50 Механизмы взаимодействия со сми

“Public Relations” — это планируемые, продолжительные усилия, направленные на создание и поддержание доброже­лательных отношений и взаимопонимания между организа­цией и ее общественностью, где под “общественностью организации” понимаются работники, партнеры и потребители (как местные, так и зарубежные).

Основная цель паблик рилейшнз - создание внешней и внутренней социально-психологической среды, благоприятной для успеха организации, обеспечение необходимого поведения этой

среды в отношении фирмы.

Отношения со средствами массовой информации или прес­сой, пожалуй, являются важнейшей составной частью отно­шений с общественностью.

Работе со СМИ должна предшествовать разработка информационной базы данных -пресс-карты (медиа-карты). Это база данных, включающая все местные издания, информационные телеграфные агентства, телеканалы,

радиостанции, журналы, ежедневные и еженедельные газеты и т.д. При описании каждого СМИ необходимо указать точный адрес, точное

наименование СМИ, тираж, сферу охвата, периодичность, дни выхода, выходные дни, учредителей и владельцев, имя главного редактора, рубрики издания/программы и списки журналистов, которые их ведут, а также последний срок подачи материалов.

Механизмы работы со СМИ включают в себя: Создание пресс-центра (Размеры и структура его должны зависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии спра­виться с критическими ситуациями, которые время от вре­мени могут возникать. Необходимо предусмотреть возмож­ность ответа на запросы центральных газет, поступающие в ночное время. Надо учитывать два необходимых ус­ловиях в отношениях с прессой: скорость и

точность), Ответственный за связь с прессой( пресс-секретарь) обязан обеспечить непрерывный поток новостей, исходящих от организации. Необходимо наладить отношения с

редакциями, Формирование долгосрочных отношений с СМИ, поддержка регулярных контакты с журналистами (а не только обращаться, когда возникнет какая-нибудь сенсация), подготовка информационных и аналитических материалов для СМИ, сообщений для прессы — статья информационного ха­рактера, подготовленная сотрудниками фирмы или

рекламным

агентством и разосланная в СМИ., Организация пресс-конференций, пресс-релизов, ознакомительных визитов. Участие в ярмарках, организационных событиях и др. Предотвращение конфликтов, создание видео роликов, оперативная реакция на компрометирующий материал в СМИ, конкурсы, торговые дни, презентации. Выявление ключевых СМИ по проекту с

расчетом реальной аудитории и территориального охвата изданий, Создание и расширение лояльных к компании журналистов, Формирование устойчивого информационного поля

вокруг деятельности компании, Ежедневная работа с журналистами. Пресса должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять организацию, каналы связи с ним.

В слу­чае чрезвычайного происшествия информация в кратчай­шие сроки и в наиболее полном виде должна быть пре­доставлена журналистам, поскольку они являются непосред­ственным связующим звеном с общественностью.

ПР-мены должны находиться в непрестанном поиске – поиске информационного повода для привлечения внимания общественности к фирме. Информационный повод – это сообщение, либо событие, которое из новости отдельной организации трансформировалась в новость для целевой аудитории этой организации, или ее общественности в целом. (наняли на работу

очень важного для фирмы специалиста, Расширили свое бюро?,У фирмы появился новый значительный клиент, Начинаете продажу совершенно нового продук­та,Организуете

конференцию?

Разо­шлите сообщение. Так вы не дадите забыть о своей фирме).

Благополучно создав новость (или придумав её), специалист ПР должен выбрать способ взаимодействия со средствами массовой информации. Таких способов несколько:

пресс-конференция, презентация, посещение объектов фирмы журналистами (пресс-тур), специальные мероприятия, не предназначенные специально для прессы, но нуждающиеся, для обеспечения паблисити, в освещении журналистами, пресс-релиз.

Какие же из них можно предложить к применению тур фирмам?

Во-первых, пресс-релиз. Для каждого СМИ пресс-релиз пишется отдельно и не содержит прямого призыва к покупке услуг конкретной тур компании.Пресс-релиз – информационное

печатное сообщение о целях, задачах фирмы, особенностях решений руководства и т. п., передача информации о произошедших или предстоящих событиях в жизни компании, представляющих определённый общественный интерес (освоение новой продукции или технологии, изменения в руководстве компании, торжественная дата или юбилей и др.)

Стандартный объем ПР. – 1,5-2 стр., но бывают и более длинные ПР.

Пресс-релиз должен содержать новостную или достаточно полезную информацию для постоянной аудитории. Обычно это статья в газете, посвященная теме туризма или какой-то

конкретной стране, где вскользь упоминается название тур фирмы и предложение купить поездку в эту страну. Собственно, пресс-релиз – это и часть более масштабного мероприятия (как правило, пресс-конференции), во время которого (или после которого) журналистам раздают напечатанные сообщения, содержащие важные новости или полезную информацию; и самостоятельное средство доведения нужной информации до СМИ.Обычные ПР. не только отправляют в СМИ, но и раздают журналистам на пресс-конференциях, брифингах,

презентациях и выставках.

Метод пресс-конференции очень близок к вышеописанному, но малоприменим в области туризма, тем более для малых тур фирм. Он требует серьезных денежных затрат, определенных навыков проведения таких мероприятий и опыта работы с репортерами. Пресс-конференции дают также прекрасную возможность для распространения информации, которую по

тем или иным соображениям нежелательно распечатывать. Обычно ПК. коммерческих предприятий ведут пресс-секретари или руководители фирмы. ПКсобирает большее количество журналистов, проводится более официально, затрагивает только серьезные проблемы широкого общественного звучания. Лучшие дни для ПК – вторник, среда и четверг.

Не следует проводить ПК. до 10 утра; журналисты не любят рано вставать, телеканалам трудно прислать съемочную группу. Если ПК. проводится не в связи с чрезвычайным событием,

то 12 часов дня – оптимальное время. Видеосюжеты попадут в вечерний показ на ТВ, ежедневные газеты дадут сообщения о ПК. на следующий день. Плюс – можно сэкономить на

фуршете.

В сегодняшнем мире глобальной компьютеризации просто необходимо «Internet». Сегодня осуществление контакта с представителями традиционных СМИ посредством Интернет может принести ощутимую пользу для Вашего

бизнеса - в настоящее время многие из журналистов off- line используют сеть как основной источник новостей. Таким образом, информация о компании будет распространяться не только в Интернет, но и по традиционным каналам.

Гораздо более распространен в туристической среде метод связи с общественностью с использованием видеофильмов. Как правило, это цикл телевизионных передач, посвященных путешествиям и туризму, в которых указывается название и телефон фирмы, предлагающей туры в какую-либо обсуждаемую страну. Ярким примером использования этого метода может послужить передача ''Непутевые заметки'' с Дмитрием Крыловым на ОРТ.

Пресс-кит и презентация

Пресс-кит, или media-kit, это не что иное, как комплект информационных материалов, предназначенный для наиболее полного удовлетворения профессионального “любопытства” журналистов. Пресс-кит содержит в себе несколько видов материалов, показывающих тему с разных сторон: это и пресс-релиз, и биография руководителей фирмы, и фотографии, и так называемый бэкграундер (информация, не являющаяся новостью, но содержащая базовые сведения о фирме: профиль деятельности, история, разрешённая к опубликованию документация фирмы и т. п.). Относительно новой формой взаимодействия с прессой для отечественных организаций, фирм является презентация, поскольку содержит в себе элементы,

свойственные более раскованному Западу, а именно: неформальное общение и культурно-развлекательную часть.

Цель презентации – представить широкой аудитории нечто новое: продукт, услугу, достижение, книгу, фестиваль и так далее, всегда содержит, как неотъемлемую часть,

пресс-конференцию, во время которой журналисты получают информацию о новинке – или заранее подготовленную, или в виде ответов на свои вопросы (банкет, фуршет).

Полномасштабная презентация сложнее любой пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Но грамотно подготовленная и умело организованная презентация может

дать огромный эффект.

Пресс-тур- Приглашение журналистов на фирму.

Прeсс-пaмятка  печатная информация, которая сообщает редакциям СМИ и журналистам о предстоящих мероприятиях, событиях. Два очень важных фактора в отношениях

с прессой — это выбор подходящего момента и нужной аудитории: подобрать удачный психологический момент для опубликования сооб­щения и постараться, чтобы оно дошло

до нужного читателя, так же в зависимости от конкретного СМИ, ПР-материалы должны различаться по своему объёму, жанру, стилистике.

Хорошее отношение общественности – величайшее преимущество организации, какое только у нее может быть. Положительно настроенная по отношению к фирме и хорошо информированная общественность является одним из решающих факторов выживания фирмы.

реклама — создание образа фирмы, товара, достижение осведомленности о них потенциальных покупателей;

паблик рилейшнз — достижение высокой общественной репутации фирмы.