12. Каковы особенности разработки и реализации ур?

На процесс разработки и реализации УР (РУР) большое влия­ние оказывает социально-психологическая и технологическая об­становка в компании. Руководители и специалисты, вовлеченные в процесс РУР, испытывают постоянное явное или неявное влияние этой обстановки на ход их мыслительной деятельности и выбор окон­чательного решения. УР должно гармонизировать с этой обстанов­кой, иначе решение будет отвергнуто или исполняться неэффек­тивно. В этой связи различают уравновешенные, импульсивные, инерт­ные, рискованные и осторожные решения. Личностные характеристи­ки разработчика УР или организатора его выполнения также влия­ют на этот выбор (рис. 12.1).

Каждый из этих видов УР имеет области эффективной реализа­ции.

Уравновешенные решения учитывают баланс интересов заинтере­сованных сторон. Эти решения могут быть и не самыми эффектив­ными, но они охотнее исполняются и приносят лучшие результаты. К таким решениям склонны менеджеры, внимательно и критичес­ки относящиеся к своим действиям, выдвигаемым гипотезам и их проверке. Приступая к разработке решения, они уже имеют сфор­мулированную исходную идею, проанализированную ситуацию, выявленную проблему и перечень причин, вызвавших ее. Эти реше­ния эффективны для исполнителей с высокой квалификацией или завышенной самооценкой.

Импульсивные решения основаны на неожиданном озарении ру­ководителя, стечении обстоятельств, сильном нервном возбужде­нии как руководителя, так и исполнителей. Иногда импульсивные решения являются выходом давно назревавших идей, разговоров, желаний. Например, принятое в 1991 г. «Беловежское соглашение» о государственной самостоятельности ряда союзных республик, вхо­дивших в состав СССР, многими оценивается как импульсивное. Эти решения свойственны руководителям, которые легко генери­руют разнообразные идеи в неограниченном количестве, но не в состоянии их как следует проверить, уточнить и оценить. Такие ре­шения принимаются «с наскока» и чаще всего оказываются недо­статочно обоснованными. Для эффективной реализации импульсив­ных решений необходим высокий личностный и профессиональ­ный авторитет руководителя среди подчиненных и его высокая харизма.

Инертные решения представляют собой задержанный по време­ни процесс реагирования на возмущающие воздействия. Они осно­ваны на уверенности и монополизме руководителя.

Время начала ПРУР и скорость его разработки зависят от вели­чины возмущающего воздействия и уровня устойчивости компании (рис. 12.2).

Эти решения являются результатом осторожного поиска. В них контрольные и уточняющие действия преобладают над генерирова­нием идей, поэтому в таких решениях трудно обнаружить ориги­нальность, блеск и новаторство. Они слабо активизируют персонал на выполнение решений. Инертные решения эффективны при сло­жившемся процессе управленческой деятельности, хорошей под­держке со стороны руководителей всех уровней, а также при воз­можности лоббировать свои интересы во внешней среде.

Рискованные решения основаны на возможной обоснованной уда­че при затрате минимальных ресурсов по принципу: «пан или про­пал». Такие решения свойственны азартным людям — игрокам. В ряде случаев нет достаточных данных для обоснованных решений и у ру­ководителя имеются два основных варианта: не реализовывать реше­ние или рискнуть — «а вдруг получится». Как показывает практика, отсутствие решения может нанести больший ущерб, чем оперативно принятое решение, даже плохое. Поэтому почва для принятия риско­ванных решений всегда есть. Данные решения эффективны при об­щем позитивном настрое руководителя и исполнителей, когда воз­можная неудача существенно не ухудшает материального и социаль­ного состояния коллектива. Рискованные решения обычно страхуют или используют другие методы снижения возможного ущерба.

Осторожные решения принимаются при наличии в прошлом неудачного опыта — «обжегшись на молоке — на воду дуют», а также при исключительной важности порученного дела. Они харак­теризуются тщательностью оценки руководителем всех вариантов, сверхкритичным подходом к делу, большим количеством согласо­ваний. Такие решения эффективны в разрешении проблем, касаю­щихся жизни человека и состояния среды его обитания. Например, решения, связанные с деятельностью персонала на атомных, теп­ло- и электростанциях.

13. ПЕРЕЧИСЛИТЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К УР, И УСЛОВИЯ ИХ ДОСТИЖЕНИЯ.

В ответе на 1-й вопрос была определена структура решения, со­стоящая из пяти основных элементов: субъекта и объекта решения, предмета, цели и причин решения. Кроме того, каждое УР должно удовлетворять десяти требованиям и условиям их разработки и реа­лизации (табл. 13.1).

