Структура делового письма

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой («О чём?»). Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Регламентированные письма имеют четкую структуру и, как правило, состоят из двух частей: в первой, вводной части указываются цели отправителя, излагаются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.2010 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящика и проверке содержимого с участием представителя была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 N2 247)…».

На основании указанных целей и причин во второй, основной части письма делаются заявления, осуществляются речевые действия, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Другие образцы речевых действий, выражающихся в основной части письма: Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...; Просим рассмотреть наше предложение ...; Просим подтвердить получение груза ...; Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...; На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...; Направляем вам протокол согласований получение партии ТНП ...

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.