5. Етапи контролю

Процес контролю поділяється на кілька послідовних етапів:

п

^ вимірювання фактичного результату виконання;

^ оцінка результатів виконання,

^ коригуючі дії.

А) встановлення бажаного результату (стандарту)

Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з вста­новлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування — критерії, за якими оціню­ється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.

Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри вимірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило, подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні — дизайн, зручність в експлуатації тощо, Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних па­раметрів різних виробів чи моделей між собою.

Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивне, описово. Норми часто встановлю­ються графічно.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: об­грунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Основні види норм і нормативів:

^ норми витрат живої праці;

^ норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);

^ нормативи використання засобів праці (виробничих потужностей, машин, обладнання та устаткування);

^ норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).

Під нормами розуміють максимально допустиму величину абсолютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготовлення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробниц­тва планового періоду).

Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.

Окремо виділимо такий елемент норм функціонування, як норма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосередній підлег­лості одного функціонального керівника. Ґї ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.

Параметри контролю — це рівні досягнення норм функціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру.

Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотиваційною метою, яку виконавець прагне досягти, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Б) вимірювання фактичного результату виконання

Процедура виміру фактичного результату виконання — це засіб отриман­ня необхідної інформації для суб'єкта управління та контролю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величини з еталоном.

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та ди­намічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру — штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бути показники фондовіддачі, енергоозброєності, рівня продуктивності.

В) оцінка результатів виконання

Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного результатів безпо­середньо стосується ходу виконання господарської операції. При цьому відбу­вається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.

Завдання даної фази процесу контролю:

^ визначення адресата тієї чи, іншої інформації (кому призначається);

^ отримання інформації, що відповідає таким характеристикам — швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, ре­гулярність, корисність та ін.;

^ адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, допові­дях, довідках).

Г) коригуючі дії

Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються варіанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням коригуючих дій.

Існує два типи коригуючих дій:

1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;

2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою.

Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки по­рівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого від­хилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значу­щості відхилень для діяльності підприємства — найважливіше завдання для особи, що здійснює контроль.

Обрати відповідну лінію поведінки при застосуванні коригуючих дій — значить визначити вид коригуючого впливу. Тут можливі такі варіанти:

^ ліквідація причин відхилення (наприклад, зміна профілю продукції, що випускається при її моральному старінні);

^ пошуки кращого способу пристосування до зовнішніх умов;

^ перегляд планів і стандартів;

^ відсутність впливу при нормальному функціонуванні.