5.5. Организация работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

• - обработка поступающей и передаваемой документации;

• - доведение документации до исполнителей – работников системы управления персоналом;

• - регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

• - формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

• - копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

• - контроль исполнения документов по личному составу;

• - передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

• - хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычисляются по формуле "75 - В", т.е. 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.