4. Рабочие планы (совместные усилия менеджеров среднего и низшего уровня)

Рис.7.2. Стадии планирования

Систематическое формальное планирование представляет собой заданную последовательность действий, каждое из которых осуществляется только после того, когда завершено предыдущее. Эта последовательность, обозначенная на рис. 7.2, в конечном итоге, должна привести к осуществлению отраженного в организационных планах решения.

Как иллюстрирует схема, после того, как принято решение или комплекс решений, первым шагом в планировании является разработка организационных целей.

Например, первоочередной задачей больницы станет обеспечение должного уровня медицинского обслуживания. Чаще всего организационные цели получают свое развитие за счет усилий, прилагаемых специалистами высшего уровня в области планирования и управления, однако, менеджеры так же могут внести свой вклад.

Вторым шагом является составление специалистами по планированию и менеджерами высшего звена стратегических планов, с последующим информированием о проделанной работе менеджеров среднего звена. На рассматриваемом этапе определяются, например, величина больницы и виды предоставляемых медицинских услуг. Руководство больницы может принять решение не открывать родильного отделения в силу того, что соседняя больница, в этом же городе, имеет достаточное количество мест для рожениц.

Третьим шагом должно стать использование специалистами организационного планирования стратегических планов с целью координации и корректировки промежуточных (вспомогательных) рабочих планов менеджерами среднего звена. Если с разработкой планов промежуточных существуют какие-либо проблемы и возникают затруднения с реализацией стратегических планов, то менеджерами среднего звена может быть использована обратная связь. В соответствии с этим в стратегические планы могут быть внесены изменения. Начальник обслуживающего персонала больницы может самостоятельно принимать решения, касающиеся назначения медицинского персонала в то или иное отделение.

Четвертый этап планирования заключается в создании линейными менеджерами и менеджерами отделов рабочих планов, которые совпадают с промежуточными планами. Эти планы должны в обязательном порядке быть одобрены менеджерами среднего звена, а в конечном итоге плановиками-специалистами и менеджерами высшего звена. В больнице, например, старшая медсестра должна создать специальную программу на предстоящий год обучения медсестер родильного отделения и акушерок обращению с новым оборудованием.

На пятом этапе – реализации планов – воплощение задуманного предполагает принятие решений, а так же инициирование действий, ориентированных на реализацию запланированного. К примеру, больница сама осуществляет закупку комплектующих рентгеновского оборудования.

Финальная стадия – плановый учет и контроль – является критическим, решающим и определяющим этапом. На данной стадии руководители всех звеньев ответственны за сравнение реальных результатов с ожидаемыми. Без такого мониторинга они не смогут определить, насколько успешно было реализовано запланированное. Так, например, для того, чтобы измерить затраты, идущие на покрытие расходов отдела медсестер, его начальник может сравнить общую сумму, идущую на выплату заработной платы работникам в процентном соотношении к числу пациентов с тем, что отражено в плане.

Пунктирными линиями на схеме выделены мониторинг, обратная связь, и проверка, которые осуществляются на всех стадиях планирования.

Когда говорят о формальном планировании, имеют в виду такое планирование, которое учитывает (или, по крайней мере, стремится к этому) все важные факторы и позволяет сфокусироваться как на последствиях ближайшего будущего, или на ранних этапах развития кризиса, так и на отдаленных, посткризисных этапах, когда анализ организационного поведения во время кризиса становится начальным этапом следующего цикла планирования. Такая непрерывность процесса планирования характеризует его как перманентный процесс. Наконец, процесс антикризисного планирования предполагает рассмотрение организации как системы, все подсистемы и элементы которой прямо или косвенно подвержены влиянию кризиса и могут внести свой вклад в его преодоление.

Исследования показывают, что организации, в которых осуществляется формальное антикризисное планирование реже сталкиваются с острым кризисом, легче преодолевают его негативные последствия. К другим преимуществам формального планирования относится то, что менеджеры различных уровней управления вынуждены участвовать в процессе антикризисного планирования уже в силу того, что этого от них требуют вышестоящие руководители. Неформальное планирование не носит общеобязательного характера: руководители некоторых подразделений под разными предлогами могут в принципе отказаться от участия в антикризисном планировании. Таким образом, процесс формального планирования неизбежно требует вовлечения большого числа менеджеров. Следовательно, возникает больше идей, весомее становятся обязательства по реализации запланированных действий во время кризиса.

Другое преимущество формального антикризисного планирования заключается в том, что оно практически исключает ситуацию, когда важные аспекты деятельности организации или ее части останутся вне внимания планировщиков. Если формализация отсутствует, менеджеры и специалисты могут проигнорировать некоторые аспекты анализа из-за давления на них срочных, не терпящих отлагательства факторов.

