13. Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей

Одним из показателей культуры менеджера является его умение налаживать межличностные контакты в коллективе. Руководи­тели ежедневно затрачивают около 50% времени на получение устной информации и выдачу устных распоряжений. Рациона­лизация проведения деловых бесед резко повышает эффектив­ность управленческого труда.

Деловая беседа — это устный контакт между заинтересован­ными в общем деле работниками, включая представителей раз­личных организаций, которые имеют необходимые полномочия для их проведения. Задача беседы состоит в том, чтобы заранее определить, какие факты нужны, организовать их быстрый сбор и вовремя прекратить беседу.

Любая беседа, как правило, имеет следующую структуру:

1. Вступительное слово инициатора беседы (повод, причины, цель).

2. Взаимная информация (вопросы, ответы, изучение доку­ментов).

3. Предложения инициатора беседы, обмен мнениями.

4. Вопросы собеседника по проблеме, иногда внесение своих предложений.

5. Ответы инициатора беседы, обмен мнениями.

6. Формирование общих выводов, принятие или отклонение решений.

Техника проведения деловой беседы:

1. Внимательно выслушайте собеседника. Часто собеседники не выслушивают друг друга.

2. Не пренебрегайте предубеждениями собеседника.

3. Избегайте неверных толкований (спросите, что он подразу­мевает под этим понятием).

4. Уважайте своего собеседника.

5. Всегда будьте вежливы, тактичны.

6. Если нужно, умейте быть непреклонным.

Только правильно спланированные и соответствующим обра­зом подготовленные беседы достигают цели.

Проведение собраний, совещаний. Многие собрания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся, т.к. тот, кто будет руководить, забыл подготовиться сам и подготовить совещание.

Выделяются следующие виды совещаний:

1. Проблемные — выработать метод решения возникшей про­блемы.

2. Учебные — дать участникам знания.

3. Разъяснительные — убедить сотрудников в правильности политики и неизбежности принятых шагов.

4. Информационные — обобщение сведений и изучение раз­личных точек зрения на возникшие проблемы, информирова­ние участников.

Правила подготовки и проведения совещаний:

1. Необходимо четко определить цель (тему) совещания.

2. Разработать повестку дня — целесообразную последова­тельность рассмотрения вопросов.

3. Ознакомить участников с фактами, которые будут обсуж­даться.

4. Заранее оповестить участников совещания.

5. Размещение, температура, звукоизоляция, вентиляция имеют значение. Каждый из присутствующих должен видеть и слышать выступающего.

Опыт свидетельствует, что на совещания затрачивается чрез­мерно много времени. Например, директора предприятий тра­тят на них 25-43% рабочего времени, начальники цехов — 30-45%. Большинство совещаний не достигают цели. Японцы вместо со­вещания собирают письменные отзывы о проекте решения, что резко сокращает затраты.

Прием посетителей. Организаторская работа немыслима без приема посетителей. Однако руководитель должен регулировать прием подчиненных сотрудников, приходящих по собственной инициативе. Для этого разрабатывается распорядок рабочего дня как руководителя, так и подчиненных ему сотрудников.

Анализ показывает, что примерно половина посетителей могла бы решить вопросы на более низком уровне управления. Поэтому хороший секретарь может резко ограничить количество посе­щений. Частично посещение может быть заменено телефонным разговором или же время посещения согласовано по телефону.

Руководитель должен поддерживать необходимый уровень внимания к посетителю, выделять из речи главное, оценивать информацию, отделять фактический материал от субъективного мнения и оценок собеседника. Слушать его так, как будто его слова стоят миллионы. Умение слушать достигается длитель­ными тренировками.

Рекомендуется при проведении беседы соблюдать требования:

1. Принять активную позу.

2. Сосредоточить взгляд на говорящем.

3. Поддерживать устойчивое внимание к говорящему.

4. Логически планировать процесс слушания (иногда говоря­щий выделяет в своей речи основные положения, но чаще это приходится делать слушателю).

5. Преждевременно не оценивать беседу. Любая речь должна быть выслушана полностью.

Для оценки эффективности приема посетителей и проведе­ния беседы целесообразно проводить самооценку.