7.6. Составление и оформление документов

7.6.1. Документирование информации (создание документа) в процессе организационно-распорядительной управленческой деятельности организации связано с составлением и правильным оформлением текстов документов. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен отвечать требованиям п.п. 7.3.1.-7.3.6. настоящего стандарта и содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными документами, относящимися к излагаемому вопросу (теме, предмету, объекту, лицу).

Текст документа может быть составлен на основе: унифицированной формы документа, входящего в состав УСД; формы документа, установленной табелем и альбомом образцов форм данной конкретной организации; формы документа, установленной или рекомендованной типовыми и нормативными документами определенного функционального назначения.

7.6.2. Текст документа оформляется в виде логически связанного текста, а также анкет, таблиц или соединения указанных форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Сплошные связанные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Например, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй – излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй – решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.п. Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице; на последующих страницах печатаются номера граф (при большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф). Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

В таблицах и анкетах, предназначенных для централизованной обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются в соответствии с ОКТЭИ.

7.6.3. В распорядительных документах организаций, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка) используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).

В распорядительных документах организаций, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решил, предлагает).

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (приказываем, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (главный инженер имеет право; комиссия установила; институт разработал; в состав производственного объединения входят…).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (считаем целесообразным включить в план, направляем заключение).