7.3. Источники информации и их идентификация

Информация приобретает ценность только при ее востребо­ванности, т. е. при взаимодействии пользователей (как внешних, так и внутренних) и источников данных. Все источники обраба­тываемых в ходе анализа данных АТП, можно сгруппировать сле­дующим образом.

Источники информации. По характеру источники данных бы­вают плановые, учетно-аналитические и нормативно-справочные.

153

К плановым источникам данных традиционно относят все виды планов, разрабатываемых на АТП, — текущие, оперативные, пер­спективные. Сюда можно отнести еще и внутренние нормативные материалы, разработанные на самом АТП: требования к качеству перевозок грузов и пассажиров, качеству технического обслужива­ния и текущего ремонта подвижного состава и др. Внутренние нор­мативы относятся к постоянным источникам информации, посколь­ку не изменяются в течение длительного периода времени.

Учетно-аналитические источники данных — это документы опе­ративного, статистического и бухгалтерского учета, а также все виды отчетности, первичной учетной документации. Информа­ция из таких источников — база для планирования, анализа, уп­равления и контроля за выполнением плановых заданий, эффек­тивностью использования производственных ресурсов предприя­тия. При помощи документов учетно-аналитического характера устанавливают степень ответственности исполнителей за поручен­ную или выполненную работу.

К нормативно-справочным источникам данных относят докумен­ты, которые регулируют финансово-хозяйственную деятельность предприятия, а также источники информации, не отнесенные к перечисленным ранее:

• официальные документы, регламентирующие деятельность АТП: законы государства; указы президента; постановления пра­вительства и местных органов власти; акты ревизий, обследова­ний и проверок; инструкции финансовых и банковских учрежде­ний; приказы и распоряжения руководителя АТП и др.;

• хозяйственно-правовые документы: договоры перевозки; за­явки на обслуживание; трудовые контракты; решения арбитража и судебных органов; рекламации, полученные от грузовладельцев и др.;

• материалы собраний трудового коллектива АТП в целом и отдельных его структурных подразделений;

• техническая и технологическая документация, касающаяся непосредственно процессов перевозки, эксплуатации автомоби­лей (подвижного состава), управления и обслуживания на АТП;

• материалы специальных обследований, проводимых на АТП (личные наблюдения, фотографии рабочего дня, хронометраж и др.);

• сведения о занимаемой позиции АТП на рынке транспортных услуг, полученные из средств массовой информации, Интернета, книг и отраслевых периодических изданий;

• устная информация, получаемая менеджерами во время об­щения с производственным коллективом на своем АТП или с представителями других организаций.

По отношению к объекту исследования (АТП) источники дан­ных могут быть внешними и внутренними. Внутренняя информа-

154

I ция генерируется в подразделениях АТП и, как правило, за рам-

I ки предприятия не выходит. Таким образом, внутренние источни-

I ки информации можно сгруппировать следующим образом:

I • учредительные документы;

I • первичные документы, фиксирующие обеспеченность основ-

I ными и оборотными средствами, их состояние и использование;

1 • юридические документы, фиксирующие отношения с грузо-

| владельцами, поставщиками горюче-смазочных материалов и за-

; пасных частей, инвесторами, вкладчиками и др.;

I • данные, поступающие из плановых и учетно-аналитических

\ источников;

• бизнес-планы и др.

Наряду с внутренними источниками информации для анали­тической деятельности необходимо располагать информацией о \ состоянии внешней среды, т.е. данными, поступающими из ис­точников информации, находящихся вне АТП. В ее состав входят:

• политическая информация, характеризующая позицию го- ';• сударства в данный момент времени и намечаемые изменения в \. области поощрения или ограничения отдельных видов деятель- I ности;

': • экономическая информация о состоянии спроса и предложе-; ния на отечественных и зарубежных рынках транспортных услуг, о процентных ставках за кредит, о колебаниях курсов иностран-I ных валют, о состоянии и тенденциях развития отрасли транс­порта и др.;

• информация о перспективах взаимодействия АТП с субъекта- ^,: ми внешней среды (грузовладельцами, поставщиками материаль­ ных ресурсов, инвесторами, банками, конкурирующими транс­ портными предприятиями и т.п.), их деятельности, их финансо­ вой устойчивости;

• информация об имидже, деловой репутации возможных эко­ номических партнеров.

