logo
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации

6.4.1. Функции и ответственность за управление документацией организации должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, в т.ч. руководством, управляющими документацией, руководителями структурных подразделений, специалистами-исполнителями, системными администраторами и технологами, администраторами баз данных, ответственными за делопроизводство (секретари, референты, помощники) и другими должностными лицами, для которых документирование и документационно-информационное обеспечение деятельности является составной частью работы в организации, что должно быть отражено в соответствующих административных, служебных и должностных регламентах, инструкциях и подобных им организационно-правовых и распорядительных документах.

Каждый сотрудник организации выполняет определенные функции, несет ответственность и подотчетен за сохранность, точность и полноту документации, возникающей в результате его деятельности.

Системные администраторы и технологи выполняют функции и несут ответственность за обеспечение оперативности, точности, доступности, полноты представления и удобочитаемости документированной информации при ее востребовании персоналом организации в соответствии с регламентами прав доступа и защиты информации.

Особые функции, ответственность и подотчетность должны быть возложены на должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями по реализации стратегии управления документацией внутри организации, которым, как правило, должен быть руководитель службы управления документацией организации.

Назначение ответственных за документацию и делопроизводство должностных лиц, в т.ч. по структурным подразделениям организации, осуществляется приказом руководителя организации или другим подобным организационно-правовым распорядительным документом.

6.4.2. Распределение функций и ответственности за управление документацией и в документационном обеспечении управлении организации в обобщенном виде представляется следующим:

6.4.2.1. Основные документируемые функции руководителя организации:

6.4.2.2. Основные функции работы с документами Службы управления документацией организации:

6.4.2.3. Основные функции работы с документами руководителя подразделения (департамента, управления, самостоятельного отдела):

6.4.2.4. Основные функции работы с документами исполнителя, пользователя (сотрудники структурных подразделений организации):

6.4.2.5. Основные функции работы с документами секретаря, делопроизводителя:

6.4.2.6. Основные документируемые функции и работа с документами администраторов систем и баз данных:

Примечание: Приведенное выше распределение функций является примерным и должно конкретизироваться по структурным подразделениям и исполнителям конкретной организации. Подобное распределение функций предназначено для последующей формализации (описания) процессов документационного обеспечения управления и дальнейшей их автоматизации.