Образец письма-запроса:

Штамп торговой фирмы Директору обувной фабрики

(её наименование, адрес, г-ну Петрову В.В.

Телефон, расчётный счёт, 103257, Москва,

Дата) Флотская, 26

О посылке каталогов

В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.

Директор подпись И.П. Васильев

Для ускорения подготовки запроса используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование вида документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; подпись импортёра.

Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.)

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.