Глава 13 эффективность управления

Известно, что всякая деятельность человека, в том числе и управленческая, осуществляется на основе использования ресурсов, которые имеют экономическое измерение, и величина которых ограничена. Управление не только служит распределению затрат на производство, но и само поглощает ресурсы, требует затрат на свое функционирование. Во всем мире наблюдается тенденции роста затрат на управление и многих экономистов это беспокоит, потому что любые ресурсы имеют предел, в том числе и ресурсы, выделяемые на управление.

Очевидно, тенденция роста затрат на управление связана с усложнением управления, использованием компьютерной техники, потребностью затрат на квалификацию персонала и образование работников системы управления. Требует дополнительных затрат и потребность в инновациях и развитии управления. Это затраты на исследование управления, поиск новых типов организации управления и проектирование новых систем, механизмов и процессов управления (технологий управления). Сегодня мы можем лишь предположить, что по мере развития производства затраты на управление будут возрастать так как усложнение объекта управления вызывает еще большее усложнение управления им. Это подтверждается практикой.

А экономическим результатом управления является труд управленческого персонала который материализуется (если иметь в виду производство) в изготовляемом продукте, услуге. Но результатом управления выступает и экономия времени в производственных процессах, от которого зависит производительность, интенсивность и эффективность.

Т.е., любое управление, будучи видом деятельности человека, оценивается простейшими и сложными показателями. К простейшим показателям относятся затраты усилий или ресурсов, время, результат, на основе которых строятся сложные, или синтетические, показатели, которые необходимы для более строгой оценки (Интенсивность, производительность и эффективность).

Интенсивность представляет собой соизмерение усилий и времени, производительность – результата и времени, эффективность – усилий и результата.

В оценке управления наибольшую сложность представляет понимание его результата. Можно оценить ресурсы, легко измерить время, трудно выделить результат.

Чаще всего результатом управления считают производственный результат, который предстает в виде продукта, услуг реализованного на рынке. Конечно, любой продукт содержит овеществленный труд персонала управления. Но какова его часть? Как ее измерить?

Да и результат может быть различным. Есть конечный результат, в котором управление проявляется лишь опосредованно, и можно назвать непосредственный результат, который присущ любому виду деятельности человека.

Непосредственный результат управления может характеризовать комплекс показателей: темпы прироста производительности, качество, ритмичность работы, инновационность целеустремленность (стратегичность), профессионализм. Ведь если управление представляет собой согласование деятельности по общей цели, то может характеризовать его непосредственный результат, как показатели согласованности работы. При этом возникает проблема измерения этих показателей. Но это извечная проблема, которая решается по мере возникновения потребности в показателях для управления процессами.

Для того чтобы обеспечивать необходимую эффективность управления, необходимо ее оценивать. Оценка вносит определенность, показывает тенденцию, позволяет делать анализ управления и определять основные факторы, от которых зависит эта эффективность.

В современных условиях существует потребность оценивать социально-экономическую эффективность, которая результат управления предполагает с учетом социальных последствий деятельности фирмы, например экологических последствий или влияния производственного продукта, услуги на качество жизни.

Корректной оценки эффективности управления пока еще нет, но это не значит, что невозможно сегодня решать проблемы повышения этой эффективности.

Т.е. сложность заключается в том, что общего и универсального критерия эффективности управления и особенно совершенствования управления, с одной стороны, не существует. С другой стороны, невозможно пока еще количественно интерпретировать ряд качественных компонентов экономического эффекта, реализуемого в управляемой системе.

Поэтому необходимо различать категории «эффективность» и «экономическая эффективность». Под экономической эффективностью понимается ряд показателей, выражающихся в виде экономических результатов и поддающихся количественной оценке. Понятие «эффективность» включает и неэкономические результаты: социальные результаты, улучшение условий труда, взаимоотношения работников и т.д. Как правило, эти результаты трудно поддаются количественной оценке.

Определение суммарного значения количества оцениваемых компонентов экономического эффекта – задача более или менее уже решенная. Можно лишь говорить о дальнейшем совершенствовании методов исчисления этого экономического эффекта (освещаются ниже).

Однако главное внимание будет уделено тем составляющим эффекта, в которых отражаются количественные сдвиги в управлении, не поддающиеся пока количественной оценке и в основном связанные с информатизацией, требующей значительных капиталовложений.

В общем случае для анализа эффективности организации управления так же, как и мероприятий по совершенствованию управления, необходимо пользоваться некоторым набором критериев.

