Структура коммерческих писем

Запрос: Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг.

Письма-запросы используются в том случае, когда не представляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нём необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорённости, прежние письма.

Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорённостью… Вашей рекламой… нашим телефонным разговором…; Просим…, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку…; Мы заинтересованы в срочной поставке…; Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар…; Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение…