Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы являются центром деловой письменности. Они ярче всего демонстрируют все особенности официально-делового стиля в жанрах приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов» регулярно переиздаются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по основной деятельности предприятия (организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и т.п.) и по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма.

Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок («О реорганизации предприятия», «Об изменении графика работы», «Об изменении оплаты отпусков», «О приеме на работу»). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:

– нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

– решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

– производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» – конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.

Далее – «что сделать?» – указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;

Далее «до какого числа?» – указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.

Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоят из клишированных фраз.

В констатирующей части:

Во исполнение постановления... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.94 г., на

основании представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с производственной необходимостью...

В связи с реорганизацией отдела инвестиций

В распорядительной части:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

Срок исполнения до...

Образец приказа:

ЗАО "АКРУС"

ПРИКАЗ

09.01.2010 №1

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2010

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2010 по 10.02.2010.

2. Гл. бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2010.

3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор подпись Г.К. Лан

По этой же схеме составляются тексты распоряжений, решений и постановлений, Меняется лишь реквизит «название вида документа» и в распорядительной части вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» для распоряжений, «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ» для решений, «Постановляю» для постановлений.

Распоряжение – это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.

Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями.

Образец распоряжения:

ОАО «ЭРМОН» РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.08.95 № 23

Об отпуске товаров торговому дому «Русь»

В соответствии с заключённым контрактом от 01.06.2010 № 3/128

ОБЯЗЫВАЮ:

Зав. складом Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома «Русь» Корневу А.И. ТНП в следующем ассортименте

Директор подпись С.И. Ильин

Главный бухгалтер подпись И.В. Борисова

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам, и как вид документа в практике работы предприятий используется всё реже.

Образец решения:

ЗАО "Российская пушнина" Совет директоров

РЕШЕНИЕ

07.04.2010 № 5

Москва

О подготовке к пушному аукциону в

Санкт-Петербурге

На основании координационного плана от 03.01.2010 Совет директоров ассоциации "Российская пушнина"

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Ва­сильева А.Д.

2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2010.

3. Смирнову Л.В. подготовить уточненный ассортимент пушных из­делий, пользующихся наибольшим спросом, и представить. на рассмотрение Совету до 15.04.2010.

Председатель Совета подпись А.Л. Шилов

Члены Совета подпись М.А. Горбунов

подпись А.С.  Шумов

Постановление – это заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова «Постановляю», «Постановляет». В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он со­ставляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – инициалы и фамилия;

Секретарь – инициалы и фамилия;

Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество;

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2010 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…;

ВЫСТУПИЛИ:…;

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т. д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Форма полного протокола:

АО "Реал-контракт

ПРОТОКОЛ

09.09.2010 №21

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов;

2. .....

1.СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.Б. – изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ.В. Громова до 15.09.2010 (отв. И.С. Шувалов)

2.СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь………………………………………..подпись……………И.В. Розова

Форма краткого протокола:

АО "Статус"

ПРОТОКОЛ

12.07.2010 №4

общего собрания коллектива

Председатель: Л.И. Соколов

Секретарь: А.Р. Саркисова

Присутствовали 28 сотрудников.

Приглашенные: зам. директора АО "Интур" О.Б. Лан.

Рассмотренные вопросы:

1. Об организации летнего отдыха сотрудников. (Выступили Грачев И.В., Каршин А.И., Лан О.Б.).

2. О переходе на новую систему премирования (Выступили Словин Н.И., Шмелев А.Н.).

Принятые решения:

1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.2010 (Отв. Н.И. Крон).

1. Перейти на новую систему премирования с 01.07.2010 (Отв. А.В. Васильев).

Председатель подпись Л.И. Соколов

Секретарь подпись А.Р. Саркисова

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверж­дающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приёма-передачи документов с грифом «Конфиденциально»

В основной части акта излагаются цели, задачи и содержание проведённой работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил тран­спортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Образец акта:

АО «ИНФАКАП» Утверждаю

Отдел рекламы Директор

Подпись Г.К. Белозёров

22.12.09

АКТ

21.12.09 № 7

Приёма-передачи ПЭВМ

Основание: докладная записка нач. отдела 12 Правова И.С. от 20.12.09.

Комиссия в составе председателя И.С. Правова и членов: О.Б. Славина и И.В. Орлова составили акт приема-передачи ПЭВМ PS\1 486 D-33 инв. № 21 из отдела рекламы в отдел 12.

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью уком-плектованой (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).

ПЭВМ передаётся отделу маркетинга на срок выполнения работ по контракту № 22/47.

Председатель комиссии подпись И.С. Правов

Члены комиссии подпись И.В. Орлов

подпись О.Б. Славин

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости решения внутрикорпоративных вопросов – поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях – и может содержать предложения или просьбу составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые и вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания, Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» М, 1989).

В докладной и служебной записках информация часто представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом что – «Довожу до Вашего сведения, что...»; «Считаю, что…» – а просьба выражается с помощью производного предлога причины в связи и глагола повелительного наклонения прошу.

Образец докладной записки:

ООО "Ченелл и С" Директору фирмы

Отдел рекламы Гущину А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция руководителя

07.04.2010

О дополнительном финансировании

заказа № 174/15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2010 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно ________ млн. руб. для завершения работ по заказу № 174/11.

Начальник отдела

подпись И.Р.Логинов

Отметка о направлении в дело.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗОТ РФ).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по за­просу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов: Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Образец справки:

Эмблема АО Школа № 1236

АО "КОНТУР"

Юридический адрес

СПРАВКА

00.00.00 №

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы АО "КОНТУР" с окладом 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей.

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

МП

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

– наименование фирмы;

– название вида документа;

– дата и время передачи (приема);

– адресат;

– текст;

– подпись;

указания должностей и ф.и.о. лиц, принявших и передавших телефонограмму;

номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется секретарем-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках (при частом использовании этого вида документов) или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроиз­носимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению, и т. д.

Телефонограмма после составления должна быть проверена и под­писана руководителем предприятия.

Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм и номеров их телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать имя своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица,

принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

Образец телефонограммы:

Оргкомитет «Возрождение» Дирктору ОАО «ЛОГОС»

Смирнову И.В.

т. 144-28-17

ТЕЛЕФОНОГРАММА

05.09.2010

Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Время проведения – 12.09.2010. Регистрация участников в 16.00.

Председатель оргкомитета подпись А.Л. Глебов

Передал Принял

Референт И.С. Круглов Секретарь А.Р. Устинова

т. 239-15-19 т. 144-28-17

05.09.2010 14.ч. 15.мин.