39. Понятие и нормативная база делопроизводства

Информационное обеспечение процесса управления агропро­мышленным производством осуществляется с помощью докумен­тов, которые являются основными носителями информации, по­этому четкость и эффективность деятельности аппарата управле­ния во многом зависят от правильной организации делопроизвод­ства.

Под документированием понимают регламентированный про­цесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу.

Результатом документирования является документ — зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и обще­ственного использования. Документы являются основными носи­телями управленческой, научной, статистической и иной соци­ально значимой информации.

Выделяют общие и специ­альные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

Информационная — создается для сохранения информации;

Социальная — является социально значимым объектом, по­скольку порождается той или иной социальной потребностью;

коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

Культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

управленческая — важнейший инструмент управления (плано­вые, отчетные, организационно-распорядительные документы

Правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

Исторического источника — выступает в качестве источника научных сведений.

Документационное обеспечение управления — важнейшая сто­рона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно ос­новываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методичес­кая база делопроизводства — это совокупность законов, норматив­ных правовых актов и методических документов, регламентирую­щих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, тех­ническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов влас­ти разных уровней (федеральный уровень, субъектов рф) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и ин­структивного характера, методические документы по делопроиз­водству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; госты; унифицированные системы документации (усд); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную сис­тему документационного обеспечения управления (гсдоу).

Наиболее полным межотраслевым документом по организа­ции документационного обеспечения управления является из­данная в 1990 г. ГСДОУ. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документиро­ванию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприя­тиях, в учреждениях и общественных организа­циях.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендатель­ной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разде­лов: общие положения; документирование управленческой дея­тельности; организация работы с документами; механизация и ав­томатизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления. Рекомендательная часть гсдоу дополняет и разъясняет нор­мативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены госу­дарственными нормативными актами, что обеспечивает их юри­дическую силу; оперативное и качественное составление и испол­нение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ.

Юридическая сила — свойство официального документа, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетенцией из­давшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается прежде всего установленным для каждой разновидности докумен­тов комплексом реквизитов. Современные требования к оформлению управленческой (адми­нистративной) документации определяются государственным стандартом (гостом).