80. Проведение служебных совещаний, собраний, бесед

Деятельность руководителей складывается из различных по со­держанию управленческих работ, которые можно объединить в две группы: работа с людьми и работа с документами.

Работа с документами занимает значительное место в структуре рабочего времени руководителя. Ее совершенствование должно идти по следующим направлениям:

предварительное распределение поступающей документации и корреспонденции по адресам в канцелярии на основе четко фик­сированного в инструкциях разделения функций и видов работ в аппарате управления;

передача права подписи исходящих документов ответственным исполнителям (в рамках существующего законодательства), что не только разгружает руководителя, но и повышает инициативу и от­ветственность подчиненных;

применение средств оргтехники и персональных компьютеров для ускорения передачи документов, их копирования, исправле­ния.

Для проведения (деловых бесед), совещаний и собраний без излишних затрат времени руководителю необходимо знать и выполнять ряд при­емов правил.

Прием посетителей В кабинет никто не должен входить, не обратив­шись предварительно к секретарю, который обязан самостоятель­но решать несложные вопросы, интересующие посетителей, или направлять их к соответствующим работникам. Вместе с тем при­шедший по делу должен без лишней волокиты получить доступ к соответствующему руководителю или специалисту.

Ю. Д. Красовский сформулировал практические советы для ру­ководителей, проводящих беседы.

1. Развивайте свои способности. Старайтесь сдерживать себя в попытке прервать собеседника. Не подчеркивайте своим поведением, что его трудно слушать.

2. Будьте внимательны к собеседнику. Случайного кивка, вос­клицания или замечания

3. Повторите высказывание говорящего. Если собеседник уже высказался, повторите главные пункты его монолога своими сло­вами и поинтересуйтесь, то ли он имел в виду.

4. Не заостряйте внимание на особенностях речи собеседника. Вас не должны отвлекать манеры и выразительные средства, которыми он пользуется.

5. Спокойнее реагируйте на высказывания собеседника. Если один из собеседников чрезмерно возбужден, это влияет и на вос­приятие второго.

6. Не надо заранее настраивать себя на то, что беседа будет пус­той и неинтересной. Это нарушит контакт с собеседником.

7. Не отвлекайтесь. Плохого слушателя все отвлекает: сирена на улице, телефонный звонок, хождение людей, которых видно через открытую дверь.

10. Ищите истинный смысл слов собеседника. Помните, что не всю информацию удается вложить в слова.

11. Следите за главной мыслью, не отвлекайтесь на частные факты.

12. Не монополизируйте разговор. Собеседник, который стремится занять доминирующее положение в любой ситуации или который, как ему кажется, знает все о предмете разговора, чаще всего плохой слушатель.

13. Приспосабливайте темп мышления к речи. В заключение беседы руководителю целесообразно подвести ее итоги по продуманной заранее форме.

Совещание. Чтобы совещание было деловым и результатив­ным, его необходимо проводить лишь тогда, когда компетентное решение вопроса невозможно без коллективного обсуждения. Особенности этой формы работы с людьми заключаются в следу­ющем:

максимально использовать информацию, на качественное вос­приятие которой требуется наименьшее время; так, письменная информация воспринимается в 3—10 раз быстрее, чем устная,

совещание с большим числом участников из руководителей и специалистов целесообразно проводить не ранее чем через час после начала рабочего дня,

оптимальная продолжительность совещания — до 2 ч;

опоздания на совещания недопустимы

выступления должны быть краткими и конкретными;

По характеру решаемых вопросов деловые совещания подраз­деляются на информационные, оперативные (диспетчерские), дискуссионные и др.

Совещания проводят в определенном порядке. Как правило, его начинают с вступительного слова, которое произносит руково­дитель или кто-либо другой по его поручению, в котором излага­ется конкретная цель совещания. Затем выступает докладчик, ос­вещающий суть проблемы, возможные пути ее решения, он же формулирует предложения для обсуждения. После этого начина­ется обсуждение.

Для своевременного обнаружения недостатков, выявления не­отложных проблем и ценных предложений, узнать о которых пу­тем изучения сводок и отчетов не всегда возможно, руководители и специалисты осуществляют периодический обход рабочих участ­ков, вступая в контакт с работниками на местах.