Реквизит «дата документа»

Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

– дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

– дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

– дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т. п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, до­пускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата приставляется при завершении оформления документа. Дата указывается верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля.

Реквизит «регистрационный номер документа»

Индексом (регистрационным номером) является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например: № 1, № 2, № 3... .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример: № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 – структурное подразделение, 04 – номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.