Правила оформления управленческих документов. Ведение трудовой книжки.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: более активное использование юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит “наименование организации “ располагается под реквизитом “эмблема организации”. Реквизит “заголовок” (краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.) Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например:“Приказ… о реорганизации АО”, “Журнал регистрации входящих документов”.

Реквизит “индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “ Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК. Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации” или на нижнем поле документа.

Реквизит “название вида документа “ располагают в заголовочной части документа после реквизита “наименование организации” и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Реквизит “дата”.Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Реквизит “гриф утверждения “ Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов:планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.Реквизит “гриф утверждения” должен состоять из:слова “УТВЕРЖДАЮ” (без кавычек);наименования должности лица, утвердившего документ;его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты.

Реквизит “резолюция “ проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами “адресат” и “текст” на первом листе документа. Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Реквизит “резолюция” должен включать: Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);содержание поручения (конкретные действия);срок исполнения;личную подпись руководителя и дату подписания.Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Реквизит “подпись” . Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации

или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема. Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют. На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу.

Трудовая книжка состоит из трех частей: титульный лист; сведения о работе; сведения о награждении. На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество; дату рождения (число, месяц, год); образование, профессию, специальность. Раздел «Сведения о работе» состоит из нескольких граф: «Номер записи»; «Дата (число, месяц, год)»; «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»; «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись». При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений. В разделе «Сведения о награждении» делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

 трудовая книжка потеряна;

 в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;

 книжка пришла в негодность.

Оформление вкладыша в трудовую книжку осуществляется только в том случае, если все страницы одного из разделов данного документа уже заполнены записями.

Процесс организации учета и хранения трудовых книжек и их бланков, вкладышей фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладыша в них. Хранение данной документации осуществляется в шкафах или сейфах, которые обеспечивают защиту от порчи или их утраты.