Советы руководителю совещания

На этапе подготовки руководитель обдумывает организационные вопросы, прогнозирует возможные варианты решения вынесенного на обсуждение вопроса.

Прежде всего, необходимо провести отбор участников совещания по данной конкретной проблеме и, в случае необходимости, дать задания компетентным лицам по подготовке соответствующих материалов. Далее чётко спланировать проведение совещания, определить реально необходимые затраты времени (с учётом уровня подготовленности и информированности участников).

Целесообразно продумать вопросы:

– Как точнее сформулировать проблему и определить роль партнёров по общению (дать почувствовать необходимость их активного участия в переговорах);

– Каковы возможные направления поисков, возможные варианты решения?

– Нельзя ли проблему разбить на составные части, чтобы, в случае осложнения, решить хотя бы часть?

На этапе проведения совещания руководитель стремится создать и поддержать конструктивно-критическую атмосферу беседы, чувство ответственности каждого участника за принимаемое решение (руководитель подчёркивает общую заинтересованность в мнении каждого выступающего). Атмосфера должна быть деловой и доверительной одновременно. Культура делового общения предполагает «этикетное оформление» совещания (приветствие в начале, благодарность за участие, пожелание взаимных успехов – в конце).

Главное организационное условие – это поэтапное целенаправленное решение проблемы. Оно обеспечивается:

– чёткостью постановки проблемы и условий её решения;

– такой постановкой вопроса, которая будит мысль и косвенно приглашает участников к выступлению;

– умением руководителя корректно направлять ход беседы в нужное русло, фиксировать главное, делать промежуточные выводы;

– умением дать суммарный анализ высказанных предложений, выделить объективные условия успешного решения проблемы.

Главное психологическое условие и залог эффективности совещания – доверительное отношение к партнёрам по общению, конкретное представление об их возможностях, предвосхищение возможных контраргументов, понимание их позитивной роли и, наконец, чувство удовлетворения от участия в коллективной работе.