Источниками внешней информации являются периодические издания (в том числе и отраслевые), телевидение, Интернет, орга­ны государственной статистики, конференции, деловые встречи, личные наблюдения менеджеров, а также фирмы, специализиру­ющиеся на сборе и обработке информации по заказам пользова­теля.

По отношению к предмету исследования источники данных могут формироваться из основной и вспомогательной информа­ции. Вспомогательная информация необходима для более полной, ' развернутой характеристики рассматриваемой предметной облас­ти на АТП.

По периодичности поступления аналитическая информация

подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам

'' регулярной информации относят производственные задания, нор-

155

мативы, отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на АТП. Понятно, что такая информация сохраняет свое значение в течение определенного периода времени (длительного или не­продолжительного). Эпизодическая информация формируется по мере необходимости и надобности (например, сведения о новом по­явившемся на рынке транспортных услуг конкуренте или потен­циальном грузовладельце).

Наконец, последним признаком группировки источников ин­формации АТП является ее отношение к процессу обработки. Так, информация может быть первичной и вторичной. Первичная ин­формация возникает в ходе производственного процесса АТП как открытой системы, т.е. предприятие в ходе своей деятельности активно взаимодействует с внешней средой, используя ее ресур­сы и предоставляя ей свою продукцию, и в соответствии с этим постоянно изменяется. В ходе регистрации такого изменения по­являются текущие первичные данные, или данные первичного учета. Источниками подобных данных являются первичные документы (путевой лист), инвентаризация, обследования и наблюдения раз­личных явлений и процессов, анкетные опросы и интервью со­трудников своего или представителей других предприятий. Вто­ричная информация возникает в результате определенной обработ­ки или преобразования данных из отчетов, сводных планов, ак­тов проверок, сведений, полученных из статистических справоч­ников, отраслевых журналов и т.п.

Наиболее удобная и целесообразная последовательность использо­вания различных источников данных на АТП следующая. Вначале изучают и анализируют учетно-аналитическую и плановую доку­ментацию. При дальнейшем более детальном рассмотрении при­влекают нормативно-справочные данные, а также сведения пер­вичного учета, которые нельзя получить непосредственно из от­четности.

Идентификация информации. Аналитической обработке данных предшествует процедура их идентификации*, т.е. проверка того, насколько полно и адекватно они отражают исследуемые процес­сы и на самом АТП, и при его взаимодействии с внешней средой.

Недостоверность информации вызывается рядом причин раз­личного характера. Среди них принято выделять объективные (не­зависимые) и субъективные, присущие АТП.

Объективная причина несоответствия информации реальному со­стоянию АТП и действительным результатам его деятельности — это прежде всего несовпадение законодательно установленных правил оценки стоимости имущественного комплекса и факти-

* Идентификация (от лат. idem — тот же самый, facere — делать) — уподоб­ление, установление равнозначности, тождества каких-либо объектов на основе тех или иных признаков.

156

ческой его рыночной стоимости. Определение размеров дохода и I затрат, и, следовательно, финансовых результатов в известной ', мере условно, поскольку зависит от принятой учетной полити­ки и правил их признания. Отклонение информации от реальной действительности вызывается и другими объективными причи­нами, к числу которых относятся неточность определения физи­ческого, морального, экономически целесообразного и рацио­нального сроков службы основных фондов, уровня производ­ственного риска, а также обесценивание имущества АТП вслед­ствие инфляции и др.

Субъективной причиной получения недостоверной информации является недостаточная квалификация персонала (качество под­готовки), вызывающая ошибки в оформлении первичной доку­ментации и составлении отчетов, аналитических записок. К субъек­тивным причинам может также относиться и сознательное иска­жение внутренней и внешней информации ее составителями с целью получения определенных экономических выгод и др.

Все перечисленные объективные и субъективные причины вы­зывают необходимость идентификации данных и внесения кор­ректив в данные, способствующих их приближению к реальному состоянию деятельности АТП.

Процесс идентификации информации об объекте (АТП) может включать в себя несколько этапов. Аналитик в зависимости от типа данных может воспользоваться только одним этапом их иденти­фикации, а при более детальном распознавании — несколькими.

