5.4. Правила подготовки и проведения деловых совещаний

Совещание - это форма организации делового общения группы людей с целью обмена информацией и принятия коллективного управленческого решения.

Существуют различные виды деловых совещаний. Самые распространенные - это инструктивные, оперативные, проблемные и научно-техническое совещания.

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников информации, постановку и совместное уточнение задач. Продолжительность такого совещания не более 30 минут, периодичность 2-3 раза в неделю.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями. Иногда подобное совещание может проводиться по радио, телефонной или мобильной связи. Важно вести совещание в жестком темпе, не допуская препирательств, увязания в мелочах. Продолжительность оперативного совещания – 1 – 1,5 часа в неделю.

Проблемное совещание является наиболее сложным видом. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, посвященным, как правило, формированию общей программы, изменению функциональных задач отдельных структур, новым направлениям деятельности и подобным важным стратегическим вопросам. Решения на таких совещаниях обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Регламент такого совещания: основной доклад 20-30 минут, содоклады – 5-10 минут, вопросы по одной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность подобного совещания может составлять от 4 до 8 часов с перерывом на обед.

Научно-техническое совещание является разновидностью проблемного совещания. Оптимальным является вариант, когда участники совещания получают заранее тезисы и имеют время изучить их. Регламент такого совещания состоит из доклада, вопросов, дискуссий и принятия решений. Доклад – 15-20 минут, вопросы по 1 минуте, дискуссия – 2-3 минуты на каждого. Общая продолжительность совещания – 1-2 часа²⁸.

Практикуются два основных стиля проведения совещания: демократический и авторитарный. Выбор стиля зависит от поставленных целей и от конкретной ситуации, в которой будет проводиться совещание. Демократический стиль уместен в следующих случаях:

• достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

• решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники совещания;

• участники совещания понимают проблему и знают варианты ее решения;

• возникли большие разногласия и необходимо переубедить несогласных в правильности принимаемого решения.

Авторитарный стиль допустим в случае, если по каким-то причинам невозможно обратиться к помощи партнеров или если необходимо как можно быстрее принять решение.²⁹

Приглашать на совещания следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это могут быть работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и ведущие специалисты, обладающие необходимыми знаниями и опытом для решения поставленных вопросов. Залогом успешно проведенного совещания является предварительная разработка подробной повестки дня и регламента. Повестка дня с указанием круга намеченных к рассмотрению проблем, лиц ответственных за их подготовку и регламентом должна быть предварительно разослана всем предполагаемым участникам совещания.

Каждое совещание состоит из пяти этапов.

Первый этап – установление контактов. В начале совещания основная задача создать психологический комфорт для всей группы. Желательно найти время для неформального вступления, обеспечить удобное место встречи. Комфортное окружение и внимание к людям помогают проводить более результативные совещания. Начав совещание, целесообразно изложить повестку дня и цель встречи, определить круг проблем и предложить прийти к групповому решению.

Второй этап – это определение проблемы. Необходимо проявить готовность обсуждать проблему, задавая открытые вопросы, типа: «Каково мнение всех присутствующих об этой проблеме? Какие первоочередные задачи необходимо решать?».

Третий этап – это определение целей совещания. Это целесообразней всего сделать в форме следующего вопроса к присутствующим: «Мы определили проблему, а в чем состоит основная цель при ее решении? Чего мы хотим добиться?».

Четвертый этап – выработка альтернатив. Часто совещания начинаются с этого этапа, минуя три предыдущих. Но в случае последовательного осуществления первых трех этапов присутствующие более охотно делятся своими идеями и активно вовлечены в обсуждение. Также как и предыдущий, данный этап можно начать с открытого вопроса. Например: «Мы определили проблему как… и мы хотели бы видеть в качестве идеального решения проблемы… Какие мы имеем возможности, чтобы максимально приблизиться к идеальному решению проблемы?». Можно применять приемы поощрения, пересказа, признания чувств, чтобы выявить взгляды каждого.

Пятый этап – выработка у членов группы готовности к действию. Вести совещание – это не означает говорить каждому, что он должен делать. Если во время совещания использовались все таланты группы, и участие было полным, то раздавать поручения необязательно – в ходе обсуждения проблема уже была поделена на задачи членами рабочей группы.

В процессе совещания очень важно контролировать его ход. Существуют определенные этические правила для руководителя, проводящего деловое совещание:

• руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;

• постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов;

• немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае нельзя допускать спора;

• необходимо отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание;

• высказывания всех участников должны осуществляться путем поименного вызова;

• всегда должен говорить только один человек;

• руководитель совещания должен выслушивать мнения всех оппонентов;

• необходимо стремиться к выработке общих подходов;

• недопустимы никакие отклонения от темы;

• руководителю необходимо уточнять позиции выступающих с помощью фраз: «Я правильно понял?», «Так будет правильно?»;

• необходимо чаще подводить промежуточные итоги;

• необходимо экономить время, т.к. затяжные совещания являются одним из основных «поглотителей» рабочего времени³⁰.

Основным элементом совещания является дискуссия по решаемым вопросам, которая эффективна лишь в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей:

• в дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется абсурдным. Для того чтобы понять чужое мнение, в первую очередь, необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и выслушать его;

• необходимо придерживаться одного предмета спора. Нельзя превращать дискуссию в конфликт. В споре надо искать точки сближения мнений, стремиться к поиску общих решений. Иногда стоит подвергнуть сомнению свою правоту;

• в любой самой острой дискуссии нельзя использовать бранные слова и безапелляционные заявления («глупости говорите», «это неверно» и т.д.), а ирония и сарказм хотя и допускаются, но должны употребляться, не оскорбляя и не унижая оппонентов;

• главное оружие в дискуссии – факты и их добросовестная интерпретация;

• необходимо уметь признавать свою неправоту;

• необходимо уметь проявлять благородство: если оппоненты потерпели поражение в дискуссии, дайте им возможность спасти свою репутацию, не злорадствуйте по поводу их поражения³¹.

При проведении совещания также следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с участниками определенных типов поведения. В связи с этим необходимо знать эти типы и основные способы взаимодействия с ними (таблица 5.7)

Таблица 5.7