59. Содержание планирования как функции управления

Планирование является первой общей функцией менеджмента. Эта функция предусматривает прогнозирование, определение целей, стратегии, политики и задач организации и включает, прежде всего, принятие обоснованных решений, четкого формулирования направления действий, составления планов и графиков работы на различные периоды, т.е. создаёт и обеспечивает основы для принятия интегрированных решений и является жизненно необходимым в каждой социально - экономической системе.

Современную организацию невозможно представить без текущего и перспективного внутриорганизационного планирования важнейших параметров ее деятельности и развития. Планирование тесно увязывает все этапы и формы деятельности организации, в особенности в производственной сфере.

Развитие планирования на современном этапе развития науки управления связано с усилением тенденции к централизации управления организацией и призвано увязать деятельность всех подразделений, подчинив ее единой стратегии развития.

Под планированием понимают ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений о необходимом оптимальном способе действий организации для достижения поставленных целей.

Планирование заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях.

Содержание планирования как функции управления организацией состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития с учетом источников его обеспечения и спроса.

Сущность планирования состоит в следующем:

· в конкретизации целей развития всей организации и каждого подразделения в отдельности на установленный период;

· в определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации;

· в выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

При планировании решается множество проблем, стоящих перед организацией.

Основные причины возникновения проблем:

· особенности исходного состояния (проблемы планирования плохо структурированы, их тяжело определить и измерить);

· особенности конечного состояния (характер влияния на цели и ресурсы при планировании не определен, он проявит себя только в будущем; множественность целей организации);

· проблемы альтернатив (имеется неопределенность в отношении имеющихся альтернатив, поиск новых требует времени и средств);

· большое число лиц, участвующих в планировании;

· ответственность (лицо, принимающее решение, берет на себя ответственность, а планированием занимаются другие);

· проблема контроля в ходе составления, выполнения и корректировки плана.

Принципами планирования являются:

· полнота - требуется учесть все факторы внутренней и внешней среды, которые способны повлиять на успешность реализации плана;

· детализация - её глубина определяется целью планирования - необходимо детализировать все учтенные факторы и разложить их на составляющие;

· точность - составленный план должен точно соответствовать целям организации, учитывать её ресурсы, возможности и ограничения;

· простота и ясность - план должен быть понятен исполнителю и менеджеру;

· непрерывность - недопустимо, чтобы между планами был разрыв во времени, каждый следующий план должен развивать успех предыдущего;

· эластичность и гибкость - использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность;

· выравнивание при планировании - учет "узких мест" - факторов, которые ограничивают возможности организации;

· экономичность - затраты на планирование и реализацию должны быть меньше, чем достигаемый результат.

Подход менеджмента к планированию заключается в установлении критериев, определении средств, направлений и методов планирования.

При планировании следует четко определить:

· объект планирования (что планируется - конечные и промежуточные цели, задачи, решение которых необходимо для достижения целей);

· субъект планирования (кто планирует);

· период планирования (на какой срок);

· средства планирования (например, компьютерное обеспечение);

· методику планирования (как планировать);

· средства и способы решения поставленных задач и достижения поставленных целей;

· ресурсы, их источники и способы распределения;

· согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).

При планировании выделяют восемь этапов:

· целеполагание (формулировка целей) - определение того, чего именно желает достичь организация (фирма, предприятие). Этот этап нельзя формализовать, следовательно, личность менеджера или владельца организации проявляется, прежде всего, на этом этапе;

· подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей - выбор наилучшего способа достижения цели;

· составление перечня необходимых мероприятий - планирование конкретных действий для осуществления выбранного на предыдущем этапе варианта достижения поставленных целей;

· составление программы работ - выявление оптимального порядка выполнения намеченных на предыдущем этапе действий с учетом их взаимосвязи;

· анализ ресурсов - оценка необходимых материальных, финансовых, информационных, кадровых, временных ресурсов для реализации плана;

· анализ разработанного варианта плана - позволяет оценить выполнимость выбранного варианта действий и, в случае его неоптимальности, вернуться к любому предыдущему этапу;

· подготовка детального плана действий - позволяет детализировать разработанный план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы;

· контроль выполнения плана - оценка достигнутых результатов и внесение необходимых изменений в случае необходимости.

Наиболее важным из них является целеполагание, так как именно от него зависят все остальные этапы и результаты, которых достигнет организация.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями:

· компетентностью руководства организации на всех уровнях управления;

· квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях;

· наличием информационной базы, в том числе обеспеченностью компьютерной техникой.