8.2. Порядок обработки поступающих документов
8.2.1. Документы, поступающие в организацию, в т.ч. по телекоммуникационным каналам связи компьютерной сети (электронная почта) проходят экспедиционную (первичную) обработку. Прием и первичная обработка документов осуществляется службой управления документацией организации централизованно экспедицией или при отсутствии данного подразделения специально назначенным сотрудником (оператором). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Конверты с документами, в т.ч. заказные, вскрываются для проверки правильности доставки, целостности упаковки и наличия приложений. При обнаружении несоответствий составляется акт и отправителю направляется уведомление об установленном несоответствии. Конверты от поступивших документов (особенно обращений граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправления и получения документа.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп (порядковый номер, дата приема поступившего документа).
При поступлении документов в виде съемных машинных носителей (дискет, дисков, кассет и т.п.) централизованно в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
При поступлении документов по электронной почте и каналам связи компьютерной сети (ЭлД) централизованной регистрации их приема подлежат ЭлД, официально направленные в адрес организации. Остальные ЭлД централизованной регистрации не подлежат.
8.2.2. В процессе первичной обработки службой управления документацией организации проводится предварительное рассмотрение документов с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям. При этом учитывается установленное в организации распределение обязанностей и ответственности.
Особое внимание службой управления документацией организации должно уделяться предварительному рассмотрению обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
8.2.3. Передача документов исполнителям осуществляется службой управления документацией в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, которые подлежат исполнению несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции руководителя первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление потенциального исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
- Область применения
- 2. Нормативные ссылки
- 3. Термины, определения и сокращения
- 3.1. Термины и определения
- 3.2. Сокращения
- Общие положения об управлении документацией организации
- Назначение управления документацией организации
- 4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации
- Система управления документацией
- Основные составные части суд организации
- Служба управления документацией организации
- Общие положения
- 6.2. Структура службы управления документацией организации
- 6.3. Основные задачи службы управления документацией организации
- 6.4. Распределение функций и ответственности по управлению документацией организации
- 6.5. Процессы управления документацией организации
- Документирование информации
- 7.4. Состав управленческой документации организации
- 7.5. Унифицированные системы документации
- 7.6. Составление и оформление документов
- 8. Организация и технология документооборота
- 8.1. Коммуникации в системе управления
- 8.2. Порядок обработки поступающих документов
- 8.3. Порядок обработки отправляемых документов
- 8.4. Порядок передачи документов внутри организации
- 8.5. Электронная почта организации
- 8.5.2. Организация уэп
- 8.5.3. Порядок приема-передачи документной информации по электронной почте
- 8.5.4. Подготовка и отправка документов (сообщений) через уэп
- 8.5.5. Прием документов (сообщений) по электронной почте
- 8.5.6. Режим работы уэп
- 8.5.7. Контроль за работой уэп
- 9. Регистрация и учет документов организации
- 9.1. Правила регистрации и индексирования документов
- 9.2. Учет количества документов
- 10. Информационно-поисковая система
- 11. Технология исполнения составления, подготовки и оформления документов
- 12. Контроль исполнения документов и поручений в организации
- 13. Организация хранения документов
- 13.1. Номенклатура дел организации
- 13.1.7. Формирование дел
- 13.2. Оперативное хранение документов в организации
- 13.2.1. Оперативное хранение машинных носителей и электронных документов
- 13.3. Подготовка документов к архивному хранению
- 13.3.1. Экспертиза ценности документов
- 13.4. Хранение электронных документов