В первую очередь управление считается успешным, если достигнуты поставленные перед организацией цели: получена необходимая прибыль, освоена новая продукция и обеспечен определенный рынок, эффективно использованы ресурсы и т.д. При этом, конечно, нужно по возможности учитывать влияние объективных и субъективных факторов.

Более частыми критериями являются показатели издержек на само управление или численности занятых служащих. Однако абсолютными показателями для оценки эффективности пользоваться невозможно, так как трудно оценить объем и качество выполненной работы. Поэтому предпочтительнее рассчитывать относительные показатели: долю затрат на управление в общем объеме реализованной продукции или долю служащих в общей численности работающих.

Наиболее объективной характеристикой экономичности управления можно считать показатель, характеризующий долю затрат на управление в общем объеме доходов, прибыли. С учетом изменений в номенклатуре продукции можно сравнивать этот показатель для разных объединений, а применительно к отдельной организации можно рассматривать его динамику по годам. Однако для окончательной оценки важно также принимать во внимание и общие результаты работы предприятия, организации.

В любом случае при анализе и оценке эффективность системы управления можно оценивать как с позиции самой этой системы (в так называемом узком аспекте), так и с позиций всего производственного организма – в широком аспекте.

Как понимать, эффективность в узком аспекте? В этом случае эффективность управления оценивается по затратам живого и овеществленного труда на то или иное управленческое мероприятие и по изменению показателей (характеристик) системы управления.

Например, для структуры управления – это сокращение звенности и численности аппарата, для планирования – напряженность плановых заданий, скорость разработки плана и его сбалансированность и т.д., для подбора кадров – показатели роста их квалификации, обеспеченность кадровым резервом.

Но здесь очень важно не сделать существенной ошибки.

Необходимо, чтобы факт экономии денег, времени или сокращения численности аппарата управления стал показателем эффективности, надо быть уверенным, что качество работы аппарата управления, по крайней мере, не снизилось.

О действительной эффективности можно говорить тогда, когда:

1.Затраты на управление сократилось, а показатели управления не изменилось или даже улучшилось.

2. Затраты на управление не изменилось, а качество управленческой деятельности повысилось.

3. Затраты на управление даже несколько увеличились, но в большей мере возросли показатели качества управления.

В настоящее время эффективность оценивают (считают), как правило, лишь в первом варианте.

Однако правильное определение узкой эффективности в современных условиях наиболее актуально, так как совершенствование управления осуществляется и по третьему варианту, т.е. затраты по управлению возрастают, но при этом предотвращаются еще большие затраты и повышается качество управления. Типичный пример такого рода мероприятий – это информатизация управления.

Необходимость оценки широкой эффективности связана с тем, что управление в конечном счете направлено на достижение конечных целей производства, и с теми трудностями, которые возникают при этом. Поэтому на вопрос, плохое или хорошее управление, позволяют ответить только показатели этого предприятия или объединения.

Определение эффекта очень важно и крайне необходимо при проведении сложных организационных и технических мероприятий, таких как информатизация и автоматизация управления. Именно эта проблема является в настоящее время наиболее сложной. Однако систематизация сведений о реализации в управляемом объекте (системе) отдельных выгод, о степени их важности и последовательности формирования облегчает нахождение оптимальной структуры совокупного экономического эффекта.

Основные источники индивидуальных выгод, из которых складывается экономический эффект в управляемом объекте, таковы: автоматическая обработка данных и, как следствие, высококачественное информационное обеспечение, позволяющее повысить качество принимаемых решений и усилить контроль за их исполнением высокая степень реализации принципов системности, саморегулирования, оптимизации, способствующих функционированию организации как единого организма, взаимосогласованному и синхронному протеканию процессов управления, быстрейшему преодолению негативных последствий отклонений. Все это в комплексе дает возможность снизить потери и вскрыть дополнительные резервы, которые могут быть оценены количественно.

Для определения потерь используются понятия идеальных затрат и потерь. К идеальным затратам, например, относятся те, которые связаны с технологией, организацией транспортного процесса (все затраты по штатному расписанию, топливу и т.д.) без учета брака, потерь и простоев. Здесь производственный процесс протекает как бы с максимально возможной эффективностью, т.е. в затратах потери отсутствуют. При идеальном управлении и технологии все потери, естественно, равны нулю, а идеальные затраты определяются без затруднения.

Разность между фактическими и идеальными затратами будет являться источником эффективности совершенствования управления. Конкретно эти потери могут быть определены как расчетным путем, так и на основе экспертных оценок. При внедрении того или иного управленческого мероприятия расчетный эффект в динамике может подтверждаться уже фактически.