Формальное антикризисное планирование обеспечивает менеджеров конкретным набором общих правил и предположений, на которых могут базироваться составляемые планы. Хотя и невозможно составить универсальный законченный список таких правил, вследствие существенных различий между организациями и их средой, ниже попытаемся сформулировать общие положения, которые будут полезными для организации антикризисного планирования в любой организации:

• Четкое определение того, кто из сотрудников является ответственным лицом за антикризисное планирование. Программа не будет разрабатываться, пока кто-то не будет назначен ответственным за ее разработку.

• Разработка отдельного бюджета для проведения работ по планированию. Хотя антикризисное планирование не должно быть дорогим, оно подразумевает некоторые затраты времени и средств. Работа по планированию пойдет намного проще, быстрее и успешнее, если ее бюджет будет создан заранее.

• Включение АКУ в ежегодный бизнес-план организации. АКУ и планирование должны стать основными приоритетами с указанием лица, ответственного за их внедрение и контроль.

• Создание в организации команды по АКУ. Должна быть сформирована отдельная команда из сотрудников компании для работы по антикризисному планированию и осуществлению сопутствующих коммуникаций.

• Проведение, по крайней мере, один раз в году анализа слабых сторон организации. Как было показано в предыдущих главах, анализ слабых сторон поможет определить, какие кризисы могут произойти с наибольшей вероятностью и как лучше осуществлять планирование.

• Подготовка возможных сценариев наихудшего развития событий для трех-пяти самых вероятных кризисов, которые могут случиться в организации. Это означает необходимость рассмотрения кризисов, которые могут случиться с наибольшей вероятностью и причинить наибольший вред репутации организации и определения пути минимизации потенциального ущерба.

• Пересмотр и усовершенствование плана антикризисного управления раз в году. План не должен быть устаревшим и не соответствующим изменившейся внешней и внутренней обстановки организации. В противном случае он окажется бесполезным.

• Ежегодное обновление индивидуальных памяток о поведении при кризисе для тех сотрудников, которые будут ответственны за его сдерживание и устранение. Лица, ответственные за управление кризисной ситуацией должны точно знать, каково будет их поведение в случае кризиса. Руководства по действию во время кризиса должны разрабатываться и регулярно обновляться для каждого из них. (Это детально обсуждается далее в данной главе.)

• Разработка моделей, шаблонов, макетов всех документов, плакатов, писем, памяток и посланий, которые можно будет быстро доработать в случае кризиса. Необходимо определить, какие печатные материалы могут понадобиться при кризисе. Многие из них можно подготовить заранее, до того как кризис случился. Несмотря на то, что материалы необходимо будет доработать, когда прояснится специфика конкретного кризиса, их предварительная разработка сэкономит время и позволит быстро и целенаправленно включиться в работу по информационному обеспечению АКУ.

• Обеспечение участия и консультаций со стороны внешних специалистов в области права и антикризисного управления. Для этого следует привлекать к планированию юристов и профессионалов антикризисного управления. Они обеспечат руководство организации уверенностью, что она эффективно подготовилась к наиболее вероятным кризисам.

• Проведение по крайней мере раз в год тренинг-имитации кризисной ситуации. Она осуществляется путем симуляции кризисной ситуации с участием тех сотрудников, которые будут участвовать в управлении реальным кризисом. Для этого проектируется ситуация реального кризиса и организуется подготовка сотрудников в соответствии с результатами тренинга. Лучше делать ошибки при тренировке, чем в настоящей кризисной ситуации.

• Проведение по крайней мере раз в год тренинга по взаимодействию с прессой. Люди, которые будут представлять организацию при контактах с прессой во время кризиса, должны уметь делать это профессионально. Такие тренинги обеспечат руководство уверенностью, что сотрудники, ответственные за связи с общественностью, знают, как правильно отвечать на наиболее сложные вопросы и что они не испытывают дискомфорта при интервью. (Эти проблемы будут обсуждаться ниже).

Как уже отмечалось, систематическое, рациональное антикризисное планирование требует затраты ресурсов. Сколько и каких понадобится ресурсов – конкретный, практический вопрос. Ответ на него зависит от того, как руководство организации определит для себя, что входит в понятие подготовленности копании. Уровень необходимой подготовки будет зависеть от количества выявленных слабых мест, обстоятельств преодоления компанией предыдущих кризисов и степени вероятности их повторения в будущем. Если все эти факторы покажут, что необходима серьезная, основательная подготовка, то нужно постараться не пропустить это предупреждение и потратить силы, время и деньги, чтобы достойно встретить испытание.