Первое требование обязывает руководителей соблюдать действу­ющее законодательство и утвержденные учредителями (акционера­ми) положения уставных документов компании. Действия УР и его результаты не должны выходить за рамки правового поля.

Второе требование может быть выполнено при четком распреде­лении функций управления и посредством разработки должностных инструкций для конкретной должности и конкретного подразделе­ния. Каждый руководитель должен знать свое должностное поле.

Третье требование реализуется обозначением в тексте УР ясной и понятной цели, ради которой разрабатывается и реализуется УР, а также перечислением конкретных исполнителей с необходимыми сведениями о них — наименование подразделения, должности и т.д. В тексте УР или в приложении к нему указываются средства, кото­рые необходимы для выполнения УР.

Четвертое требование касается организационно-правовой сто­роны оформления УР. Основные формы УР (приказ, распоряже­ние, акт и др.) составляются и заполняются в соответствии со стан­дартом ЕГСДОУ (раздел «Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения»).

Пятое требование основано на том, что наибольшей востребованностью пользуются УР, которых ждут. Рано пришедшие или рано разработанные УР могут потеряться или стать ошибочными ввиду изменившихся за прошедшее время обстоятельств. Поздно пришед­шие решения могут быть уже и ненужными. Это требование доста­точно трудно выполнить.

Шестое требование носит технический характер. Иногда руково­дители забывают об аналогичных, предыдущих действующих УР.

Таблица 13.1 Требования к УР и условия их достижения

Новое УР может вступить в конфликт со старым. Поэтому руководи­тель должен вести учет УР и устранять возможную несогласован­ность их. Если такая несогласованность есть, то одно из решений необходимо отменять.

Седьмое требование касается технологической проработки УР. Каждое УР должно иметь реальные возможности выполнимости и полезности. Для достижения этого руководитель может воспользо­ваться услугами соответствующих специалистов своей компании или консультационных фирм. Для юридического закрепления гарантий выполнимости в тексте УР должны быть визы специалистов (экс­пертов).

Восьмое требование предполагает реализацию обратной связи в цепи разработки или реализации УР. Контроль — это необходимая функция как управления, так и производства. В тексте УР должны быть указаны промежуточные и окончательные сроки контроля хода проведения работ с указанием конкретных контролирующих лиц или подразделений. Результаты контроля должны доводиться до све­дения инициатора УР (субъекта решения).

Девятое требование исходит из того, что реализация любого уп­равленческого решения имеет различного рода отрицательные по­следствия. Это объясняется сложностью социальной системы, в ко­торой работает руководитель. Необходимо прогнозировать возмож­ные отрицательные последствия и в тексте УР указывать меры по уменьшению их влияния на отдельных исполнителей или компанию в целом.

Десятое требование касается активизации деятельности персона­ла, который будет разрабатывать или реализовывать УР. Работник лучше выполняет УР, которое обязательно принесет положитель­ный результат как для него, так и для других людей или компании. Наличие возможности обоснованного положительного результата должно быть отражено в тексте УР.

13. ПРОАНАЛИЗИРУЙТЕ СИТУАЦИЮ

Ситуация. Фрагмент постановления:

«Во исполнение Закона РФ «Об основах градостроительства в Российской Федерации» от 14 июля 1992 г. и в целях реализации основных положений Генерального плана развития Московской об­ласти, одобренного постановлением Правительства Московской об­ласти от 12.11.92 № 69/24 «Об основных положениях Генерального плана развития Московской области», учитывая необходимость вза­имосвязанного решения вопросов управления, градостроительства, земельной реформы и охраны среды, постановляю:

1. Главархитектуре совместно с заинтересованными организаци­ями в 1993 г. разработать Градостроительный кодекс Московской области.

2. Главному финансовому управлению обеспечить выделение средств для выполнения данной работы за счет областного бюджета на основании заключенных договоров с исполнителями работ.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возло­жить на министра администрации Московской области по строи­тельству.

Глава Администрации Московской области»

Вопросы. К какой группе классификации относится приведенное постановление? Какие требования, предъявляемые к УР и услови­ям их разработки и реализации, не учтены в данном постановле­нии? Скорректируйте данное постановление с учетом всех требова­ний.

Обсуждение ситуации. Для анализа ситуации используется мате­риал, приведенный в ответах на 10-и и 13-й вопросы.

По группам классификации приведенное постановление имеет следующие характеристики:

по функциональной направленности — планирующее решение, по организации — коллегиальное, по причинам — по предписа­нию, по широте — частное, по времени действия — оперативное, по прогнозируемым результатам — с определенным результатом, по характеру разработки и реализации — уравновешенное, по мето­дам переработки информации — алгоритмическое, по направлению воздействия — внутреннее, по глубине воздействия — одноуровне­вое, по способу фиксации — письменное, по масштабу — для ком­пании.

