Мониторинг (отслеживание) программ по реализации проектной идеи с целью коррекции последующих управленческих действий

Что такое мониторинг программ? Если подходить к программе как к деятельности, направленной на достижение определенной цели за ограниченное время при использовании заранее определенных ресурсов, то нельзя забывать, что важным элементом разработки программы является планирование процесса ее выполнения. Для осуществления программы необходимы ресурсы, под которыми можно понимать материалы, людей, технологии и.т.д. Каждой программе для нормального функционирования требуется отслеживание и анализ полученных результатов. Мониторингом программ является функция отслеживания хода и результатов работы программы.

Оценка и мониторинг программ. Важно различать такие понятия как оценка и мониторинг программ. Сущность этих понятий одинакова – отслеживание хода и результатов программ и выдача информации лицам, принимающим решение. Однако между ними существуют и различия, которые заключаются в вопросах, на которые должны ответить проведение мониторинга или оценки. Мониторинг программ призван ответить на вопрос «как идут дела?». Он базируется на отслеживании текущей ситуации и сравнении реального положения дел с раннее разработанным планом.

Виды индикаторов мониторинга (Индикатор - доступная наблюдению и измерению характеристика изучаемого объекта, в экспериментальной ситуации индикаторы замещают, обнаруживают и представляют другие характеристики измеряемого объекта, обычно недоступные наблюдению. Мониторинг ресурсов – измерение количества потребляемых ресурсов): 1. Мониторинг продуктов – измерение количества предоставляемых услуг. 2. Мониторинг результатов – измерение результатов от реализации программы для предоставления услуг. 3. Мониторинг эффективности – сопоставление полученных продуктов или результатов и затраченных ресурсов.

Важно различать такие понятия как «продукт» и «результат». Под первым подразумевается то, что делается по программе, а под вторым то, что получают клиенты.

Виды мониторинга:

1. Реализация программ. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации об основных ресурсах и продуктах программы.

2. Анализ качества предоставленных услуг. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации о качестве, предоставляемых услуг с использованием «обратной связи».

3. Финансовый менеджмент. Финансовый мониторинга используется для отслеживания направлений использования ресурсов и результатов, получаемых при использовании ресурсов.

4. Мониторинг оборудования - программа для мониторинга и управлением оборудованием - датчиками и приборами, например на предприятии. Позволяет управлять процессами дистанционно с использованием Интернет или локальных сетей.

5. Определение степени удовлетворенности клиентов. Данный вид мониторинга тесно связан с мониторингом качества услуг. Инструментами данного вида мониторинга являются различные опросы, интервью и.т.д.

Построение системы мониторинга. При проведении мониторинга программы необходимо отслеживать следующие элементы:

а) использование ресурсов (соответствие потраченных ресурсов плану)

б) процесс выполнения программы (соответствие содержания и сроков мероприятий графику выполнения работ, соблюдение технологий, методов, процедур):

в) результаты проведения программы (на сколько достигаются поставленные цели):

г) влияние проведения программы (как проведение программы влияет на ситуацию, в чем заключается ее влияние).

После того как программа разработана и определены элементы, которые будут входить в систему мониторинга программы. Данные элементы, как правило, зависят от содержания программы. Однако общая схема построения системы мониторинга программы включает в себя семь элементов. Во-первых, необходимо определить показатели (индикаторы) на основе которых будет проводиться мониторинг программы, то есть будет отслеживаться ход программы. Во-вторых, определить источники сбора информации для проведения мониторинга. Затем выбрать методику сбора информации, определить с какой периодичностью будет получаться информация о программе. Для исключения получения лишней информации нужно в качестве индикатора для отбора информации ввести необходимость четкой аргументации собранной информации. От периодичности получения информации о программе зависит стоимость мониторинга. Необходимым условием является создание группы, которая будет получать, поставлять и обрабатывать полученную информацию. В процессе мониторинга важна методика обработки и анализа информации, а также определение лиц, которые получат данную информацию.

Уровни мониторинга. Структура программы мониторинга будет зависеть от вида услуг, территориального охвата программы и количества участников.

1. Мониторинг отдельных функций или небольших программ. На данном уровне мониторинг можно проводить по недельным или месячным отчетам менеджеров, содержащих информацию о проведении программы.

2. Мониторинг муниципальных или региональных программ. Для проведения данного вида мониторинга разрабатываются специальные формы отчетов. Основой для мониторинга на данном уровне являются количественные данные.

3. Отраслевой мониторинг. Данный вид мониторинга проводится внутри отрасли на базе различных видов отчетов (годовых, квартальных и.т.д.).

Типология мониторинга программ:

Контроль тенденций (trend monitoring). Использования термина «тренд» названии данного вида мониторинга предполагает, что изменения происходят регулярно, они спланированы и происходят через определенные промежутки времени в краткосрочном периоде и являются специфическим параметром для динамики в долгосрочном периоде. Как правило, данные для такого вида мониторинга не собираются специально для оценки различных показателей, они могут использоваться для различных аспектов мониторинга и оценки.

Мониторинг базового уровня (baseline monitoring). Данный вид мониторинга используется для характеристики существующих качественных условий для планирования программы или бедующего сравнения программ. Основной задачей мониторинга базового уровня является сбор как можно большего количества временных изменений интересующих компонентов программы. Однако недостатком данного метода является отсутствие ясности в процессе перетекания мониторинга базового уровня в контроль тенденций.

Мониторинг исполнения программы (Implementation monitoeing). Данный вид мониторинга оценивает действия, исполняемые согласно плану. Наиболее распространенным примером мониторинга исполнения программы является определение лучшей практики управления как оценка влияния программы на окружающую среду, различных планов и документов. Обычно данный вид мониторинга используется для составления административных обзоров и отчетов и не включает в себя отслеживания качественных характеристик программы. Многие эксперты полагают, что мониторинг исполнения программы является наиболее рентабельным, так является методом сбора информации о программе из различных источников, что делает реальное представление о программе более полным.

Мониторинг эффективности программы(effectivness monitoring). Если мониторинг исполнения программы нацелен на оценку деятельности, включенной в план, то мониторинг эффективности используется, чтобы оценить специфические действия, которые вызывают нежелательный эффект.

Мониторинг проекта (project monitoring). Данный тип мониторинга программ оценивает влияние некоторого действия или проекта на программу и окружающую ее среду. Такой вид мониторинга реализуется с помощью применения метода сравнивания данных, собранных в процессе проведения программы или после ее проведения.

Мониторинг соответствия программе (сompliance monitoring). Целью данного вида мониторинга является установление специфических показателей и критериев программы. Критерии могут быть как количественными, так и описательными. Выделяемые критерии зависят от программы, от среды в которой она выполняется Выбор метода мониторинга и разработка системы мониторинга является наиболее эффективной на стадии разработки программы.