7.8.6. Поведенческие аспекты контроля

Система контроля рассчитана на то, чтобы оказывать влияние на людей. И она действительно оказывает влияние на людей. При проведении системы контроля в жизнь менеджеры должны учитывать ряд обстоятельств.

• Во-первых, люди, как правило, негативно относятся к контролю со стороны. Например, введение определенных требований к одежде почти всегда вызывает негативную реакцию.

• Во-вторых, контроль предопределяет положение и власть человека, проводящего контроль. Ответственные за провидение контроля на наиболее важных участках работы обладают большей властью по поводу проведения корректировочных мер.

• В-третьих, контроль может породить конфликт в организации между группами и служащими. Не поддающиеся количественному исчислению стандарты могут быть по-разному интерпретированы, открывая тем самым дорожку для возникновения конфликта.

• В-четвертых, в случае превышения контроля может быть ограничена гибкость системы. Нехватка гибкости и свободы инициативы может привезти к низкому уровню мотивации, таким образом, ослабляя способность организации к адаптации внешней среды.

Менеджеры могут преодолеть большинство этих проблем посредством общения с людьми и разумным применением контроля. Все стандарты должны быть осмысленными и воспринимаемыми сотрудниками. Каждый должен понимать причины контроля и ожидаемые от него результаты. Принятие участия в установлении системы контроля помогает во многом преодолеть негативное отношение к ней.

Деятельность по проведению контроля является важной частью работы каждого менеджера. Когда контроль должным образом разработан и применен, тогда организация только получит выгоду от этого. Системы контроля должны быть рассчитаны на влияние поведения людей с целью достижения целей организации.

Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемо­го, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко об­наруживаются трудности:

• сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

• влияние обычных человеческих «слабостей», проститель­ных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего на­чальника,

• недостаток компетентности;

• ограниченность времени для глубокого анализа;

• отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, ру­ководитель далее ориентируется на обратную связь – посту­пающую информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всей проблемы.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел:

• во-вторых, руководителя интересует не столько объектив­ная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллекти­вах (подразделениях);

• в-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и усло­виям принципиально отличаются и требуют различной профес­сиональной подготовки и опыта;

• в-четвертых, руководителю в разное время требуется раз­личная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представление разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению реше­ний;

• в-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.

Что дает контроль подчиненным? Он призван информиро­вать исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинст­ву. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Соблюдение некоторых условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как внутренне он примет контроль как помеху. Осущест­влять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами. Вопросы, часто контролируе­мые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у испол­нителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.