XII. Проектирование системы для достижения целей

Назначение целей системы сообразно с целями организации.

Уточнение идеологии, функций, методов управления.

Проектирование информационных потоков.

Формулирование функций подразделений.

Проектирование устойчивой и адаптивной организационной структуры системы управления.

Проектирование режимов работы.

Проектирование системы интересов и мотивации, нормативов и критериев функционирования.

Проектирование координационных механизмов.

Охарактеризуем в общем виде содержание отдельных этапов.

I. Вопрос о том, существует ли проблема, имеет первостепенное значение, поскольку приложение огромных усилий к решению несуществующих проблем – отнюдь не исключение, а весьма типичный случай. Правильное и точное формулирование проблемы является первым и необходимым этапом любого системного исследования. Как известно, успешное формулирование проблемы может быть равносильно половине ее решения.

II. Чтобы построить систему, проблему надо разложить на комплекс четко сформулированных задач. При этом в случае «большой системы» задачи образуют иерархию, сложный спектр, т.е. над одним объектом будут решаться различные задачи в разных языках. Позиция исследователя в принципе определяет критерий решения проблемы. Определение объекта – только на первый взгляд легкая задача, в некоторых случаях она составляет наибольшую трудность исследования.

III. На этом этапе целесообразно разобраться с имеющимися в системе управления подсистемами, их элементами, что позволит в дальнейшем на этапах VII и XI использовать результаты этого анализа.

IV. Формулирование общей цели организации и особенно конструирование критерия эффективности системы невозможно путем опроса общественного мнения, оно представляет собой сложную логическую процедуру в рамках понятий общей теории систем, требующую, однако, тонкого знания специфики экономики и технологии исследуемого объекта. При решении таких задач экономического управления как объективно – с точки зрения количественного соотношения распределения усилий, так и субъективно, – в сознании работников учреждений – рутинные процедуры часто заслоняют цели и процессы развития. Выявление целей и процессов развития и отделение их от рутинных, требуют от исследователя не только строгости логического мышления, но и умения найти необходимые контакты с работниками управления.

V. На больших и сложных экономических объектах (а именно с такими имеет дело системный анализ) общая цель системы настолько отделена от конкретных средств ее достижения, что выбор решения требует большой трудоемкой работы по увязке цели со средствами ее реализации путем декомпозиции целей. Эта важная и трудоемкая работа, как правило, является центральной в исследовании.

VI. В целом ряде случаев, особенно когда мы имеем дело социально – экономическими системами, выразить явным образом цель и критерий эффективности развития логическим путем не удается. Для исследователя, как правило, неприемлем путь анализа от “естественных потребностей человека”, в таком случае приходится идти в определенной мере традиционным путем, от анализа существующего положения, достигнутого уровня и последовательного прогноза.

VII. Системный анализ имеет дело, как правило, с перспективой развития, причем иногда весьма отдаленной. Поэтому наибольший интерес представляет любая информация о будущем, будущих ситуациях, ресурсах, научно-технических открытиях и изобретениях, которые коренным образом преобразуют экономические системы и протекающие в них процессы, а также о будущих системах социальных ценностей, которые окажут существенное влияние на изменение соотношения, а в ряде случаев и на трансформацию целей и критериев. Поэтому прогнозирование, получение информации о будущем любыми научными методами представляет собой важнейшую и, безусловно, сложнейшую часть исследования.

VIII. Целый ряд социальных, политических, моральных, этических и других факторов, которые нельзя не учитывать при проведении исследований, так как очень часто оказывают решающее влияние на формулирование целей и отбор средств их реализации, а также на оценку ресурсов, и, в принципе, не исчисляются количественно. Единственный способ их учета – это получение субъективных оценок экспертов, специалистов как по данной проблеме, так и по широкому кругу взаимосвязанных проблем. Так как системный анализ, как правило, имеет дело с неструктуризованными или слабоструктуризованными проблемами, то получение оценок специалистов и их обработка представляются необходимым этапом системного анализа большинства проблем.

IX. Несоответствие потребностей и средств их удовлетворения составляет закон и важнейший стимул экономического развития. Поскольку понятие цели неотделимо от понятия средств ее достижения, то центральным моментом принятия решений в системном анализе является усечение целей – отсечение тех, которые признаны малозначащими или не имеющими средств для достижения, и отбор конкретных вариантов достижения взаимосвязанного комплекса важнейших целей. В системных исследованиях “инженерного” типа и относительно небольшого масштаба “отбор альтернатив” считается самой важной, если не единственной задачей системного анализа. В задачах экономического управления усечение дерева целей и выбор взаимосвязанного комплекса вариантов представляет важную задачу, особенно в связи с тем, что научно-технический прогресс, изменение условий среды порождают громадное количество вариантов мероприятий для достижения комплекса экономических целей. Эти мероприятия должны укладываться в ограничения по ресурсам.

X. Проблемы управления экономикой, решаемые методами системного анализа, возникают не на пустом месте, а в реально существующих органах управления, обычно в их взаимосвязанных комплексах. Задачей системного анализа большей частью является не создание нового органа управления, а усовершенствование работы существующих органов, ориентация их на решение проблемы. В этих случаях возникает необходимость в диагностическом анализе органов управления, направленном на выявление их возможностей, недостатков, узких мест в сборе, переработке информации и принятии решений с целью устранения этих недостатков и лучшего ориентирования системы. Новая система будет эффективно внедряться в том случае, если она облегчает работу органа управления, способствует решению актуальных задач и достижению ближайших целей. Поэтому выявление актуальных проблем управления и ближайших целей является также предметом диагностического обследования и анализа органов управления. Это обследование связано с использованием метода социологических исследований, то есть с массовым опросом работников данного органа управления, его смежников, вышестоящих и подчиненных организаций, в ходе которого выявляется, а затем анализируется необходимая информация. Это дает основание для построения обоснованного организационного плана внедрения вновь спроектированной системы.

XI. Результаты системного анализа получаются в рамках системных понятий, и для того чтобы перейти к практическому планированию мероприятии, они должны быть переведены на язык экономических категорий. В результате решения задач системного анализа крупных народнохозяйственных проблем, включающих планы научных исследований, разработок, капиталовложений и строительства, развития отраслей и территорий, создаются комплексные программы развития. Они распределяются во времени, закрепляются за различными исполнителями, устанавливается порядок руководства и координации, создается система ответственности.

XII. В некоторых случаях для реализации таких комплексных программ необходимо создавать постоянный или временный орган управления, в ряде случаев целью системного анализа является перепроектирование того или иного органа управления. Системный анализ имеет ряд специфических методов и приемов проектирования эффективных органов управления, ориентированных на цель, т.е. на создание и использование определенной системы в народном хозяйстве.

Задача менеджера – выбрать и использовать те методы, которые позволят найти ему наиболее эффективное решение.