79. Планирование работы аппарата управления

Отсутствие у руководителя личного плана неизбежно создает нервозность в аппарате управления, ве­дет к некачественному решению задач, повышает напряжение и снижает производительность труда.

Для эффективной деятельности аппарата управления на предприятиях должны разрабатываться индивидуальные распо­рядки рабочего дня, общий распорядок работы предприятия, графики взаимозаменяемости, личные творческие планы и т. д

В индивидуальном распорядке рабочего дня руководителя предпри­ятия планируется время на посещение производственных объек­тов, контакты с подчиненными, решение текущих и перспектив­ных вопросов, выполнение общественных поручений, выезды в другие организации, участие в различных совещаниях. С ним со­гласуются распорядки работы заместителей, главных специалис­тов и т. д.

Принципы планирования рабочего времени следующие.

1. При разработке распорядка рабочего дня необходимо пре­дусмотреть системный подход, то есть план рабочего времени надо рассматривать как систему взаимосвязанных трудовых опе­раций, направленных на согласованное функционирование уп­равляющей и управляемой систем.

2. В распорядке рабочего дня необходимо фиксировать самые важные работы по основной деятельности. Как правило, это трудовые операции, периодически повторяющиеся

3. При планировании рабочего времени следует исходить из нормативной продолжительности рабочего дня. Перегрузок до­пускать нельзя.

4. Распорядок рабочего дня должен быть четким, недопускающим разных толкований и реальным; в случае необходимости его можно уточнять.

5. При составлении распорядка рабочего дня необходимо обра­тить внимание на то, чтобы работы, в выполнении которых уча­ствуют многие работники, были запланированы на одно и то же время.

В распорядках дня руководите­лей и специалистов показывают основные виды выполняемых работ, так как излишняя детализация функций управления и деле­ние распорядка на короткие промежутки времени (менее 10— 20 мин) не позволяют пользоваться им.

В распорядке рабочего дня отражается дневной режим труда. Основной из недостатков — несогласованность в выполнении управленческих функций между линейными и функциональными руководителями, между руководителем хозяйства и главными спе­циалистами.

Важным резервом повышения эффективности управленческого труда и экономии времени является перевод аппарата управления на рациональный общий распорядок дня.

Методика составления недельных графиков работ такова. Пер­воначально выделяется время и указываются часы и дни выполне­ния работ, общих для всего аппарата управления..

В конце рабочего дня руководитель и специалисты собираются вместе для подведения итогов и конкретизации плана работы на следующий день.

Важно, чтобы работники управления могли правильно плани­ровать личное время, регулярно пользоваться выходными днями и отпусками. Для этой цели на предприятиях применяются скользя­щие графики выходных, дежурств

В индивидуальных творческих планах предусматриваются конк­ретные мероприятия по совершенствованию техники и техноло­гии производства, его организации и управления, улучшению ус­ловий труда работников, повышению на этой основе экономичес­кой эффективности производства. Специалисты хозяйства по этим планам осуществляют целенаправленную работу по широко­му применению достижений науки и практики.

Контроль — завершающее звено плановой и организационной деятельности руководителя. Проверка выполнения личного плана и заданий исполнителями должна быть регулярной и последова­тельной. Это дисциплинирует руководителя и его подчиненных, ведет к более рациональному и эффективному использованию ра­бочего времени, повышению производительности управленческо­го труда.