42. Совершенствование информационного и документационного обеспечения управления на предприятиях апк

Систематическое совершенствование документооборота проводится по направлениям: рационализация со­става и форм основных комплексов документации; механизация и автоматизация процессов создания и обработки документов; чет­кое распределение функций работников аппарата управления по созданию и обработке документов во всех службах управления; рацио­нализация документопотоков, разработка оптимальных маршру­тов их движения; внедрение более современной системы регист­рации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование но­менклатуры дел, организация действенного контроля исполне­ния документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалифика­ции персонала в области ДОУ.

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повто­ряющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация зак­лючается в установлении единообразия их состава и форм, созда­ваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.

Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации в нормативных актах. Объектами унифика­ции и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленчес­кой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управ­ленческая документация.

Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. Результаты унификации доку­ментов закрепляются в табеле (перечне) форм документов, а сами формы — в альбоме форм документов, применяемых в деятельно­сти предприятий.

Табель форм документов, применяемых в деятельности пред­приятия, — это перечень разрешенных к применению унифици­рованных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Альбом форм документов — это сборник эталонных унифициро­ванных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия, включенных в табель. Применение табеля и альбома обеспечивает: соответствие используемых форм документов решаемым зада­чам; оперативность реализации управленческих функций предприя­тия; сокращение затрат времени на составление, оформление и об­работку документов.

Достижения, связанные с созданием со­временных видов электронно-вычислительной и организацион­ной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально новой, более эффективной информационной тех­нологии в управлении предприятием.

Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставле­ния и использования информации на основе применения техни­ческих средств. Современная информационная технология пред­полагает наличие следующих компонентов:

Комплекса технических средств, базирующихся на компьюте­рах;

Системы программных средств, обеспечивающих функциони­рование комплекса технических средств;

Системы организационно-методического обеспечения, увязы­вающей использование технических средств и деятельность управ­ленческого персонала в рамках единого технологического процес­са.

Современные средства компьютерной техники включают пер­сональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперком­пьютеры.

Работу по внедрению автоматизированных систем для реше­ния задач делопроизводства и управления производством в апк целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру эвм, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели ibm — совместных компьютеров. Объединение пк в локальную вычисли­тельную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в ка­честве средства построения взаимосвязанных арм, обеспечива­ющих полную и комплексную автоматизацию функций управле­ния предприятием.

На предприятиях с небольшим документооборотом задачи асдоу можно решать единичным арм секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться други­ми работниками управления, решающими свои функциональные задачи.

На предприятиях, имеющих большой документооборот, це­лесообразно иметь несколько арм, разделенных по подсисте­мам асдоу и размещенных на двух уровнях. На верхнем уров­не — пк с быстродействующим процессором и большим объе­мом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с пк нижнего уровня. На нижнем уровне нахо­дятся пк работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудовани­ем, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и ап­паратура передачи данных для связи с центральным компьюте­ром.