Дополнительные же резервы, по мнению зарубежных специалистов, достигается за счет консолидации индивидуальных действий работников, принимающих решения. В частности, мощным средством такой консолидации является умелое взаимодействие с информационной сетью.

Информационная сеть представляет возможность получения необходимых данных для выработки как первоначальных решений, дающих исходный толчок для организации производственного процесса, так и последующих, определяющих характер корректировок, предпринимаемых в ответ на поступающие через цепи обратной связи сигналы о происходящих отклонениях. Иными словами, необходимой предпосылкой для максимальных в оптимальном сочетании комплекса выгод, образующих конечный эффект, являются высокая степень согласованности действий управленческих работников и непрерывно уточняемая взаимная увязка процессов управления системой на основании тех сведений, которые они черпают из информационной сети.

Хотя «легко» признавать такие выгоды, однако их трудно оценить количественно. В отдельных случаях, когда имеется возможность оценивать эти выгоды количественно, экономический эффект определяется как превышение достигнутого результата над затратами с указанием качественных сдвигов в управлении.

Методика оценки экономического эффекта в принципе соответствует методическим рекомендациям комплексной оценки эффективности мероприятий, направленных на ускорение научно-технического прогресса и утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике и президиума Академии наук СССР от 3 марта 1988 г. № 60/52, а также законам и законоположениям (подзаконным актам), относящимся к структуре издержек, формированию прибыли и налогообложению организаций и предприятий.

Методические рекомендации соответствуют общепринятым в мировой практике методам экономического обоснования принятия решений, применимы в условиях рыночных отношений.

Показатель экономического эффекта на всех этапах реализации управленческого мероприятия определяется как превышение стоимостной оценки результатов (выгод) над стоимостной оценкой совокупных затрат на расчетный период (т.е. интегральный эффект с учетом динамики по годам). При этом за начальный год расчетного периода принимается тот, в котором появляются первые издержки на осуществление мероприятия (НИОКР, проектирование, покупка оборудования, исследовательские работы и т.д.). За конечный год расчетного периода принимается год окончания жизненного цикла данного мероприятия. Им может быть год окончания действия проекта, мероприятия, нормативного срока службы технических средств или конец периода стабильного действия данного управленческого мероприятия.

В зависимости от круга решаемых проблем величина экономического эффекта рассматривается в двух формах – народнохозяйственный (государственный) и хозрасчетный эффекты, которые рассчитываются по аналогичным выражениям:

(79)

(80)

где , – соответственно народнохозяйственный и хозрасчетный эффекты за расчетный период Т от управленческих мероприятий;

, – соответственно народнохозяйственный и хозрасчетный результат (выгоды) за расчетный период от управленческих мероприятий;

, – соответственно народнохозяйственные и хозрасчетные затраты за расчетный период на управленческие мероприятия;

– сопутствующие экономические результаты, к которым в первую очередь относятся: природоохранительные (экологические последствия), охрана здоровья работников, использующих данное оборудование, экономия свободного времени населения, эффект в других отраслях народного хозяйства и т.д.

Исключение этих оценок из расчетов может существенно исказить показатели социально-экономической эффективности и в конечном счете привести к обороту неэффективных мероприятий с точки зрения народного хозяйства и социальной направленности;

- сопутствующие экономические результаты, к которым в первую очередь относятся качественные изменения от управленческих мероприятий, оценочных количественно косвенным путем или на основе экспертных оценок.

(81)

где , , – соответственно прямой, системный и косвенный экономические результаты от внедрения управленческих мероприятий.

Прямой экономический результат в денежном выражении определяется по следующим направлениям: экономия затрат в органах управления от содержания аппарата управления, сокращения документооборота, переработки данных и т.д., которые определяются методом прямого счета, когда они могут быть непосредственно выражены в стоимостной форме.

Системный экономический результат возникает в связи с повышением оперативности управления, согласованности действий управленческих работников, сокращением циклов управления, решением задач, связанных с принятием решений. В результате повышения оперативности управления происходит сокращение потерь (простоев судов и других технических средств, эксплуатационных расходов), товарно-материальных ценностей на складах, оборота денежных средств, которые могут определяться как прямым счетом, так и на основе нормативного метода и через систему снижения экономических нормативов, норм и т.д.

К этому результату относится и сокращение потребности флота, эксплутационных расходов в результате оптимизационных или многовариантных расчетов, когда этот результат может быть определен в явном виде.

