются ведомости движения, существуют также некоторые отличия в способе начисления износа.

Модуль Основные средства позволяет:

     создавать и вести картотеку (рис. 33);

     вести учет нескольких однотипных объектов ОС с помощью одной инвентарной карточки;

     вести учет сложных иерархических объектов;

     вести параллельный учет основных фондов на основе различных методов, характеризующихся различной валютой учета, используемым планом счетов бухгалтерского учета, алгоритмами начисления износа, ТХО для формирования проводок;

     осуществлять все операции по учету основных фондов (поступление, начисление амортизации, изменение стоимости, переоценка, выбытие, перемещение);

Рис. 33. Информационное окружение картотеки ОС

Рис. 34. Схема учета операций с основными средствами

     производить расчет амортизации как по всей картотеке, так и по группе выбранных объектов учета;

     производить расчет амортизации ОС как в зависимости от срока их использования, так и в зависимости от их выработки, пробега и т.п.;

     вести учет содержания драгоценных металлов в ОС;

     учитывать размещение ОС по территории страны с целью расчета налога на имущество территориально распределенных предприятий;

     получать различные настраиваемые статистические (в частности, по форме 11) и бухгалтерские отчеты с учетом требуемой группировки данных и накладываемых ограничений;

     сохранять историю начисления износа ОС и на ее основе возвращаться к предыдущим отчетным периодам для проведения корректировок и исправления ошибок;

     прогнозировать суммы амортизационных отчислений за любой будущий период времени с разбивкой по месяцам и кварталам на основе данных предыдущих периодов. Прогноз строится как с учетом ускоренной амортизации, так и без нее.

Настройка модуля Основные средства позволяет переходить на новый отчетный период и возвращаться к предыдущему только в рамках данного модуля, отдельно от других бухгалтерских модулей.

Одна из важнейших задач модулей Основные средства и Нематериальные активы заключается в удовлетворении многочисленных требований, предъявляемых к составлению отчетов. В связи с этим в системе дается возможность построения всех отчетов в интерактивном режиме, с индивидуально настраиваемой технологией выполнения. Это позволяет задать необходимую группировку и сортировку данных, а также ограничить объем отображаемой в отчете информации с помощью всевозможных фильтров.

В зависимости от потребности в информации стандартные отчеты могут формироваться с различной степенью детализации и сортироваться по различным критериям. Предусмотрено получение настраиваемых статистических (в частности, по форме 11) и бухгалтерских отчетов, которые пользователь может сформировать согласно заданным условиям фильтрации и группировки данных.

Бухгалтерская отчетность.

Модуль позволяет проанализировать все счета бухгалтерского учета, произвести процедуру автоматического закрытия временных счетов (рис. 35), сформировать типовые формы для отчетности и расчета налогов (модуль поставляется с комплектом готовых отчетных форм по сводному балансу и налогам, соответствующих законодательству и требованиям, предъявляемым налоговыми органами). Помимо типовых форм пользователю предоставляется возможность создавать собственные отчеты произвольной формы и включать в них расчетные алгоритмы. Отчеты можно получать как в текстовом формате, так и в формате MS Excel.

В процессе функционирования модулей системы Галактика в базе данных накапливается вся информация, необходимая для составления бухгалтерских и экономических отчетов.

Состав исходящей бухгалтерской отчетности, форма представления данных в них и методики расчета периодически требуют корректировки в связи с изменением действующего законодательства, специфики деятельности и структуры предприятия, требований статистических и налоговых органов. Воздействие перечисленных факторов приводит к необходимости доработки отчетов. Эта проблема решается путем использования встроенного «Языка проектирования отчетных форм», который позволяет скорректировать любую существующую или создать новую форму требуемого отчета. На данном языке выполнены все поставляемые в составе системы Галактика исходящие формы бухгалтерской отчетности и документы, отражающие экономические показатели.

Рис. 35. Схема закрытия временных счетов

Язык проектирования расчетных форм достаточно прост в освоении, приближен к бухгалтерской терминологии и позволяет пользователям оперативно адаптировать свои отчеты к изменившимся внешним требованиям.

С помощью таких понятий как «Период расчета», «Вид оборота», «Счет», «Субсчет», «Аналитика», «Проводка», «Обороты», «Сальдо» и стандартных математических операций можно создать алгоритм расчета бухгалтерского документа любой сложности.

Поставка новых и модификация существующих форм отчетов при изменениях действующего законодательства входит в обязательства разработчика перед зарегистрированными пользователями.

Налоговые регистры.

В системе Галактика реализованы гибкие и универсальные механизмы для автоматизированного ведения налогового учета, позволяющие оперативно «подстраиваться» под изменяющееся законодательство. Система дает возможность раздельного ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования налоговых регистров и налоговой отчетности в соответствии с требованиями действующего Налогового Кодекса РФ.

Принцип построения налогового учета в системе базируется на однократной регистрации первичных документов, формировании учетных записей от первичного документа с использованием настроенных ТХО, использовании набора готовых отчетов и механизма настройки, а также создании пользовательских отчетных форм для расширения состава отчетов в соответствии с требованиями предприятия. Налоговая отчетность строится на данных первичных документов и сформированных по ним проводок. Для налогового учета можно использовать как параллельный план счетов, так и бухгалтерский план счетов, расширенный специально введенными для налогового учета синтетическими и аналитическими разрезами учета.

Средства системы по ведению налогового учета сосредоточены не только в модуле Налоговые регистры, но и в других модулях Галактики (рис. 36).

В модуле Налоговые регистры скомпонованы основные функциональные средства по документированию налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Он содержит специально разработанную систему интерактивных настраиваемых отчетов для формирования налоговых регистров. Функции для формирования регистров сгруппированы по типам операций. Каждый полученный в результате регистр отражает перечень показателей, на основе которых можно осуществить исчисление налоговой базы в соответствии с правилами, предусмотренными 25 главой НК.

