2.7.2. Управление снабжением

Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, обычно предполагают:

     ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;

     отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;

     составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;

     выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;

     регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);

     оформление доверенностей на получение;

     распределение материальных ценностей по складам;

     контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);

     получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

В системе Галактика функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля Управление снабжением. В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения входные данные для модуля Управление снабжением могут формироваться разными способами:

     План закупок формируется в модуле МТО, на его основе создаются заявки поставщикам, а по ним - ДО на закупку

     План закупок вводится непосредственно в модуле Управление снабжением, его выполнение контролируется путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.

     ДО на закупку формируются автоматически на основании выполняемого в модуле Управление сбытом прогноза дефицитов.

     Поступающие заявки на закупку вводятся как ДО, находящиеся в состоянии «Оформляемый» и по мере необходимости переводятся в состояние «Исполняемый».

Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль Поставщики, получатели.

Непосредственно в модуле Управление снабжением сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями.

Процесс решения задачи управления снабжением иллюстрирует схема на рис. 23.

Отличительные особенности реализации задачи управления закупками:

     использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);

     учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

     поддержка различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;

     учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;

     учет возвратов по рекламации;

     автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;

     автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;

     формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам;

     формирование доверенностей на получение матценностей;

     формирование документов-оснований по сопроводительным документам;

     отражение в Бухгалтерском контуре всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;

     автоматизированное создание финансовых обязательств по ДО на закупку, используемых при ведении Платежного календаря предприятия.

Стандартные отчеты:

     отчеты о закупаемых матценностях и услугах в разрезе номенклатуры, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;

     аналитические отчеты по закупкам;

     иерархические отчеты по исполнению групп ДО;

     отчет о платежах по группам ДО;

     иерархические реестры ДО и сопроводительных документов;

     отчет о несоответствиях в документах на закупку.

Рис. 23. Схема решения задач Управления снабжением