Структура делового письма

Структура текста

Речевые конструкции

1. Заголовок

Заголовок обычно начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется

Например:

О бронировании номера

2. Обращение

- допустимо использование прилагательных;

- в коммерческой переписке, когда не предполагается конкретное лицо, обращение не предусмотрено;

- стандартное обращение;

Называется должность адресата, фамилия, имя, отчество.

Уважаемый (должность)…

Дорогой…(к знакомому адресату).

Господин, Господа!

3. Основная часть

а) повод для письма

б) конкретные предложения, просьба, рекомендации

или

ответная реакция на предложения партнера:

Согласие (несогласие), встречная просьба или предложение

Рады сообщить Вам…

Информируем Вас о том …

Просим рассмотреть вопрос…

(подтвердить заказ, сообщить о решении…)

К сожалению, мы не можем принять…

Со своей стороны, хотели бы попросить Вас…

4. Заключение

выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, выражение признательности, предложения, что переписка будет продолжена, уверения в уважении.

Надеемся получить ответ в ближайшее время…

Ожидаем вашего согласия.

Заранее благодарны…

С уважением…

5. Приложение

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. С красной строки начинается слово «Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.

1. Протокол совещания по вопросам финансовой деятельности фирмы на 10 л. в 1 экз.

2. Перечень мер стабилизации экономического положения фирмы на 3 л. в 1 экз.

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

6. Подпись

В состав подписи входит наименование должности и звания. Инициалы ставятся перед фамилией.

В письмах, связанных с финансово-кредитными вопросами, ставится подпись главного бухгалтера.

Иногда необходимо подписать письма несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности. Тогда подписи располагаются на одном уровне.

Директор АО (подпись) И.П. Карпов

Главный бухгалтер

(подпись) С.Е. Вайтич

Директор акционерного общества «Феникс»

(подпись) М.С. Кулик

Директор фирмы «Сталкер»

(подпись) А.Я. Иванов

При отсутствии должностного лица, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель

И.О. директора фирмы «Селена»

(подпись) И.П. Яковлев

Зам. директора фирмы «Заря»

(подпись) Н.И. Петров

7. Отметка об исполнителе

Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель – за техническую.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию составителя и служебный телефон. Отметка помещается на лицевой или обратной стороне письма слева в нижнем углу.

Викторова 227 35 24