Информационные системы и технологии управления проектами.

Информационная система управления проектами (ИСУП) — это важный компонент КСУП (корпоративной системы управления проектами), существенным образом повышающий эффективность проектного менеджмента в организации. Она может включать различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.

Основная цель процессов УП — повышение эффективности:

• за счет разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;

• обеспечения единого информационного пространства, коммуникаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;

• аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.

ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.

Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования, ПО планирования бюджета, ПО управления рисками.

ПО УП может классифицироваться по основным функциональным областям проекта:

• временным параметрам;

• стоимостным параметрам;

• ресурсам;

• коммуникациям;

• рискам.

ПО управления по временным параметрам проекта предназначено для разработки, анализа и управления календарными планами, временного анализа. Включает следующие основные функции:

• определение состава и последовательности выполнения работ;

• определение ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

• расчет календарного плана и определение критического пути проекта;

• оптимизацию календарного плана с учетом ограничений на ресурсы;

• временной анализ;

• фиксацию базовых планов проекта;

• ввод фактических данных по проекту и отображение состояния проекта;

• расчет прогнозных показателей по реализации проекта;

• графическое отображение календарного плана и формирование отчетов по проекту.

ПО управления стоимостными параметрами предназначено для оценки стоимости проекта, разработки, контроля и анализа исполнения его бюджета. Включает следующие основные функции:

• оценку затрат и подготовку предложений по стоимости проекта;

• разработку бюджета проекта;

• прогнозирование изменений бюджета (анализ «что если…»);

• контроль затрат;

• контроль исполнения проекта по стоимости;

• анализ отклонений.

ПО управления ресурсами поддерживает как процессы планирования, организации и контроля обеспечения проектов необходимыми ресурсами, так и распределение доступных ресурсов организации между проектами. В основном функции пакетов ориентированы на управление воспроизводимыми ресурсами и включают следующие основные функции:

• описание и ведение пулов доступных ресурсов;

• описание ресурсов по типам, квалификациям, подразделениям и другим параметрам;

• согласование привлечения ресурсов на проекты;

• управление потребностью и распределением ресурсов с учетом текущих и будущих проектов;

• контроль за использованием ресурсов;

• обобщенную отчетность по использованию ресурсов на проектах.

ПО управления коммуникациями предназначено для организации взаимодействия участников проектной команды, обеспечения процессов сбора, хранения, распространения (оповещения участников) и публикации информации (документов) по проекту. Включает следующие основные функции:

• поддержку процессов формирования отчетности о ходе выполнения работ;

• ведение и обеспечение доступа к спискам текущих задач, проблем и т.п.;

• управление документацией проекта;

• обеспечение коммуникаций между участниками проекта;

• публикацию досок обсуждения, оповещений, списков текущих работ.

ПО управления проектными рисками предназначено для идентификации анализа и документирования рисков проекта, прогнозирования последствий, планирования реагирования на риски.

ПО управления рисками включает следующие основные функции:

• описание рисков;

• расчет и анализ прогнозов;

• использование архива;

• планирование реагирования на риски;

• документирование рисков.

Создание ИСУП предполагает настройку функциональности ПО с учетом потребностей основных участников проектов и руководителей, принимающих решения по проектам в компании.

В ИСУП обычно выделяют модули, предназначенные:

• для менеджера отдельного проекта;

• менеджера портфеля проектов (или программы);

• исполнителей (участников проекта);

• менеджеров функциональных подразделений, участвующих в проекте;

• высшего руководства компании, обеспечивающего общий контроль проектов.

Основные принципы создания единой информационной системы:

• создание единой модели описания и представления информации по проектам и портфелям проектов;

• настройку рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их информационных потребностей;

• интеграцию модулей ИСУП с другими корпоративными информационными системами.