4.2. Общие принципы и требования к управлению документацией организации

4.2.1. Общими для управления документацией организации являются следующие принципы:

- законности – обязательности соблюдения прав, полномочий, компетенции и ответственности, установленной законодательством и нормативными правовыми актами по документированию управленческой деятельности;

- системности – обязательности объективного научного подхода в определении целей, структурировании и формализации (описании) составляющих элементов управления документацией организации (объектов, процессов и пр.), их визуализированного представления, проектирования, внедрения и использования (эксплуатации) как особой (самостоятельной, специальной) системы управления документацией (СУД);

- комплексности – необходимости учитывать в единстве все формализованные внешние и внутренние взаимосвязи составляющих элементов СУД;

- классифицируемости – группировки элементов системы управления документацией организации (типов, видов и разновидностей документов, данных объектов, предметов, вопросов адресатов, корреспондентов, исполнителей структурных подразделений и т.д.) для обеспечения работы с документированной информацией;

- унификации (стандартизации) – установление общих требований к документации, процессам, средствам документирования и информационным технологиям по форме и содержанию (целостность, информативность, полнота, точность, краткость и др.), аутентичность, достоверность, пригодность к использованию;

- технологичности – оптимальной автоматизации и механизации процессов управления документацией для обеспечения ритмичности, прямоточности, параллельности, дублирования, оперативности и других подобных параметров движения документации (документооборота);

- развития и масштабируемости (наращивания) составляющих элементов СУД;

- сохранности – обеспечение хранения документированной информации, ее защиты от несанкционированного доступа, использования и уничтожения;

- эффективности – требования к экономичности, минимизации затрат и достижению высокой результативности управления документацией и всей управленческой (административной, служебной, производственной) деятельности организации;

- доступности – возможности освоения, внедрения, применения, использования и эксплуатации всех элементов СУД организации;

- надежности – обеспечение стабильности работоспособности, прочности, ненарушаемости и защиты от неавторизированного изменения структурных элементов СУД.

4.2.2.Общие и конкретные требования к управлению документацией организаций утверждаются законодательными и другими нормативными, правовыми актами и методическими документами по уровням управления в порядке их приоритетности:

- межгосударственного;

- государственного;

- федерального (межотраслевого);

- субъекта Российской Федерации;

- муниципального образования;

- корпоративного (учреждения, предприятия, организации государственной и/или негосударственной сфер экономики).

Конкретные требования могут быть направлены на разработку (проектирование) новой и/или совершенствование действующей системы управления документацией (документационного обеспечения управления) как составной части управления деятельностью (производственной, административной, служебной,) организации.

Примечание: Для современных организаций характерно использование на практике работы с документами так называемых бумажно-безбумажных информационных технологий, в которых традиционные бумажные документы применяются наряду с электронными документами (ЭлД). Обмен документами между исполнителями и структурными подразделениями внутри организации зачастую осуществляется в электронном виде. Информационное взаимодействие с другими организациями ведется на основе согласованных систем электронного обмена данными, а при отсутствии таковых используются бумажные документы, которые служат также при необходимости для подтверждения юридической силы (аутентичности) ЭлД, для чего также может использоваться технология электронной цифровой подписи (ЭЦП). К системам электронного документооборота (электронного обмена документацией), которые от традиционной системы делопроизводства отличаются прежде всего более высокой оперативностью передачи документированной информации, предъявляются повышенные требования к обеспечению защиты и доступа.