Публичная презентация

Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 до 200 человек) и групповыми ( от 15 до 50 человек).

Публичная презентация представляет собой хорошо спланированное мероприятие. Обычно она проводится в соответствие с заранее разработанным сценарием, в ней используются визуальные вспомогательные средства (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5 – 2 часов. Начинать её рекомендуется примерно в 15.00 – 16.00 часов. После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00 – 19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами. Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используются недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты. При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э.Джей в книге «Эффективная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который всё это презентует».

Автор подчёркивает, что с людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

– они объединяются и солидаризируются;

– они единодушно принимают и одобряют чьё-то лидерство.

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятные для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Контрольный список действий:

1. Определитесь с целью презентации.

2. Решите, кто и что будет делать.

3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении всё, что он хочет внушить слушателям.

4. Все ведущие должны сделать наброски выступлений.

5. Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию.

6. Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений.

7. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом.

8. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы.

9. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить её.

10. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно).

Источник: Энтони Джей. Эффективная презентация. 1996. С.55.

Подводя итог, отметим, что для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры её проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т.п.) и чёткое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта. Не следует скрывать недостатки проекта, если таковые имеются, однако необходимо при этом объяснить, с чем они связаны, каковы перспективы их преодоления, и подчеркнуть, что достоинства проекта почти полностью компенсируют его недостатки.