Рис. 36. Схема взаимосвязи с функциональными компонентами системы «Галактика»

Одновременно здесь предоставляется возможность формировать аналитические ведомости, Налоговую декларацию на основе данных по «налоговым» проводкам.

На приведенной ниже схеме (рис. 37) показан принцип, на котором базируется формирование Декларации по налогу на прибыль в системе - от первичного документа через настройку ТХО (с использованием «Налогового плана счетов»), с дополнительным формированием налоговых регистров. Настройка и задание формул в форме Декларации (осуществляется с использованием «Языка проектирования расчетных форм») строится на «налоговых» проводках/счетах, суммы по которым выбираются из «Книги проводок»/таблицы «Сальдо». Подтверждением значений строк и показателей листов и приложений Декларации являются полученные и сформированные формы регистров налогового учета.

Инсталляция варианта «налогового» плана счетов выполняется из поставляемого в составе дистрибутива системы файла с помощью специальной функции. Налоговая декларация поставляется в виде шаблона РАТ-формы.

Рис. 37. Схема формирования «налоговых» данных в системе

Фактические затраты.

При производстве любых видов продукции (выполнении работ, оказании услуг) предприятие стремится к тому, чтобы с минимальными затратами выполнить поставленную перед собой задачу и получить доходы, обеспечивающие его существование и дальнейшее развитие. Таким образом, расчет фактической себестоимости продукции (работ, услуг) является одной из основных задач предприятия. На основании расчетов фактической себестоимости формируются отпускные цены на продукцию (услуги, работы), т.к. полученная в результате расчета фактических затрат цена является базовой для расчета цены продажи и составляет большую ее часть.

В системе Галактика существует два модуля, в которых производятся расчеты, связанные с учетом затрат на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг:

     Контроллинг - выполняет расчеты, связанные с планированием и учетом затрат на основании оперативных данных (управленческие фактические затраты);

     Фактические затраты - предназначен для автоматизации расчета фактических производственных затрат по итогам производственной деятельности предприятия за месяц.

С помощью средств модуля Фактические затраты, при ведении соответствующей аналитики по счетам бухгалтерского учета, можно производить расчет фактических затрат на производство изделий, составляющих производственную номенклатуру предприятия, группам изделий и производственным заказам, выполняемым работам, оказываемым услугам. Схема процесса расчета показана на рис. 38.

Модуль может эксплуатироваться на предприятиях, использующих как бесполуфабрикатный, так и полуфабрикатный метод учета затрат на производство.

Модуль решает следующие задачи:

     Учет фактических объемов выпуска - расчет по данным складских приходов фактического выпуска готовых изделий и полуфабрикатов по цехам за отчетный период;

     Расчет фактических смет расходов; закрытие производственных счетов; расчет сумм фактических прямых затрат по статьям калькуляции в разрезе подразделений и по предприятию; расчет сумм фактических затрат по экономическим элементам; расчет полных смет фактических затрат по подразделениям; расчет сметы и свода фактических затрат по предприятию; расчет калькуляций фактической себестоимости производственных заказов; расчет калькуляций фактической себестоимости изделий; контроль и анализ отклонений плановых и фактических затрат.

Модуль Фактические затраты обеспечивает возможность распределения косвенных затрат посредством процедуры закрытия счетов. Кроме того, с помощью процедуры закрытия счетов можно выполнить распределение затрат при оказании встречных услуг подразделениями друг другу.

Калькулирование себестоимости полуфабрикатов построено на количественном учете фактического выпуска и потребления полуфабрикатов с последующей процедурой закрытия счетов.

Результатом последовательного выполнения операций по закрытию счетов являются бухгалтерские проводки, содержащие суммы затрат по аналитическим разрезам. Данные суммы учитываются при расчетах смет расходов, свода затрат и калькуляций, на основании которых определяется фактическая производственная себестоимость. Результаты расчетов используются при формировании отчетов.

Расчет себестоимости продукции производится после закрытия счетов на основании имеющейся «Книги бухгалтерских проводок» с учетом настройки модуля.

Широкий спектр отчетов по своду затрат, сметам расходам, калькуляциям, фактическому выпуску позволяет получить полную картину калькулирования бухгалтерской фактической себестоимости.

Рис. 38. Схема расчета фактических затрат

Консолидация.

Модуль обеспечивает возможность ведения консолидированной (совместной) базы данных корпорации и получения консолидированной отчетности по любому виду хозяйственной деятельности предприятия.

Общая (консолидированная) база данных создается различными способами:

     при ведении учета по филиалам на одном компьютере или в единой вычислительной сети. Дополнительные программные средства не требуются;

     при передаче данных через электронную почту, модем или на дискетах. В этом случае требуется их объединение с помощью модуля Репликация данных.

В модуле Консолидация имеются возможности:

     устанавливать нужный план счетов и вид консолидированных отчетов; для каждого вида определяется набор включаемых филиалов;

     для выбранного вида отчета определять, какие операции филиалов отбирать для работы: только внешние, только внутренние, все (и внешние и внутренние).

     При работе с модулями системы пользователь получает доступ к данным и может получать отчеты по заданному филиалу корпорации и установленном плане счетов.

Получение общих балансов и других форм отчетности представлено на рис. 39.

Рис. 39. Схема получения отчетности

Модуль обеспечивает получение обобщенных отчетов по движению средств корпорации, отражаемому на счетах аналитического учета, и контроль сальдо на начало и конец отчетного месяца.

Язык проектирования отчетных форм обеспечивает создание форм общего баланса корпорации и других видов отчетов. Для доступа к данным различных филиалов в именах переменных предусмотрен специальный элемент, включающий код филиала.