Инструментальные технологии

Для того чтобы не держать в голове огромный объем не­отложных дел и сроков их выполнения, применяют раз­личные технологии, задачи которых сводятся прежде всего к напоминанию о том, что «час X» приближается.

Распространенным приемом напоминания слу­жат разноцветные листочки из самоклеящегося блока, ча­ще всего гроздьями свисающие с экрана компьютера. В за­висимости от срочности и важности можно использовать различные цвета и клеить листочки в различных мес­тах.

Рекомендации для секретаря по организации времени:

• Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности: 1) важнейшие дела; 2) срочные дела; 3) те­кущие, несрочные дела. Сделав дело и зачеркивая за­пись, поставьте потраченное на него время. Если дело сделано полностью, зачеркните, если не полностью — подчеркните. Просматривая записи, можно сделать вы­вод об эффективности использования вашего времени.

• Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела; пе­реходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам приоритетным сде­лано все возможное.

• Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент толь­ко одним делом.

• Не умножайте количество бумаг на столе.

• Рационализируйте чтение.

• Используйте эффект 10 «мелочей».

Эффект 10 «мелочей»:

• прежде чем отправиться куда-то по делам — позвоните туда;

• постарайтесь заменить посещение телефонным звон­ком;

• компонуйте однородные дела и телефонные звонки;

• не надейтесь на память, записывайте информацию;

• используйте для работы и чтения время ожидания при­ема, в очереди, в дороге и т. д.;

• всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей;

• не тратьте время на сетования по поводу неудач;

• анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы из­бавляться от вредных;

• решив трудную задачу, наградите себя кратким отды­хом;

• не считайте, что методы и приемы вашей работы са­мые лучшие.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Фиксирование всех, даже незначительных, выигрышей во времени ускорит усвоение приемов рационального ис­пользования своего времени.

Примерная схема организации рабочего времени сек­ретаря приведена в Приложении 6

Использование компьютера для планирования рабочего дня.

На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляются в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.д. Наиболее популярной является система MicrosoftOutlook.

Эта программа представляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. MicrosoftOutlookпомогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.

Основная панель Outlookсодержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие– поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания, получать запросы на выполнение задач.

Календарь– контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Также программа может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом.

Контакты– хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать разным способом.

Задачи– содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям.

Дневник– ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое.

Контрольные вопросы по теме

1. Перечислите оборудование приемной.

2. Каковы требования к организации рабочего места секретаря.

3. Каковы требования к условиям труда секретаря?

4. Перечислите предметы первой необходимости, находящиеся на рабочем месте секретаря.

5. Что такое эргономика? Каковы ее цели?

6. Каковы методы планирования рабочего дня секретаря?

7. Каким рекомендациям вы будете следовать при планировании рабочего дня?

8. Как можно использовать ПК при планировании рабочего дня?