Первый этап — прямая счетная проверка, т. е. соответствие по­лученных данных повторному их пересчету (если показатели вы­водятся один из другого путем сложения, вычитания, деления или умножения). На предприятии целесообразно разработать спе­циальные таблицы счетной проверки, в которых указывается, ка­кие данные должны сопоставляться и какие именно арифмети­ческие действия должны проводиться по отдельным показателям для выявления их совпадения.

Второй этап — встречная проверка, т. е. сопоставление инфор­мации из разных источников. При этом сопоставляют внутренние данные, а также данные, полученные из внешних источников; выясняют причины выявленных расхождений, что существенно для идентификации информации и по возможности в нее вносят необходимые корректировки.

Третий этап — логическая проверка. На этом этапе аналитик с учетом сложившейся обстановки выясняет, насколько можно до­верять внутренней и внешней информации об объекте рассмотре­ния. Логическая проверка достаточно субъективна и слабо подда­ется формализации, поэтому выводы аналитика носят в основ­ном предварительный характер и во многом зависят от его квали­фикации и опыта практической деятельности.

157

Более детально характеристики информации представлены на рис. 7.2 в виде определенной иерархической структуры. Все пере­численные на рис. 7.2 характеристики достаточно легко интерпре­тировать, поэтому поясним только некоторые из них.

Верифицируемость — установление осмысленности информа­ции, т.е. возможности информации оказаться истинной или лож­ной. Информация, согласно принципу верификации, считается научно осмысленной, если можно указать логический способ ее проверки.

Достоверность — возможность информации отражать реально существующие экономические процессы на предприятии с задан­ной точностью.

Релевантность — соответствие содержания информации обра­зу отображаемого объекта деятельности АТП. Такая информация об объекте поступает пользователю к определенному заданному сроку, является полной и ценной для построения прогнозов раз­вития АТП.

Релевантность может выражаться в трех формах:

• синтаксической адекватности, связанной с воспроизведени­ем формально структурных характеристик отражения абстрагиро­вание от смысловых и пользовательских параметров информации;

• семантической, учитывающей смысловое содержание инфор­мации;

• прагматической, отражающей соответствие информации цели управления. Прагматический аспект связан с ценностью, полез­ностью информации для выявления альтернатив и выбора среди них лучших управленческих решений.

Известно, что эффективность аналитической деятельности оп­ределяется показателем качества. Есть правила, следуя которым,

158

• можно установить заданное качество информационных материалов АТП:

• целесообразно выявить соответствие отчетности утвержден-, ным (действующим) формам;

• определить полноту представления отчетности;

• в первую очередь рассмотреть правильность заполнения форм, подсчетов и вычислений, преемственность и сопоставимость от­четных данных по объему транспортной продукции; доходу от реализации услуг; тарифам; методике расчета показателей и т.п.;

• уточнить правильность и своевременность отражения в учете и отчетности финансово-хозяйственных операций;

• проанализировать полноту, сроки проведения инвентариза­ции имущественного комплекса АТП, расчетов, выполнения крат­косрочных и долгосрочных обязательств и т. п.

Соблюдение этих правил на АТП способствует совершенство­ванию аналитической деятельности, что приводит к повышению эффективности принимаемых менеджерами решений.

Контрольные вопросы

1. Приведите примеры по каждому типу запросов на выдачу и обра­ботку информации, используемой в АТП (см. подразд. 7.2).

2. Назовите несколько конкретных макроэкономических показателей и индикаторов, формирующих одноименный массив информации в АТП.

3. Объясните, для чего менеджеры сопоставляют информацию, полу­ченную ими из массивов внешней и внутренней среды предприятия?

1. Для чего нужна группировка источников данных АТП?

4. Информация, содержащаяся в статистических ежегодниках и от­раслевых периодических журналах, является первичной или вторичной? Почему?

5. Каким образом высокий уровень нестабильности внешней среды влияет на достоверность получаемой в АТП информации?

2. Что такое полезность информации для принятия решений?

6. Кого включают в аналитическую команду при проведении комп­лексного анализа деятельности АТП?

7. Назовите факторы, повышающие эффективность аналитической деятельности команды.