Сведения о выполнении требований, предъявляемых к УР, усло­виям их разработки и реализации, приведены в табл. 14.1.

Таким образом, не выполнены два требования: 9-е — Учет воз­можных отрицательных последствий при реализации УР в экономи­ческой, социальной, экологической и других областях и 10-е — На­личие возможности обоснованного положительного результата.

Отрицательные последствия могут быть обусловлены неудовлет­ворительным качеством Градостроительного кодекса или нехваткой средств, выделенных Главным финансовым управлением.

Учесть возможные отрицательные последствия можно с помо­щью следующих мероприятий, которые необходимо включить в текст постановления:

Таблица 14.1 Сведения о выполнении требований

1) Провести две альтернативные разработки Градостроительно­го кодекса Московской области. Экспертам международного уровня выбрать наилучший проект для реализации;

2) Заключить договор со Сбербанком РФ о предоставлении кре­дита на проектные работы в случае нехватки средств в Главном фи­нансовом управлении.

Наличие возможности обоснованного положительного результа­та может быть отражено в тексте следующего содержания:

«Реализация Градостроительного кодекса Московской области принесет пользу всем жителям области и строителям. Кодекс суще­ственно усилит порядок в строительстве, улучшит качество строи­тельных работ и сократит время строительства».

Выводы. Постановление с учетом добавлений приобретает вид профессионального решения.

4. ФОРМЫ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ (ПРУР)

Перечислите основные формы подготовки УР и приведите их описание

Каковы основные формы реализации УР?

Каков механизм совместного использования форм подготовки и реализации УР?

В чем суть правил оформления и составления УР? Проанализируйте ситуацию

13. ПЕРЕЧИСЛИТЕ ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ПОДГОТОВКИ УР И ПРИВЕДИТЕ ИХ ОПИСАНИЕ

В зависимости от условий подготовки УР могут использоваться следующие формы:

Акт — решение широкого круга государственных и обществен­ных организаций. Акт может быть международным.

Акцепт — решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт — это вторая сторона контракта. Оферта и акцепт составляют контракт.

Бюллетень — решение руководителя о кратком сообщении (опо­вещении) подчиненных по поводу событий, имеющих обществен­ное значение.

Декларация — торжественное программное заявление руководи­теля.

Договор — решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности.

Закон — решение высшей государственной власти, носящее об­щеобязательный и непреложный характер.

Заявление — официальное сообщение руководителя высшего ранга.

Изменение — решение о коренных переменах в какой-либо дея­тельности.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий.

Кодекс — свод законов.

Контракт — решение, обычно коммерческого характера, о про­ведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Контракт является подвидом соглашения.

Концепция — система взглядов руководителя, отраженная в ка­ком-либо документе.

Модель какого-либо процесса или явления — это решение, вклю­чающее набор определенных элементов и связей, который с задан­ной точностью воспроизводит реакции реального процесса или яв­ления на входные воздействия. Например, модель завода включает: справочные данные (например, полные данные о потенциальных поставщиках и их продукции); имитационную модель организации; методики экономического расчета и прогнозирования; информацию о решениях в аналогичных ситуациях других организаций и реаль­ных полученных при этом результатах; набор законодательных ак­тов и др.

Норма — узаконенный государством, отраслью или компанией порядок действия в какой-либо области, например, норма права, норма поведения.

Норматив — организационный, технологический, экономичес­кий, социальный показатель норм, в соответствии с которыми осу­ществляется деятельность.

Обзор — сжатое сообщение о каких-либо процессах или явлениях.

Оферта — решение, обычно коммерческого характера, о пред­ложении конкретному или любому лицу заключить сделку на ука­занных условиях. Оферта является одной из двух сторон контракта.

Перечень — сообщение, классифицированное по какому-либо

порядку.

План — решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации.

Положение — решение, представляющее набор законов, правил инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность.

Порядок (распорядок) — документ о целесообразном располо­жении объектов для правильно налаженной деятельности.

Постановление — коллективное или индивидуальное решение высшего органа власти для какой-либо организации. Обычно статус постановления выше статуса приказа.

Правила — решение, учитывающее традиции организации и пред­ставляющее набор устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников, предлагаемых для исполнения.

Прейскурант — справочник, включающий цены, тарифы на то­вары и услуги.

Пресс-релиз — специальный бюллетень для срочной публикации в средствах массовой информации. Формируется правительственны­ми учреждениями, международными организациями и пресс-бюро.

