Образец письма-ответа 2:

Уважаемые господа!

Мы благодарим вас за запрос от________ на поставку изделий нашего предприятия (наименование товара).

Однако мы вынуждены внести некоторые изменения в условия поставки. В связи с увеличением цен на бензин стоимость транспортировки возрастёт на (%, сумма)

Просим сообщить в ближайшее время, согласны ли вы с изменившимися условиями поставки товара.

Коммерческий директор

Предприятия подпись инициалы, фамилия

Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…; Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и просим вернуться к нему…; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку…

Предложение (оферта): Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Предложение называется твёрдым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложенич; (4) сведенич о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортёра).

Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш запрос…; Ссылаясь на предварительные переговоры… мы предлагаем Вам поставить… отправить… отгрузить на указанных ниже условиях…; в счёт взаимных поставок…; в количестве (тонн, центнеров, единиц)…; Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее…; Цена… составляет…; Товар будет поставляться…, поставка товара будет произведена в течение…; Платёж производится через банк… ; наличными…; При предъявлении счёта и транспортных документов…; сроки платежа…; Настоящее предложение действительно до______с.г.

Образец письма-предложения:

(трафаретное письмо)

Благодарим Вас за запрос от_______________ и сообщаем, что можем

Предложить Вам ___________________ в количестве______________

(наименование товара)

Качество –

Упаковка –

Цена –

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до _______________________

С уважением

Подпись

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключённой. После этого заключается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Уважаемые _______________________!

Благодарим за Ваше предложение от_________на_________________

________________________ и сообщаем, что согласны закупить у Вас

(наименование товара)

товар на следующих условиях:

Количество –

Качество –

Цена –

Маркировка –

Условия поставки –

Условия платежа –

Сроки поставки –

Арбитраж –

В ближайшее время вышлем Вам для подписания наш контракт.

Подпись

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договорённости.

Письма при этом могут оформляться следующим образом:

Образец 1:

Уважаемые __________________________!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от__________ на_________________________________

(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением Подпись

Образец 2:

Уважаемые __________________________!

Подтверждаем получение Вашего предложения от ________________

На________________________________ и сообщаем, что в настоящее

(наименование товара)

время в связи с изменившимися обстоятельствами мы не имеем возможности закупить этот товар.

С уважением……………………Подпись

Рекламация (претензия) – коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация обычно состоит из трёх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию…; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…; К сожалению, условия нашего контракта не выполняются…; При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки…; При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной…; Была обнаружена недостача…; Сумма причинённого ущерба составляет…; Это даёт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд…; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесётесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своём решении.

Образец рекламации:

Штамп фирмы (Наименование зарубежной

«Прогресс» фирмы)

О возмещении убытков

26.03.2010 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной 248 в количестве 250000 кг по счёту № 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были нами возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 226695/289.

В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой… убытки в размере… Сумму следует перечислить ….

Приложение: коммерческий акт № 226695/289.

Директор (подпись) инициалы, фамилия

Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаётся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению – решение по ней пока не принято; (3) претензия признаётся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от… получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счёт сумму…; Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению…; Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам… Однако мы не сможем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки…; Ваша претензия признана необоснованной…; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как…

Ответ оформляется как обычное письмо:

Уважаемые __________________________!

Ваше письмо № ______ от ____________ нами получено. Вы обращаете наше внимание на нарушение сроков поставки холодильного оборудования по контракту № _________.

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по телефону.

С уважением Подпись

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма – письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления).

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.

Свободное владение деловым письмом – умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы – входит в число приоритетных профессиональных навыков делового человека.