Основные функции, выполняемые менеджерами. Задачи и взаимосвязь функций

Для успешного осуществления деятельности предприятия или организации независимо от отрасли, структурного уровня, вида и целей любой менеджер должен выполнять, по меньшей мере, четыре основные функции: планирование, организация деятель­ности, работа с кадрами, контроль за деятельностью.

Планирование выбирает направление действий и заранее ре­шает, что должно быть сделано, в какой последовательности, когда и как. Оно должно предвидеть сущность окружающей обстановки в будущем, когда нужно будет реализовывать решение, а также учитывать условия того времени, когда планы составляются.

Планирование включает:

1. Выбор целей и постановку задач организации.

2. Определение микрополитики, проектов, программ, проце­дур, методов, систем, бюджетов, стандартов, стратегий, необхо­димых для достижения целей и задач.

Получение прибыли является только одной из целей. Другими сферами, в которых устанавливаются цели, могут быть: станов­ление рынка (положение на рынке), производительность, мате­риальные и финансовые ресурсы, рентабельность, новаторство, улучшение работы менеджеров и исполнителей, отношения между работниками, социальные обязательства и др. Управленческое звено должно устанавливать "оптимальный баланс" между раз­личными целями.

Хотя планирование не может быть полностью отделено и изо­лировано от деятельности рабочих, оно является настолько неотъемлемой частью работы менеджера, что говорить о менед­жменте — значит иметь в виду, прежде всего, планирование. Планирование обеспечивает основу для эффективных действий, исходя из способностей управленческого звена позволяет пред­видеть изменения, которые могут помешать организации в дос­тижении ее целей, и подготовиться к ним.

Для того, чтобы планирование было эффективным, оно должно предусматривать ответы, по крайней мере, на шесть вопросов:

1. Что должно быть сделано?

2. Где будет выполняться работа?

3. Когда должна быть выполнена работа?

4. Как она будет выполняться?

5. Почему работа должна быть выполнена?

6. Кто будет выполнять работу?

Все другие функции находятся в зависимости от этой, так как они не будут иметь успеха без глубокого, тщательного и непрерывного планирования. Хорошее планирование также ос­новывается на эффективном исполнении других функций.

Организация деятельности предусматривает:

1. Определение того, какие ресурсы и какие действия необ­ходимы для достижения целей организации.

2. Создание на этой основе дееспособных групп (коллективов предприятий, цехов и др.)

3. Назначение из ряда подчиненных ответственных за вы­полнение этих задач и передача им прав, необходимых для выпол­нения порученной работы.

Организовать — значит создать определенную официальную структуру, по которой задания определяются, подразделяются, доводятся, координируются и контролируются. Одним из важ­нейших элементов, подлежащих структурированию, является конкретная работа, выполняемая в организации. Организация работы должным образом позволяет группе работников достичь значительно большего, чем они могли бы сделать без надлежа­щей организации.

Другим важным элементом функции организации является определение, кто должен выполнять каждое конкретное зада­ние из множества заданий, существующих в рамках данной орга­низации, в том числе и работу по управлению. Иными словами, необходимо подобрать людей, установить взаимосвязь прав и обязанностей между членами организации, создать рабочие группы, обеспечить межгрупповую деятельность, а также создать систему взаимодействия между различными уровнями организации.

В конечном итоге, функция организации имеет задачей свести в единую производственную схему финансовые, материально-технические, энергетические и людские ресурсы и, используя новейшую технологию, организовать все это таким образом, чтобы добиться от них наибольшей отдачи.

Работа с кадрами — это отбор и прием на работу, подготовка и совершенствование, а также назначение на должность и ори­ентация людей на благоприятные и продуктивные условия ра­боты. Для этого менеджмент определяет умственные, физичес­кие и эмоциональные требования к рабочему месту (анализ ра­боты, ее описание и рабочие инструкции), затем подбирает нужных работников по таким личностным характеристикам, как способности, образование, обучение и опыт, необходимые для выполнения работ. Эта функция также включает стимулирова­ние работников — назначение вознаграждения за эффективно выполненную работу, оценку работников для повышения, пере­вода или даже увольнения, а также обучение и повышение ква­лификации работников.

Особое место в работе с кадрами занимает их мотивация. За­дача мотивации состоит в том, чтобы все члены организации выполняли работу в соответствии с планом и делегированными им обязанностями. Ведь даже самые замечательные планы и совершенная структура организации не дадут нужного эффекта, если кто-то не будет выполнять необходимую работу.

Любой руководитель в каждой организации с древних времен и до наших дней, осознавая это или нет, осуществляет мотивацию. В давние времена для этих целей использовались кнут и угрозы и только для избранных — награды. В XIX веке и в первой половине XX-го (а у нас еще и сейчас) большинство людей сводили мотива­цию к материальному вознаграждению в обмен за прилагаемые трудовые усилия. И хотя это приносило и продолжает приносить результаты, следует признать, что чисто экономический подход не может полностью решить проблемы мотивации.

Исследования в области поведенческих наук за последние 50 лет показали, что мотивация к труду происходит из совокупно­сти потребностей, которые постоянно меняются. И современные руководители прекрасно понимают, что эффективно мотивиро­вать своих работников можно только тогда, когда будет уста­новлено, каковы на самом деле эти потребности и обеспечен способ удовлетворения этих потребностей через хорошую работу.

Контроль — это определение путей, способов и средств для того, чтобы убедиться, что запланированные результаты действительно достигнуты. Он может быть позитивным и негативным.

Позитивный контроль пытается выявить, достигнуты ли цели организации эффективно и искусно; негативный контроль ста­рается предусмотреть, чтобы не было или не повторялась не­нужная и нежелательная деятельность.

В сущности, контроль включает в себя:

1) установление рабочих стандартов — это точное определе­ние целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени;

2) измерение фактической работы и сравнение ее с установ­ленными стандартами;

3) в случае необходимости (серьезные отклонения от перво­начального плана) выбор правильных действий, чтобы привести установленные показатели работы в соответствие со стандартами.

Бели первые две фазы функции контроля выполнены пра­вильно, то руководство организации знает о том, что возникла проблема, знает также и причину этой проблемы и может успешно выполнить третью фазу — предпринять действия для корректировки отклонений.

Нельзя сказать, что одна функция важнее другой — все они необходимы для достижения эффективности организации, однако при различной управленческой деятельности одной или нескольким функциям может отдаваться большее предпочтение, чем другим.

Какова взаимосвязь рассмотренных функций? Они могут вы­полняться в любой последовательности, порознь или в различ­ном сочетании, но их порядок принято считать следующим: пла­нирование, организация деятельности, работа с кадрами и кон­троль.

Функции менеджмента выполняются во всех видах органи­зационной деятельности. И вся ответственность за это ложится на плечи менеджеров. Выполняя свои обязанности, менеджеры планируют и организовывают материальные, финансовые и че­ловеческие ресурсы; обеспечивают необходимый штат работни­ков и их мотивацию; руководят, направляют и осуществляют контроль за выполнением работы.

Таким образом, успехи или просчеты организации зависят в значительной части от способности их менеджеров эффективно выполнять управленческие функции.