3.1. Термины и определения
В настоящем стандарте используются следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1. Администрирование – распорядительная деятельность
3.1.2. Архив электронный – хранилище электронных документов и баз данных
3.1.3. Архивные органы (архивное агентство, архивное учреждение, архивная программа) – агентство или программа, ответственная за отбор, организацию и сохранность архивов, обеспечение доступа к архивам и ответственное за уничтожение документов
3.1.4. Автоматизированная система делопроизводства (документационного обеспечения управления) – организованная на основе применения компьютерных информационных технологий работа по документированию и документационному обеспечению деятельности
3.1.5. Аутентичность – правовая сила (значимость)
3.1.6. Документ – зафиксированная на материальном носителе или в электронной среде информация
3.1.7. Документирование – процесс создания документов
3.1.8. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
3.1.9. Документооборот (электронный) – движение документов в компьютерной сети
3.1.10. Документопоток – направленное движение документов
3.1.11. Документация – множество документов
3.1.12. Документированная информация – документ, документация, информационный ресурс организации
3.1.13. Документационное обеспечение управления - организованная работа с документами
3.1.14. Документационная система – информационная система, которая включает в себя, управляет и обеспечивает доступ к документам в течение времени
3.1.15. Доступ – права по поиску, использованию или хранению информации
3.1.16. Запись - информация, созданная, полученная или хранящаяся в качестве доказательства и информирования организации или человека, в соответствии с государственными требованиями или транзакциями бизнеса
3.1.17. Индексация (индексирование) - процесс проставления пометок для облегчения поиска документов или информации
3.1.18. Информационные технологии (электронные) - процесс преобразования исходных данных (исходной информации) в новый информационный продукт с применением средств электронно-вычислительной техники
3.1.19. Классификация – упорядочение (группировка) объектов изучения, документов по категориям в логической структурной связи, представленной в классификационной системе
3.1.20. Классификационная система – структурированное представление (схема) группировки изучаемых объектов, документов и др.
3.1.21. Коммуникации (информационные) – связи между объектами взаимодействия компьютерной сети
3.1.22. Комплекс документов – группировка документов по каким-либо признакам (например, дело)
3.1.23. Конвертация – процесс перевода документа с одного носителя на другой или из одного формата в другой
3.1.24. Контроль (мониторинг) – процесс, часть процесса управления, обеспечивающий получение объективной информации для принятия решений
3.1.25. Маршрутизация – 1. определение направления движения документа (документов); 2. создание, получение и хранение информации о движении и использовании документов
3.1.26. Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание и структуру документа, и способы управления ими во времени
3.1.27. Мониторинг действия (протоколирование) – процесс, в течение определенного времени отражающий (фиксирующий) действия (в документационной системе)
3.1.28. Организация – 1. Устойчивая социальная структура - объединение людей, связанных единством целей в процессе производственных отношений (учреждение, предприятие, организация); 2. Процесс, часть процесса управления, обеспечивающий работоспособность системы управления
3.1.29. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
3.1.30. Ответственность – принцип, что частные лица, организации и объединения несут ответственность за свою деятельность пред другими и должны объяснить свои действия
3.1.31. Передача документов (транзакция)- см. Переход
3.1.32. Перемещение (миграция) - действия по переводу документа из одной системы в другую с сохранением подлинности, достоверности, используемости документа
3.1.33. Переход – 1. изменение владельца и ответственного за документ; 2. движение документов из одного места в другое
3.1.34. Перечень документов – систематизированный справочник, составленный со вспомогательными целями организации работы с документами (например, для определения сроков хранения)
3.1.35. Пользователь – участник системы
3.1.36. Регистрация (учет) – присвоение документу уникального идентификационного номера, под которым документ попадает в систему
3.1.37. Регламент (административный) – предписанные правила организации работ
3.1.38. Реквизиты документа – идентифицирующие элементы формы (признаки) документа
3.1.39. Решение (резолюция, поручение) – управленческие действия в процессе управления
3.1.40. Система – упорядоченное множество, представляющее собой единство взаимосвязанных (взаимодействующих, взаимообусловленных) элементов, находящихся в состоянии относительной стабильности (эмерджентности), которые могут быть выявлены, формализованы (описаны) и представлены в виде модели отношений
3.1.41. Система документов (унифицированная) – упорядоченное по каким-либо определенным признакам общности множество документов
3.1.42. Сообщение (электронное) – запись (см. Запись) информации предназначенная для передачи
3.1.43. Структура – описание формализованных отношений элементов системы (отражение модели)
3.1.44. Табель документов – классификатор форм
3.1.45. Уничтожение (утилизация) – процесс уничтожения документа без возможности восстановления
3.1.46. Управление – целенаправленное воздействие субъекта (управляющей части, подсистемы) на объект (управляемую часть, подсистему)
3.1.47. Управление документацией – процесс организации работы с документами
3.1.48. Управленческий документ – документ, обращающийся в системе социально-экономического управления
3.1.49. Хранение – действия по обеспечению технической и интеллектуальной сохранности документов в течение времени
3.1.50. Шаблон документа - форма, используемая для документирования (записи) информации
3.1.51. Электронный документ – документ в электронно-цифровой форме записи
- Область применения
- 2. Нормативные ссылки
- 3. Термины, определения и сокращения
- 3.1. Термины и определения
- 3.2. Сокращения
- Общие положения об управлении документацией организации
- Назначение управления документацией организации
- 4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- Система управления документацией
- Основные составные части суд организации
- Служба управления документацией организации
- Общие положения
- 6.2. Структура службы управления документацией организации
- 6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- 6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- 6.5. Процессы управления документацией организации
- Документирование информации
- 7.4. Состав управленческой документации организации
- 7.5. Унифицированные системы документации
- 7.6. Составление и оформление документов
- 8. Организация и технология документооборота
- 8.1. Коммуникации в системе управления
- 8.2. Порядок обработки поступающих документов
- 8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- 8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- 8.5. Электронная почта организации
- 8.5.2. Организация уэп
- 8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- 8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- 8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- 8.5.6. Режим работы уэп
- 8.5.7. Контроль за работой уэп
- 9. Регистрация и учет документов организации
- 9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- 9.2. Учет количества документов
- 10. Информационно-поисковая система
- 11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- 12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- 13. Организация хранения документов
- 13.1. Номенклатура дел организации
- 13.1.7. Формирование дел
- 13.2. Оперативное хранение документов в организации
- 13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- 13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- 13.3.1. Экспертиза ценности документов
- 13.4. Хранение электронных документов