5.4. Основные формы документации кадровой службы

Распорядительная документация

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Порядок подготовки и оформления приказов устанавливается Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г., и разработанными на ее основе индивидуальными инструкциями по делопроизводству конкретных министерств и ведомств.

К распорядительной документации кадровой службы относятся приказы о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации; приказы по кадровым вопросам назначения, перевода на другую работу, увольнения, предоставления дополнительного (учебного) отпуска, установления неполного рабочего дня, неполной рабочей недели, отзыва из очередного отпуска, наложения взыскания и поощрения, объявления благодарности, присвоения квалификационного разряда государственным служащим, командирования и др.

Приказы оформляются на бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

• - наименование вышестоящей организации;

• - наименование организации (подразделения) – автора документа;

• - название вида документа;

• - дата и номер документа;

• - место издания;

• - заголовок;

• - подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. обязательно для всех организаций, учреждений и предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

Требования к составлению распоряжения те же, что и правила составления приказов, но ключевое слово приказа ПРИКАЗЫВАЮ, разделяющее вступительную и распорядительную части документа, заменено словами ОБЯЗЫВАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, ПРЕДЛАГАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ.

Распоряжение может состоять только из распорядительной части. Текст распоряжения, как правило, содержит:

• - конкретное задание исполнителям;

• - фамилию ответственного исполнителя;

• - срок исполнения.

Документ оформляется на общем бланке организации и подписывается руководителем или его заместителем.

Решение

Решение – документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам. Требования к составлению и оформлению решения аналогичны требованиям к другим распорядительным документам, но ключевым словом в нем выступает слово РЕШИЛ или РЕШИЛИ. Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

Справочно-информационная документация

Документы этой группы не содержат поручений. Их основная функция – информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз – от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх – от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонтальным связям – между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка¹⁷.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются:

• - фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших договор;

• - место работы с указанием структурного подразделения;

• - дата начала работы;

• - наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

• - права и обязанности работника;

• - права и обязанности работодателя;

• - характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

• - режим труда и отдыха;

• - условия оплаты труда;

• - виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка

Личная карточка работника – документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления – машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов личного дела включает:

• - внутреннюю опись документов дела;

• - личный листок по учету кадров (или анкету);

• - дополнение к личному листку по учету кадров (или дополнение к анкете);

• - автобиографию;

• - копии документов об образовании;

• - копию документа (выписку) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• - характеристику или рекомендательные письма;

• - заявление о приеме на работу или трудовой договор/контракт;

• - копию приказа о приеме на работу.

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых трудовым коллективом). В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника, а также характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личностные качества работника.

Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).

Документирование оценки деятельности персонала управления

Оценка деятельности персонала управления осуществляется:

• - при проведении аттестации;

• - при присвоении квалификационных разрядов;

• - при вынесении взысканий;

• - при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением об аттестационной (квалификационной) комиссии, которое утверждается руководителем организации (или его приказом).

При подготовке к аттестации составляется отзыв (или рекомендация) о работе аттестуемого, который подписывается руководителем структурного подразделения или его заместителем.

Оценка деятельности персонала управления отражается в протоколе аттестационной комиссии. Результаты аттестации фиксируются в аттестационном листе, включающем помимо оценки деятельности работника рекомендации аттестационной комиссии.

Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания.