7.8.5. Характеристики эффективного контроля

Эффективная система контроля помогает обеспечить достижения тех целей для которых она предназначена Эффективная система контроля обладает несколькими важными свойствами: скоординированностью, своевременностью, гибкостью, экономичностью, а также развитой информационной и коммуникативной системами.

Коммуникации и контроль. Система контроля эффективна в той мере, насколько своевременна, конкретна, точна информация, на которой базируется система контроля. Разработка стандартов, оценка результатов деятельности и отклонений от стандартов требуют эффективной информационной системы.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Служащие организации должны знать стандарты, существующие в организации для того, чтобы быть в состоянии их выполнить и на их основе осуществлять самоконтроль. Во многих случаях не слишком хорошая работа отдела является результатом того, что его менеджеры не располагают адекватной информацией.

Система контроля сама по себе требует эффективной информационной системы для того, чтобы поддерживать данные о результатах работы организации. Без такой системы необходимость в потребности проведения корректирующих мер может долгое время не ощущаться, а необходимость ее развития менеджерами не восприниматься.

Координация контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть хорошо скоординированным. Поскольку деятельность организации не является результатом деятельности какого-нибудь одного работника или отдела, а также нередко существует высокая степень независимости выполнения работ между отделами организации или ее работниками, контроль является средством координации выполнения заданий различными подразделениями и служащими, усиливающим нацеленность отдельных усилий на достижение общеорганизационных целей.

Своевременность контроля. Эффективность контроля определяется также его своевременностью. Контроль должен проводится именно тогда, когда он необходим.

Большинство организаций постоянно осуществляют наблюдение за результатами работы один раз в месяц или в квартал. Такое систематическое наблюдение позволяет им проводить корректирующие действия на протяжении всего года, что во многом позволяет добиться требуемых результатов. Например, если издержки на производство единицы продукции возросли, менеджер, не теряя времени, может быстро установить причины роста издержек и устранить такие нежелательные отклонения отклонения. Системе контроля должна по возможности чаще предоставлять информацию: это позволяет в случае обнаружения отклонений как можно раньше принять меры по их ликвидации.

Гибкость и экономичность контроля. Эффективный контроль является гибким. Это означает, что по мере изменения ситуации должны меняться как стандарты, так и корректирующие действия.

Наконец, система контроля должна быть экономной, не дорогой. Не следует использовать контроль в случае, если суммарные затраты на контроль превосходят создаваемые им преимущества.