5.1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации становится глубокое знание ими действующих нормативных правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Технологический процесс создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельности подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления персоналом.

Документационное обеспечение организации регламентируется:

• - законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;

• - правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

• - правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

• - государственными стандартами на документацию;

• - унифицированными системами документации;

• - общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;

• - Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

• - нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;

• - нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

• - Закон Российской Федерации "О стандартизации" от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации и порядок работы по ее осуществлению;

• - в Законе Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485 определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны и др.;

• - Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов;

• - порядок использования государственного языка в официальных документах устанавливается Законом Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25 октября 1991г. № 1807-1;

• - использование изображения Государственного герба Российской Федерации на документах регламентируется Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 20 декабря 2000 г. № 2-ФЗ;

• - правила оформления документации с использованием товарного знака определены Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

В соответствии с Законом РФ "О стандартизации" утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории Российской Федерации. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации. В практике делопроизводства важнейшими среди них являются:

• - ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения";

• - ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца";

• - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (в редакции от 21 января 2000 г.);

• - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения".

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цель создания УСД – сокращение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве страны.

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов, подразделяемых на три группы:

• - классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (в их числе Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД);

• - классификаторы информации об организационных структурах (в их числе Общероссийский классификатор предприятий и организаций – ОКПО);

• - классификаторы информации о населении и кадрах.

"Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)" является наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства, устанавливающим единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Основные положения этого документа получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1994 г.) и пришедшей ей на смену Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г.

Нормативные документы по труду и охране труда служат основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объема выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводству, утвержденные в 1995 г., рекомендованы для применения в федеральных органах исполнительной власти, учреждениях и общественных организациях, на предприятиях независимо от форм собственности для расчета норм времени, определения трудоемкости работ и численности работников, организации работы в службах документационного обеспечения управления.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления, утвержденные в 1993 г., предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией как в традиционной форме на бумажном носителе, так и в условиях автоматизации управленческих процессов.