12.1.1. Объем управления и пространство контроля

Этим термином обозначается количество работников, непосредственно подчиненных менеджеру или, как иногда говорят, имея в виду менеджера оперативного уровня управления, «супервайзеру». Начальники и подчиненные связаны командной цепочкой, т. е. линией властных полномочий, связывающей всех сотрудников организации и определяющей их подотчетность. По определению Р. Дафта (2001), в основе ее лежат два принципа: принцип единоначалия, означающий, что каждый работник подчиняется только одному менеджеру и принцип скалярности, предполагающий, что в организации действует четко определенная линия властных полномочий, охватывающая всех работников. Последнее предполагает, что при реализации антикризисного плана каждый работник имеет необходимые полномочия и несет персональную ответственность за свои действия.

На рис. 12.2 показана структура финансового отдела, насчитывающего десять сотрудников, трое из которых непосредственно подчинены финансовому директору. В этом случае можно сказать, что объем управления финансового директора равен трем, хотя финансовый директор несет ответственность за работу всего финансового отдела. Цифры в скобках указывают объем управления каждого работника финансового отдела.

Если разделить работу по управлению и контролю так, чтобы каждый руководитель имел подчиненных, за которых он будет ответственен, то это даст им возможность осуществлять определенный контроль. Чем больше число подчиненных и шире сфера контроля руководителя, тем слабее будет контроль. Таким образом, число подконтрольных людей всегда должно быть ограничено. Если руководителю дать больше подчиненных, он будет перегружен работой и эффективность принимаемых им решений снизится, так как он будет большую часть своего времени тратить на распределение заданий, контроль, налаживание информационных связей и т.п.

Какое количество подчиненных является оптимальным? Обычно опытные руководители называют цифру 5-7 человек. Однако встречаются и такие руководители, которые успешно руководят работой и пятидесяти подчиненных. Таким образом, не существует универсального «правильного» ответа. Количество людей, которое эффективно может контролировать один человек, зависит от конкретной ситуации. Есть несколько факторов, влияющих на пространство контроля или норму управляемости. Среди них важнейшими являются следующие

• стабильный, рутинный или изменчивый характер задания

• темперамент и способности начальника и подчиненных;

• индивидуальные предпочтения сотрудников и стиль руководства менеджера;

• внимание, которое уделяется новым членам коллектива при приеме их на работу и обучении;

• уровень регламентации заданий;

• степень опытности, способности сотрудников принимать правильные решения в своей работе;

• разбросанность подчиненных друг относительно друга и относительно начальника с точки зрения местонахождения рабочих мест;

• отношение времени, которое начальнику приходится тратить на планирование, ко времени, необходимому для повседневного контроля;

• вероятность возникновения проблем, решение которых не входит в круг обязанностей кого-либо из членов коллектива.

Очевидно, что чем сложнее задача координации и осуществления контроля в определенной ситуации, тем меньше будет рациональный размер сферы контроля. К сожалению, нельзя просто сократить сферу контроля для повышения его надежности. Это может не только сделать контроль более тщательным, но и породить новые проблемы. Например, рассмотрим группу исследователей из 24 человек, представляющих собой лабораторию научно-исследовательского института. Как видно на схеме (рис. 12.3), они организованы в две рабочие бригады по 12 человек, в каждой есть руководитель; оба руководителя подчиняются непосредственно директору учреждения. Таким образом, сфера контроля директора состоит из двух человек, а каждый из руководителей имеет в сфере контроля 12 человек.

Однако производственные показатели низки. Директор считает, что исследователи тратят слишком много времени, занимаясь своими собственными причудами и капризами, а не теми проектами, которые действительно должны увеличить экономическую эффективность организации и доверие к ней. Это происходит, по его мнению, из-за того, что сфера контроля у руководителей слишком велика. Если бы каждый руководитель контролировал не более 6 человек, то он был бы в состоянии придать работе своего коллектива более определенное направление.