41. Организация документооборота на предприятии

Документооборот — это движения документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки необходимо уделять большое внимание.

Вся документация предприятия по источнику поступления де­лится на три документопотока: входящая (поступающая), исходя­щая (отправляемая), внутренняя.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обра­ботка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распре­деление; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) инфор­мационно-справочные работы; 6) исполнение документов и от­правка ответов.

Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи уста­новленных сведений — может быть трех видов: журнальная, кар­точная и автоматизированная электронная (на базе пэвм). Наи­более рациональной и перспективной является регистрация документов на компьютере.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своев­ременного доведения до исполнителей, предварительную про­верку и регулирование хода исполнения, регулярное инфор­мирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобще­ние результатов исполнения и формирование картотеки ис­полненных документов. Аналогично формам регистрации документов он может быть журнальной, карточной и автома­тизированной.

Посредством регистрации создается банк данных о докумен­тах и ведется информационно-справочная работа на предприя­тии. Информационно-справочная работа, как и система регист­рации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппи­рованных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная систе­ма расширяет возможности информационно-справочной работы.

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии яв­ляются систематизация документов; формирование дел; организа­ция хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществ­ляться в соответствии с действующим законодательством и требо­ваниями гостов в области делопроизводства.