5.1.1 Методология проектирования систем управления

Современные концепции проектирования систем управления предлагают различный набор способов, правил и методов, который можно свести в следующую совокупность элементов: стадии, подходы, принципы, критерии.

Центральной проблемой проектирования системы управления является определение его формальной структуры и прежде всего состава подразделений аппарата управления, установление их соподчиненности, функций, связей и отношений, а также расчет рациональной численности работающих. В общем виде может быть сформулировано три стадии проектирования:

•    композиции;

•    структуризации;

•    регламентации.

Стадия композиции: разработка параметров подсистем системы управления, в первую очередь определение параметров информационных потоков, генерируемых внешней средой, состоянием внутренней среды, параметрами использования ресурсов и факторов производства. Уточнение целей, критериев, функций, методов управления, разработка укрупненной организационной схемы аппарата управления.

Стадия структуризации: определение целей и функций подразделений; подбор базовых подразделений; формулирование методов формирования состава базовых подразделений; разработка организационной схемы аппарата управления; разработка положений о базовых подразделениях, руководителях служб.

Стадия регламентации: разработка количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности; определение состава внутренних элементов базовых подразделений; распределение задач и работ конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение, разработка штатного расписания и т.д.

Различают три подхода к проектированию:

• Дедуктивный подход характерен для создания организаций на базе уже существующих подразделений (объединяемых, укрупняемых, перестраиваемых и т.п.) в относительно сжатые сроки и при ограниченных аналитических и информационных возможностях для проведения более глубоких и многосторонних исследований.

•   Индуктивный подход предполагает выполнение максимального объема работ, относящихся к стадии регламентации. Этот подход заключается в детализированном описании функционирования объекта, информационных связей и организационных отношений, построении организационных моделей, проведении всесторонних расчетов и обоснований, оценке разных вариантов формирования структуры управления. Такого рода углубленное и разностороннее исследование системы во всей ее полноте и сложности проводится до принятия принципиальных решений об общей структуре управления объектом и служит обоснованием выдвигаемых предложений. Этот подход наиболее приемлем при разработке проектов новых предприятий или при проведении исследований, имеющих своей целью выработку типовых решений, которые могут быть распространены на несколько объектов

• Комбинированный подход предполагает более или менее равномерное распределение проектной работы по всем трем подходам. принципиальные решения о структуре управления организацией, принимаемые в относительно сжатые сроки на основе определения принципиальных характеристик организационной структуры, общей структуризации состава наиболее важных подразделений и связи между ними, детализированной разработки лишь тех подсистем, которые являются наиболее сложными, новыми, требуют особой аргументации. После этого осуществляются постепенная структуризация и регламентация организационной системы во всей их полноте, что определенным образом может повлиять на организационные решения, принятые на начальном этапе.

При проектировании надо иметь в виду одно обстоятельство.

Система управления производственной организацией, полностью зависящей от результатов хозяйственной деятельности, и бюджетной организацией имеет совершенно разные стимулы к саморазвитию. Если в первом случае негативные результаты должны вызвать реакцию поиска причин отклонений в цепочке управленческое решение – результаты и к корректировке деятельности, то во втором случае результаты управленческих решений либо приходят в блок сравнения с большим временным лагом, либо вообще не могут быть прослежены напрямую, только по косвенным данным. Это обстоятельство требует встраивания в систему управления либо наличия во внешней среде вполне определенных ограничителей разрастания систем управления в бюджетных организациях.

В современной литературе существует разнообразие трактовок принципов проектирования. Остановимся на двух наиболее известных – европейской и японской.

Специалисты, исповедующие европейские методы управления, считают, что в процессе проектирования должны обеспечиваться следующие семь основных принципов проектирования европейской школы:

• адаптивность – предполагает обеспечение нацеленности системы управления, ее оргструктуры на объект управления, их способности на адекватное реагирование на изменения во внешней среде;

• устойчивость – определяет обеспечение прогнозируемости поведения системы управления, ее элементов и компонентов при изменении факторов внешней и внутренней сред;

• многоаспектность и иерархичность – обеспечение широкого диапазона видов деятельности; использование различных типов организационных структур, методов управления; обеспечение иерархического взаимодействия между звеньями управления;

• оптимальность – децентрализация (предоставление) полномочий по решению проблем подразделениями специалистов; обособление составных частей системы управления (состава ее подразделений, потоков информации и пр.); оптимизация числа управленческих связей (звенности) и уровней управления в управленческой иерархии;

• скоординированность – обеспечение скоординированности деятельности и саморазвития различных подсистем системы управления, подразделений оргструктуры;

• реактивность – обеспечение способности к быстрой реакции на изменения в субъекте и объекте управления на основе рационализации информационных потоков и повышения их технической обеспеченности;

• экономичность – предполагает наиболее эффективную и экономичную систему управления или ее компонентов, снижение доли затрат на систему управления в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, товаров или услуг, повышение эффективности производства. В случае, если после мероприятий по совершенствованию системы управления увеличились затраты на управление, они должны перекрываться эффектом в производственной системе, полученным в результате их осуществления.

Японский менеджмент выдвигает два следующих основных принципа:

простота структуры- создаваемая структура управления должна быть невысокой по вертикали и широкой по горизонтали. Это вызвано тем, что в организации с высокой вертикальной структурой ухудшается связь между верхними и нижними подразделениями. Организация растет, количество работающих увеличивается, связь между верхними и нижними подразделениями ухудшается. Надо иметь в виду, что при прохождении каждой ступени содержательность (правильность) распоряжения снижается на 30%. То есть, если проводить реформу организации, нужно принять за правило расширять горизонтальную структуру

границы контроля - при контроле одним человеком нижнего звена, как считают японские менеджеры, существует некая граница (граница контроля), за которой контроль теряет эффективность. По мнению японских специалистов, контроль административного работника распространяется на 5-6 человек, инспектирующего – на 15-20 человек

Критерии эффективности проектируемой системы управления, органически связаны с характеристиками состояния организационной структуры, рассмотренными выше, и их разнообразие может быть сведено в четыре основных критерия:

• эффективность – соответствие параметрам эффективности системы управления в целом или ее частей в частности (коэффициенты: звенности, территориальной концентрации, эффективности организационной структуры, эффективности управления; интегральный показатель эффективности оргструктуры);

• оптимальность – соответствие оптимальному построению организационной структуры системы управления по пятизвенному и пятиуровневому принципу;

• устойчивость – сохранение в неизменном виде системы управления или ее элементов под воздействием изменений во внешней среде.

• адекватность располагаемому ресурсному потенциалу.

Завершается проектирование оценкой эффективности системы управления в целом или ее оргструктуры в частности.