Документ. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.

Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.Стандартизация – это деятельность по установлению правил, норм, характеристик. Унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций,операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения

Существует множество способов систематизации управленческих документов. На-

пример, такие:

• По содержанию (важнейший вид классификации) – это могут быть документы:

 по административным вопросам;

 вопросам материально-технического снабжения;

 планирования;

 бухгалтерского учета;

 подготовки кадров;

 внешнеторговой деятельности и др.;

• По происхождению документы делятся на официальные и личные.

 Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Н-р, документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и др.).

 Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

• По месту составления документы делятся:

 на внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

 внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

• По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управенческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и др.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме («Основные правила работы архивов организаций.М: Росархив, 2002)

Номенклатура дел разрабатывается с целью:

- обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирования дел)

- учета кол-ва дел, заведенных в структурном подразделении и организации в целом за год

- индексации дел

- составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив

- учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного определенного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел – рекомендательна.

Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов

• расположения документов внутри дел в определенной последовательности

• оформления обложки дела.

Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года.

Основные требования к формированию дел сводятся к следующему:

• При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатурой, в соответствии с установленными в ней заголовками.

• Документы подшиваются в дела только после их исполнения в день их исполнения.

• Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

• Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

• Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа.

• Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 – 40 мм). Если в деле откладывается большее кол-во док-в, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома.

• Дела формируются за календарный год. Исключения составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года.

Хранение документов состоит из двух стадий:

1. Хранение в делопроизводстве (оперативное или текущее хранение) - хранение документов в процессе их исполнения (хранится на рабочих местах сотрудников кадровой службы)

2. Хранение в архиве - хранение уже исполненных документов (подшивается в дела)

Организация хранения документов в делопроизводстве направлена на обеспечение их сохранности, систематизации, учета. Осуществляется хранение документов в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и локальными нормативными документами по делопроизводству и архивному делу организации.