6.5. Процессы управления документацией организации
6.5.1. Процессы управления документаций организации направлены на документационное обеспечение ее основной функциональной деятельности и должны отвечать требованиям и условиям организационной среды. Для приведения в соответствие управления документацией с организационными потребностями и создания определенной системы или ее совершенствования необходимо последовательное проведение комплекса предварительных работ организационного проектирования, включающих:
а) Предварительное обследование организации. Сбор информации по документам и методами организационного проектирования (анкетирования, интервьюирования); идентификация и документирование целей, задач и функций организации, ее структур, правового статуса, окружающей управленческой среды, критических факторов и недостатков в организации и документационном обеспечении управления.
б) Анализ управленческой деятельности организации. Идентификация управленческих функций, видов деятельности, работ, процессов, процедур и составляющих их операций, а при необходимости и элементов операций (микроопераций); идентификация состава документируемых функций и соответствующего им состава документов, их классификация, и составление классификаторов; описание хода (алгоритмизация) процессов управления, составляющих их процедур и операций.
в) Проектирование управления документацией организации. Анализ существующих документных и других информационных систем по критериям оценки эксплуатационных характеристик на соответствие требованиям, предъявляемым к документации; выбор и оптимизация структуры документов, наиболее соответствующих управленческим функциям, видам деятельности, процессам, процедурам, операциям управления; перепроектирование при необходимости управленческих процессов и действующих информационно-коммуникационных систем для включения в них возможностей управления документами.
г) Внедрение управления документацией. Внедрение проекта системы управления документацией должно проводиться планомерно, поэтапно с учетом конкретной ситуации и обеспечивать интеграцию работы взаимосвязанных систем и их составных частей.
д) Контроль управления документацией организации. Система управления документацией организации должна обеспечивать возможность регулярного, постоянного контроля (мониторинга, слежения) процессов документирования, документационного обеспечения деятельности, состояния качественных показателей документации и процессов управления; предусматривать возможность корректирующих действий, а также архивирования, конвертации или преобразования документальной информации; результаты мониторинга (контроля) должны использоваться для совершенствования системы управления документацией.
6.5.2. Управление документацией организации осуществляется на всех стадиях жизненного цикла документов как в процессах документирования и документационного обеспечения оперативной деятельности, так и после их завершения в процессах архивного хранения.
6.5.2.1. На стадии документационного обеспечения управления в процессе оперативной деятельности организации основные виды работ, традиционно выполняемые с документами, представлены в Приложении (1).
6.5.2.2. На стадии архивного хранения документации только отдельные виды работ с документами выполняются в архиве организации и находятся в сфере управления документацией организации; состав работ с документацией в архиве организации во многом зависит от масштабов организации (объемов документации). Значительная часть работы с документами выполняются в специализированных архивах и находятся в их сфере управления.
6.5.3. К функциям управления документацией организации, подлежащим первоочередной автоматизации с помощью информационных технологий относятся:
прием, регистрация, учет, передача и поиск полученных документов;
автоматизированный ввод и обработка документов (в том числе с использованием встроенных механизмов сканирования и, при необходимости, распознавания текста);
маршрутизация документов;
рассылка документов;
контроль за исполнением документов;
подготовка (в том числе совместное визирование) и выпуск документов;
подготовка заседаний коллегии, совещаний и других конферентных мероприятий, и контроль выполнения поручений, выданных в результате их проведения;
работа с хранилищами (библиотеками) документов;
архивное хранение документов
выдача справок и отчетных документов;
регистрация и контроль исполнения письменных обращений граждан;
формирование и отработка запросов с отображением найденной информации, формирование справок по запросу, реестров, статистики;
обработка, регистрация и учет отправленной корреспонденции;
ведение папок рабочих документов подразделений;
ведение нормативно-справочной информации;
администрирование системы.
6.5.4. Аппаратно-программная среда системы управления документацией организации, состав технических средств и программного обеспечения управления документацией организации должны соответствовать потребностям конкретной организации и отвечать условиям социальной и технико-экономической целесообразности, предусматривать возможность наращивания (масштабируемости) системы, интеграции со смежными информационными системами, способствовать повышению эффективности труда и управления и отвечать другим подобным критериям, приведенным в Приложении А к настоящему стандарту.
Транспортной основой автоматизации управления документации как внутри организации, так и для территориально распределенных объектов (уровней управления) должна быть система «электронной почты», которая создается на основе локальной или глобальной компьютерной телекоммуникационной сети связи, так называемой интернет/интранет-технологии.
6.5.4.1. Конкретные требования к аппаратно-программной среде системы управления документацией зависят от объемов обрабатываемой документальной информации и количества одновременно работающих пользователей, организации их доступа к информации. При создании (эксплуатации) территориально-распределенной системы управления документацией в организации могут быть использованы одно- и/или многосерверная система с использованием сервера(ов) репликации и/или сервера(ов) WEB-доступа. Сервер репликации используется в организациях, имеющих несколько удаленных локальных сетей, в которых необходим постоянный оперативный доступ к данным системы. Механизм репликации позволяет выстраивать иерархию серверов, ограничивать доступ и условия выборки передачи данных и документированной информации между серверами посредством режима сеансов связи (off-line) с произвольным способом передачи информации (электронная почта, прямое соединение, на диске). При использовании WEB-доступа осуществляется работа с документами, хранящимися на сервере, в режиме реального времени. На уровне пользователей подобных систем используются автоматизированные рабочие места, оснащенные универсальными компьютерными комплексами (с процессором Pentium 4 2000 MHz или более мощный, ОЗУ 512 Мb с возможностью расширения до 1-2 Gb, жесткими дисками 3-5 и более с частотой вращения 15000 об./мин., размером свободного места не менее 10-50 Gb).
- Область применения
- 2. Нормативные ссылки
- 3. Термины, определения и сокращения
- 3.1. Термины и определения
- 3.2. Сокращения
- Общие положения об управлении документацией организации
- Назначение управления документацией организации
- 4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- Система управления документацией
- Основные составные части суд организации
- Служба управления документацией организации
- Общие положения
- 6.2. Структура службы управления документацией организации
- 6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- 6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- 6.5. Процессы управления документацией организации
- Документирование информации
- 7.4. Состав управленческой документации организации
- 7.5. Унифицированные системы документации
- 7.6. Составление и оформление документов
- 8. Организация и технология документооборота
- 8.1. Коммуникации в системе управления
- 8.2. Порядок обработки поступающих документов
- 8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- 8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- 8.5. Электронная почта организации
- 8.5.2. Организация уэп
- 8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- 8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- 8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- 8.5.6. Режим работы уэп
- 8.5.7. Контроль за работой уэп
- 9. Регистрация и учет документов организации
- 9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- 9.2. Учет количества документов
- 10. Информационно-поисковая система
- 11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- 12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- 13. Организация хранения документов
- 13.1. Номенклатура дел организации
- 13.1.7. Формирование дел
- 13.2. Оперативное хранение документов в организации
- 13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- 13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- 13.3.1. Экспертиза ценности документов
- 13.4. Хранение электронных документов