Приказ (письменный или устный) — решение руководителя, облеченного властью в организации или крупном его подразделе­нии. Приказ обязателен для исполнения его подчиненными и может готовиться по вопросам, входящим в компетенцию руководителя. Приказ — это нормативный документ, который должен храниться в архиве; он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.

Протокол — решение об отражении каких-либо событий. Распоряжение — решение руководителя, не наделенного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру какой-либо деятельности. Например, соглашение о

намерениях, соглашение между РФ и США об избежании двойного

налогообложения.

Указ — решение главы государства, утвержденное парламентом. указ имеет силу закона.

Указание — решение, носящее методический, технологический характер, реализуется в форме наставления или разъяснения.

Устав — набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций.

13. КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ РЕАЛИЗАЦИИ УР?

В зависимости от условий реализации УР могут использоваться следующие формы:

Выписка — законченный фрагмент какого-либо документа.

Деловая беседа — специально организованная руководителем встреча с подчиненным или группой подчиненных для обмена мне­ниями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании.

Деловая игра (тренинг) — специально организованная интен­сивная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реальных процессов. В процессе де­ловой игры закрепляются навыки РУР за счет многократного по­вторения однотипных ситуаций, методов и технологий РУР.

Деловое слово — твердое решение руководителя, данное подчи­ненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководите­ля как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.

Заседание — узкопрофессиональное совещание для решения в основном организационных вопросов (например, заседание проф­кома, заседание президиума и т.д.).

Информационное письмо — набор уточняющих сведений к дого­вору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.

Личный пример — действия руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию для развития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения УР.

Методика — совокупность методов для профессионального вы­полнения какой-либо деятельности.

Наставление — деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения УР.

Обучение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения какой-либо деятельности.

Отчет — решение специалиста о результатах индивидуальной или коллективной проделанной работы по выполнению УР. Отчет мо­жет быть письменным и устным.

Письмо — текст какого-либо сообщения, посылаемого заинте­ресованным лицам или организациям.

Предписание — официальное извещение, направленное какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении решения в установленный срок.

Принуждение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью заставить работника выполнить УР путем угроз или повы­шенного вознаграждения.

Разъяснение — деловая беседа, проводимая руководителем с це­лью объяснить, сделать более понятным суть и содержание УР.

Рекомендательное письмо — решение авторитетного специалиста поручиться за какого-либо человека, компанию или деятельность перед потенциальным или конкретным работодателем, поставщи­ком или потребителем.

Совет — деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на пути выполнения УР. Совет не обязателен для исполнения подчиненным.

Совещание — коллективная деловая беседа, проводимая руково­дителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкрет­ных задач, использования коллективного разума, обмена информа­цией и накопленным опытом для выполнения важных УР.

Сообщение — деловая беседа, проводимая руководителем с це­лью передачи дополнительной информации, необходимой для вы­полнения УР.

Убеждение — деловая беседа, проводимая руководителем с це­лью сформировать у подчиненного требуемые прочные взгляды или понятия по содержанию УР для его выполнения. Например, убеж­дение в необходимости соблюдения техники безопасности на рабо­чем месте, убеждение в необходимости использования современ­ных информационных технологий при РУР.

Условие — отдельный документ или текст в документе, отражаю­щий требования, предъявляемые сторонами договора, соглашения.

13. КАКОВ МЕХАНИЗМ СОВМЕСТНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФОРМ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УР?

Для успешного выполнения УР необходимо для каждой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации Форма реализации — это механизм выполнения подготовленного решения. Сам по себе приказ или закон не создает механизма его выполнения. Обычно руководители ограничиваются только форма­ми подготовки. Например, после того как руководитель издал при­каз о начале выполнения какой-либо работы, необходимо оповес­тить исполнителей, провести инструктаж и т.д. Иначе работа не бу­дет выполнена качественно и в срок.

Каждая форма подготовки УР имеет ряд наиболее приемлемых форм реализации.

Для акцепта, договора, контракта, оферты, соглашения и уста­ва — это деловое слово, информационное письмо, отчет, письмо, предписание, совещание, убеждение и условие.

Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания — это деловая беседа, деловое слово, наставление, обуче­ние, принуждение, разъяснения, совет и сообщение.

Для закона, постановления, приказа, распоряжения и указа — это выписка, заседание, личный пример, методика, наставление, предписание, принуждение, разъяснение, убеждение и условие.

Для акта, декларации, концепции, модели, плана и пресс-рели­за — это деловая беседа, деловая игра, заседание, обучение, мето­дика, отчет и разъяснение.

Распространенные типовые сочетания форм подготовки и форм реализации приведены на рис. 17.1.