Косвенный экономический результат определяется в следствии повышения уровня информационного обеспечения управленческих работников, использования методов прогнозирования и оптимизации, качества разработки планов и т.д., когда определение результата не может интерпретироваться как прямой и системный результат из-за сложности выделения доли изменения экономических показателей. Эта доля может быть определена путем экспертных оценок, например, через рост производительности труда, рост прибыли, снижение расходов, увеличение доли полезного времени работников управленческого аппарата, улучшение социальных факторов и т.д.:

(82)

(83)

где , – результаты за каждый год действий управленческого мероприятия в интервале расчетного периода;

– коэффициент приведения разновременных затрат и результатов всего расчетного периода действия мероприятия к расчетному году.

(84)

где – норматив приведения разновременных затрат и результатов;

– расчетный год, за который обычно принимается год начала действия мероприятия ;

t – год, затраты и результаты которого приводятся к расчетному году.

Определение результатов на уровне народнохозяйственного и хозрасчетного экономических эффектов практически не имеет методических различий. Затраты определяются по следующим выражениям:

(85)

(86)

где – текущие издержки при функционировании внедренных управленческих мероприятий в году t без учета амортизированных отчислений на реновацию;

, – соответственно единовременные народохозяйственные и хозрасчетные затраты на осуществление управленческих мероприятий в году t. В состав единовременных затрат кроме стоимости технических средств, входят: затраты «живого» труда на проектирование и разработку программных средств, приобретению технологии, затраты на обучение управленческого персонала и т.д.;

, – остаточная стоимость (ликвидационное сальдо) основных фондов и единовременных затрат, вырабатывающих в году t; (при разработке проектов информатизации, автоматизации управления ликвидационная стоимость определяется путем экспертного анализа как стоимость математического обеспечения, технологической документации, затрат на первоначальное обучение, которые могут быть использованы за пределами жизненного цикла. Ликвидационная стоимость программного продукта может представлять собой значительную величину порядка (0,5 –0,75 от первоначальных затрат);

– амортизационные отчисления в году t, остающиеся в распоряжении предприятия, организации, которые определяются действующим законодательством;

– текущие издержки предприятия, организации (себестоимость) в год t, включая и амортизационные отчисления;

– общая сумма налогов и выплат из балансовой прибыли в соответствующие бюджеты и отчисления вышестоящим организациям в году t.

В целях анализа эффективности единовременных затрат, финансируемых предприятием из собственных или заемных источников по данному мероприятию, может применяться показатель внутренней нормы рентабельности «е», рассчитываемый из соотношения:

Величина «е» позволяет проводить сопоставление как единым по народному хозяйству нормативом Е_н (в целях обеспечения народнохозяйственного подхода должно выполняться условие е  Е_н), так и с учетной банковской ставкой (е  е_ус). Это позволяет решить вопрос о целесообразности использования заемных средств с учетом выплат за кредит.

Рассмотренная выше методика изложена в общем виде. В каждом конкретном случае методы расчета отдельных составляющих определяются исходя из специфических условий.

Несмотря на то, что вопросам совершенствования управления посвящено значительное количество научных трудов, комплексного однозначного решения их в литературе нет. Это связано с тем, что каждая организация, организационная структура, подразделение и т.д. представляет собой специфический предмет исследования, анализа и проектирования.

Таким образом, требуется четкое выделение границ организации, определение общего назначения, конкретных целей и задач, описание внешней среды, обмен информацией и другие взаимодействия, выяснение связей между производственно-технологической и административно-управленческими сторонами организации, выявление распределения полномочий и ответственности между данной организацией и вышестоящими органами.

Процесс изменения целей организации в рыночных условиях выдвигает как новые проблемы организации управления предприятиями, так и новые подходы к их решению на научной основе. Бесконечное же реформаторство в области управления – свидетельство эмпирического, ненаучного подхода к механизмам развития системы управления.

Таким образом:

Управление, как и любой вид деятельности, зависит от использования ресурсов. Структура и движение ресурсов являются важным фактором развития управления.

Любое развитие требует оценки и контролирования. Управлению необходима оценка эффективности управления., которая строится на соизмерении затраченных усилий и полученного результата.

Трудности корректного измерения эффективности управления не исключают возможности ее регулирования опираясь на анализ, диагностику и проектирование управления.

Менеджеру необходимо знать, какие факторы эффективности управления являются ключевыми.

Каждый из типов управления имеет свой уровень эффективности. Но настоящая эффективность определяется соответствием типа управления конкретной обстановке и сочетанием типов по реальным целям и условиям управления.