Этикет делового письма

Этикетные формулы обязательны в оформлении делового письма. Они определяются жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и в значительной мере носят условный, ритуальный характер. Еще А.С. Пушкин заметил в «Путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ…; Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной…; Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…; Мы надеемся па Вашу заинтересованность в расширении связей… и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае – только должность:

Начальник Главного Управления образования

(Подпись)

Е.Я.Коган

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета: Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...; Благодарю Вас за участие...; Искренне благодарю Вас за...; Сердечно благодарю Вас за ...; Прошу Вас направить в наш адрес ...; Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...; Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудни­чество ...; С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...;

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся

– различные виды похвалы: Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала); Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала); Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала)

выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: Выражаю надежду на…; Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…; Надеемся на скорейшее принятие решения ... Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий…; Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…; Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…; Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время…; Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)…; Мы были рады получить Ваше письмо…; Большое спасибо за факс от 04.06.2010…; Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…; Благодарю за...;

выражение поздравления, извинения, пожелания: Примите наши поздравления ...; Желаем успехов в …; Приносим извинения за… по поводу… и т.п.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы: Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции; В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего – помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем»^*. Это особенно важно в наши дни, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер. Сегодня жанр деловой письменности требует от составителя не только стандартизации языковых средств, но и проявления собственной индивидуальности.