13. Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей
Одним из показателей культуры менеджера является его умение налаживать межличностные контакты в коллективе. Руководители ежедневно затрачивают около 50% времени на получение устной информации и выдачу устных распоряжений. Рационализация проведения деловых бесед резко повышает эффективность управленческого труда.
Деловая беседа — это устный контакт между заинтересованными в общем деле работниками, включая представителей различных организаций, которые имеют необходимые полномочия для их проведения. Задача беседы состоит в том, чтобы заранее определить, какие факты нужны, организовать их быстрый сбор и вовремя прекратить беседу.
Любая беседа, как правило, имеет следующую структуру:
1. Вступительное слово инициатора беседы (повод, причины, цель).
2. Взаимная информация (вопросы, ответы, изучение документов).
3. Предложения инициатора беседы, обмен мнениями.
4. Вопросы собеседника по проблеме, иногда внесение своих предложений.
5. Ответы инициатора беседы, обмен мнениями.
6. Формирование общих выводов, принятие или отклонение решений.
Техника проведения деловой беседы:
1. Внимательно выслушайте собеседника. Часто собеседники не выслушивают друг друга.
2. Не пренебрегайте предубеждениями собеседника.
3. Избегайте неверных толкований (спросите, что он подразумевает под этим понятием).
4. Уважайте своего собеседника.
5. Всегда будьте вежливы, тактичны.
6. Если нужно, умейте быть непреклонным.
Только правильно спланированные и соответствующим образом подготовленные беседы достигают цели.
Проведение собраний, совещаний. Многие собрания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся, т.к. тот, кто будет руководить, забыл подготовиться сам и подготовить совещание.
Выделяются следующие виды совещаний:
1. Проблемные — выработать метод решения возникшей проблемы.
2. Учебные — дать участникам знания.
3. Разъяснительные — убедить сотрудников в правильности политики и неизбежности принятых шагов.
4. Информационные — обобщение сведений и изучение различных точек зрения на возникшие проблемы, информирование участников.
Правила подготовки и проведения совещаний:
1. Необходимо четко определить цель (тему) совещания.
2. Разработать повестку дня — целесообразную последовательность рассмотрения вопросов.
3. Ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться.
4. Заранее оповестить участников совещания.
5. Размещение, температура, звукоизоляция, вентиляция имеют значение. Каждый из присутствующих должен видеть и слышать выступающего.
Опыт свидетельствует, что на совещания затрачивается чрезмерно много времени. Например, директора предприятий тратят на них 25-43% рабочего времени, начальники цехов — 30-45%. Большинство совещаний не достигают цели. Японцы вместо совещания собирают письменные отзывы о проекте решения, что резко сокращает затраты.
Прием посетителей. Организаторская работа немыслима без приема посетителей. Однако руководитель должен регулировать прием подчиненных сотрудников, приходящих по собственной инициативе. Для этого разрабатывается распорядок рабочего дня как руководителя, так и подчиненных ему сотрудников.
Анализ показывает, что примерно половина посетителей могла бы решить вопросы на более низком уровне управления. Поэтому хороший секретарь может резко ограничить количество посещений. Частично посещение может быть заменено телефонным разговором или же время посещения согласовано по телефону.
Руководитель должен поддерживать необходимый уровень внимания к посетителю, выделять из речи главное, оценивать информацию, отделять фактический материал от субъективного мнения и оценок собеседника. Слушать его так, как будто его слова стоят миллионы. Умение слушать достигается длительными тренировками.
Рекомендуется при проведении беседы соблюдать требования:
1. Принять активную позу.
2. Сосредоточить взгляд на говорящем.
3. Поддерживать устойчивое внимание к говорящему.
4. Логически планировать процесс слушания (иногда говорящий выделяет в своей речи основные положения, но чаще это приходится делать слушателю).
5. Преждевременно не оценивать беседу. Любая речь должна быть выслушана полностью.
Для оценки эффективности приема посетителей и проведения беседы целесообразно проводить самооценку.
- 1. Понятие и содержание менеджмента, его универсальный характер. Уровни управления. Управление как наука и искусство
- 2. Эволюция управленческой мысли. Донаучный период развития менеджмента
- 3. Развитие менеджмента как науки. Школа научного управления Тэйлора. Административная школа Файоля
- 4. Школа человеческих отношений и поведенческих наук. Школа количественных методов
- 5. Процессный, системный и ситуационный подходы
- Методы менеджмента
- Цели и функции менеджмента Миссия организации
- Философия компании
- Примеры формулировок миссии
- Цели организации и их классификация
- Классификация целей менеджмента
- Управление по целям (результатам)
- Функции менеджмента
- Основные функции, выполняемые менеджерами. Задачи и взаимосвязь функций
- 7. Требования к современным менеджерам
- Уровни менеджмента
- 1.4. Структура управления организацией
- 1.4.1. Определение понятия и принципы построения
- Организационно-управленческие структуры. Принципы их построения.
- Линейно-функциональные структуры.
- Производственная структура
- Организационная структура
- Организовывание как процесс формирования взаимоотношений полномочий Делегирование полномочий. Полномочия. Ответственность
- Неформальная структура коллектива
- Организация труда менеджера: планирование личного труда, делегирование полномочий
- 13. Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей
- 14. Управленческие решения: виды, этапы принятия сложного управленческого решения
- 15. Рабочее место менеджера, режим труда и отдыха
- 16. Коммуникации в организациях. Межличностная модель процесса общения
- Мотивация работников
- Технология мотивирования
- 18. Конфликты в организации: понятие, классификация, способы разрешения
- Стратегии поведения менеджера в конфликтных ситуациях
- Конфликтность. Виды и последствия конфликтов
- 20. Стиль руководства
- 9.1. Режим подчинения руководителю
- 1.9. "Управление загородным клубом"
- 1.1. "Нищета управления"
- 5.5. Управление "человеком организации"
- 9.9. Коллективное управление
- 22. Приемы выработки эффективного стиля руководства
- 23. Организация системы контроля исполнения
- Природа возникновения конфликта
- Типы конфликта
- Причины конфликта
- Последствия конфликта
- Управление конфликтной ситуацией
- Структурные методы
- Поведения менеджера в конфликтных ситуациях
- Практические занятия
- Руководство
- Руководство, лидерство и власть: соотношение понятий
- Эффективность менеджмента
- Этапы принятия решений
- Мотивация
- Концепция оценки эффективности менеджмента
- 1. Концепция оценки эффективности менеджмента
- 1.2. Факторы оценки эффективности менеджмента
- 1.3. Критерии и показатели эффективности управления
- 2. Экономическая оценка эффективности
- 2.1. Показатели экономической эффективности
- 2.2. Повышение эффективности управления
- 2.3. Социальная оценка эффективности
- 3. Оценка эффективности деятельности менеджера и персонала
- 3.1. Формы оценки деятельности менеджера
- 3.2. Оценка вклада менеджера в эффективность управления
- 3.3. Оценка труда персонала
- 4. Оценка эффективности использования информационных технологий
- 4.1. Факторы, действие которых обеспечивает повышение эффективности
- 4.2. Показатели эффективности информационных технологий