Подготовка совещаний

Официальные совещания (заседания совета директоров, собрания акционеров) обычно проводятся в соответствии с утвержденным регламентом.

Для проведения крупномасштабных совещаний ут­верждают график подготовки.

Неофициальные или оперативные совещания (рабо­чих комиссий, руководителей подразделений, диспет­черские и т. п.) проводятся в соответствии с обычаями де­лового оборота.

В целом подготовку совещания можно разбить на сле­дующие этапы:

1. Уточняется дата, место и время проведения совещания (секретарь + руководитель).

2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания (секретарь + руководитель).

Решение о проведении совещания обычно оформляет­ся повесткой дня, которая при оформлении протокола совещания будет составлять одну из его частей, а до про­ведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники.

3. Оповещаются участники совещания.

На небольшие совещания участников обычно пригла­шают по телефону или электронной почте, помечая в спи­ске участников их возможность или невозможность уча­ствовать в мероприятии. Для участников крупных совещаний составляется при­глашение.

Типовой текст приглашения включает:

• название организации;

• инициалы и фамилию приглашаемого;

• время, дату, место проведения совещания

• характер совещания;

• рассматриваемые вопросы;

• продолжительность совещания.

Подписывает приглашение руководитель. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тези­сы докладов или проект решения), то это необходимо указать в тексте приглашения.

Рассылка приглашений на совещание

Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

Рассылка приглашений может осуществляться самы­ми разнообразными способами: курьером, письмом; факсом; телефонограммой и т. п.

4. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания.